La liste d'attente est une fonction utile qui permet à vos clients de prendre rendez-vous les jours où il n'y a pas de temps disponible. C'est un excellent moyen de donner aux clients une chance supplémentaire de réserver et de limiter les no-show.
1. Comment ça fonctionne?
La liste d'attente vous permet de gérer avec souplesse les journées chargées et les annulations de dernière minute. Lorsque vous recevez une demande de rendez-vous et que votre journée est déjà complète, vous pouvez ajouter le client à la liste d'attente.
Lorsqu'une place se libère, vous recevez une notification vous permettant de contacter le client et de lui proposer un rendez-vous. Vous pouvez l'appeler, lui envoyer un courriel ou prendre un rendez-vous directement à partir de la liste d'attente.
2. Que peut-on faire avec la liste d'attente ?
Voici ce que vous pouvez faire avec la liste d'attente:
Les clients peuvent s'inscrire pour plusieurs jours via le widget de réservation en ligne.
Les clients peuvent indiquer une préférence pour une partie de la journée : le matin, l'après-midi ou le soir.
Les clients peuvent ajouter des commentaires pour fournir des informations supplémentaires.
Vous pouvez envoyer un courriel aux clients inscrits lorsqu'une place se libère.
Vous pouvez personnaliser le texte et la mise en page des courriels automatisés de la liste d'attente.
3. Comment puis-je m'inscrire sur la liste d'attente ?
Via la page Paramètres
Cliquez sur l'icône en forme de roue dans la barre latérale gauche (Paramètres)
Cliquez sur Rendez-vous en ligne sous la rubrique « Agenda ».
Ouvrez l'onglet Gestion de l'agenda
Cochez la case « Les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente ».
Via la page marketing (uniquement pour les utilisateurs Pro)
Cliquez sur l'icône du mégaphone (marketing) dans la barre latérale gauche.
Ouvrez la page de la liste d'attente en haut de l'écran et cliquez sur le bouton « Activer la liste d'attente ».
1️⃣ Une fois la liste d'attente activée, cette page présente un aperçu quotidien des clients qui se sont inscrits sur la liste d'attente pour la journée en cours, y compris le(s) service(s) pour lequel (lesquels) ils se sont inscrits, la préférence de l'employé et/ou l'heure de la journée, ainsi que les notes qu'ils ont éventuellement ajoutées.
4. Comment ajouter des clients à la liste d'attente ?
Si vous réservez le prochain rendez-vous de votre client, mais qu'il n'y a pas de place disponible, vous pouvez immédiatement ajouter votre client à une liste d'attente. Vous pouvez les ajouter à une liste d'attente dans deux vues différentes :
Via l'aperçu dans l'agenda
Cliquez sur la case blanche située sous une date, puis sur « liste d'attente » pour ajouter manuellement un client.
Via la section de marketing
Allez sur la page de la liste d'attente dans votre environnement marketing où vous avez activé la fonction. Vous pouvez ajouter quelqu'un en cliquant sur le bouton « Nouvelle inscription » en haut à droite.
Créer une liste d'attente (pour employés)
Lorsque vous ajoutez manuellement un client à la liste d'attente (via le calendrier ou l'environnement marketing), vous saisissez certaines informations :
Nom du client . Le nom du client que vous souhaitez ajouter à la liste d'attente.
❗️Si vous souhaitez ajouter un nouveau client à une liste d'attente, vous devez d'abord l'ajouter à votre base de clients. Cela peut se faire directement via la page « liste d'attente » en ajoutant une nouvelle inscription.
Service(s) . Le(s) service(s) que le client souhaite réserver si une place se libère.
Préférence de l'employé . Si applicable, l'employé qu'ils souhaiteraient avoir pour le service (facultatif).
Date . Le jour auquel le client souhaite s'inscrire sur la liste d'attente)
Date disponible : Avant de sélectionner une date, le système vous demandera de choisir le type d'inscription sur liste d'attente que vous souhaitez créer :
Date spécifique : sélectionnez cette option si votre client souhaite s'inscrire un jour précis.
Jours de la semaine : sélectionnez cette option si votre client souhaite s'inscrire plusieurs jours de la semaine. Lorsque vous sélectionnez cette option, votre client sera inscrit pour tous les jours sélectionnés à l'avenir jusqu'à ce qu'il prenne rendez-vous.
Vous pouvez également indiquer les moments de la journée qui conviennent le mieux au client : le matin, l'après-midi ou le soir. S'il n'y a pas de préférence, laissez toutes les options sélectionnées.
Note : Ajoutez une note pour inclure des informations supplémentaires sur cet enregistrement.
5. Comment les clients peuvent-ils s'inscrire sur la liste d'attente ?
Les clients peuvent s'inscrire sur une liste d'attente dans le widget de réservation lorsque la liste d'attente est activée.
Ils verront une horloge sous les jours entièrement réservés pour le service sélectionné. Si les clients cliquent sur l'un de ces jours, ils auront la possibilité de s'inscrire sur la liste d'attente.
S'ils veulent s'inscrire pour plusieurs jours, ils peuvent également indiquer leur disponibilité par partie de la journée, le matin, l'après-midi ou le soir (s'ils ne sélectionnent rien, toutes les options sont sélectionnées par défaut).
Dès que les clients s'inscrivent sur la liste d'attente, vous recevez un courrier électronique contenant tous les détails les concernant. Les clients verront un message de confirmation dans le widget de réservation (voir la capture d'écran ci-dessous).
❗️S'inscrire sur la liste d'attente n'est pas la même chose que prendre un rendez-vous. Dès qu'une nouvelle place se libère dans l'agenda, vous pouvez vous adresser à l'un des clients inscrits sur la liste d'attente pour prendre rendez-vous.
6. Comment voir les inscriptions sur la liste d'attente ?
Par le biais de l'agenda
Lorsque des clients sont inscrits sur la liste d'attente pour un jour donné, une notification indiquant le nombre de clients inscrits s'affiche en haut de votre agenda. Si vous cliquez sur la notification, l'aperçu de la liste d'attente pour ce jour s'ouvrira.
Par le biais du tableau de bord
Le tableau de bord vous permet de voir combien de personnes sont sur la liste d'attente aujourd'hui. Si vous cliquez sur « liste d'attente aujourd'hui », vous serez redirigé vers la page de la liste d'attente dans l'environnement marketing. Vous y trouverez tous les détails concernant les clients inscrits sur la liste d'attente, aujourd'hui ou un autre jour.
7. Que faire si une place se libère ?
Ouvrez d'abord l'aperçu de la liste d'attente pour ce jour afin de voir les inscriptions.
À partir de cet aperçu, vous pouvez effectuer quatre actions différentes : envoyer un courriel, envoyer un courriel groupé, appeler ou prendre directement un rendez-vous.
Envoyer un courriel au client
Ouvrez l'aperçu de la liste d'attente pour ce jour.
Cliquez sur les trois points (...) à côté du client que vous souhaitez envoyer par courriel
Cliquez sur « E-mail » et confirmez en cliquant sur « Oui ».
Après confirmation, le courriel suivant sera envoyé à votre client.
Les utilisateurs du forfait Pro peuvent modifier le design de l'e-mail via l'environnement marketing (boîte « e-mail » dans la navigation supérieure)
Appeler le client
Ouvrez l'aperçu de la liste d'attente pour ce jour.
Cliquez sur les trois points (...) à côté du client que vous souhaitez contacter par e-mail.
Cliquez sur « Voir le client » et utilisez le numéro disponible dans le profil du client pour l'appeler.
a. Lorsque vous utilisez Salonized sur mobile, vous pouvez appeler directement en tapant sur le numéro de téléphone.
Faire un rendez-vous
Ouvrez l'aperçu de la liste d'attente pour ce jour.
Cliquez sur les trois points (...) à côté de l'enregistrement du client.
Sélectionnez « Prendre un rendez-vous ». La vue du calendrier s'ouvre.
Touchez le créneau disponible dans le calendrier pour créer un enregistrement de rendez-vous pré-rempli.
Passez en revue tous les détails et, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Prendre rendez-vous ».
Le client recevra une confirmation et l'inscription sur la liste d'attente sera automatiquement supprimée.
❗️Comment changer le modèle d'email automatique ?
Si vous souhaitez modifier le texte de cet e-mail, vous pouvez le faire via l'environnement marketing > e-mail > e-mails marketing automatiques > liste d'attente :
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes prêts à vous aider !