De Generieke Declaratiestandaard voor Paramedische Zorg (GDS PM) is een raamwerk dat in Nederland is opgezet om consistente, accurate en wettelijk conforme facturering voor paramedische zorgdiensten te waarborgen. Deze standaard helpt het declaratieproces voor zorgverzekeraars te stroomlijnen door de noodzakelijke details te definiëren die facturen moeten bevatten, zoals behandelingsomschrijvingen, identificatiegegevens van zorgverleners en behandelcodes.

Als jouw salon diensten aanbiedt die via de zorgverzekering in Nederland vergoed kunnen worden, is het essentieel om ervoor te zorgen dat jouw facturen voldoen aan de nieuwe eisen.

Wat wordt bedoeld met een medische dienst?
Een medische dienst is een behandeling die (deels) onder de zorgverzekering kan vallen, bijvoorbeeld bij huidproblemen zoals acne of voedingsgerelateerde klachten. Denk aan acnebehandelingen door een schoonheidsspecialist of consulten bij een diëtist. Dit soort diensten kun je in Salonized markeren als Medisch, zodat de factuur voldoet aan de eisen van zorgverzekeraars.

Deze wijzigingen, die ingaan per 1 januari 2025, vereisen gedetailleerde informatie voor een soepelere verwerking en terugbetaling door zorgverzekeraars.

Volg de onderstaande stappen om ervoor te zorgen dat jouw facturen aan de eisen voldoen.

Deel 1: Bereid jouw factuur- en service-instellingen voor
Deel 2: Controleer de klantgegevens
Deel 3: Controleer de (medische) afspraken

⚠️ Als een van de onderstaande instellingen ontbreekt in jouw account, neem dan contact op met ons supportteam.

Deel 1: Het voorbereiden van de instellingen

Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Geavanceerde instellingen. Scroll naar beneden en zet bij de 'Geavanceerde instellingen' de instelling 'Medische functies inschakelen' aan.

2. Ga naar Instellingen > Medewerkers. Zorg ervoor dat je voor elke relevante medewerker alle benodigde informatie hebt ingevuld

Naam
Telefoonnummer
E-mailadres
AGB-code (acht cijfers, inclusief eventuele voorloopnul, deze kun je vinden in AGB register)

Heb je geen AGB-code? Voer dan in plaats daarvan de functie in. Voer niet de AGB-code én daarnaast ook nog de functie in.

3. Ga naar Instellingen > Diensten. Voor elke relevante (medische) dienst klik je op 'bewerken':

Zorg ervoor dat de naam van de dienst exact overeenkomt met de naam uit de Prestatiecodelijst. (Hier is een lijst met voorbeelden voor huidtherapeuten - 075 en hier een lijst met voorbeelden voor Diëtetiek - 076).

Ga naar Instellingen > Online boekingen en zorg ervoor dat je een omschrijving hebt toegevoegd bij de dienst die in de boeking widget komt te staan.

Ga naar Instellingen > Meer opties en zorg ervoor dat de dienst is gemarkeerd als Medische dienst. Vul dan de Behandelcode in (formaat XXX-XXXXX, zie de Vektis "Prestatiecodelijsten").
- ⚠️ Vergeet het streepje(-) niet!

4. Ga naar Instellingen > Klantinstellingen. Voeg onder 'Extra velden in de klanten pagina' een nieuw extra veld toe genaamd Verzekeraar en klik onderaan op 'Opslaan'.

5. Ga naar Instellingen > Facturen

Ga naar Instellingen. Hier kun je kiezen of je het BTW-bedrag op facturen zichtbaar wilt maken.

Let op: bij medische zorg die onder de wettelijke BTW-vrijstelling valt (zoals zorg gedeclareerd bij een zorgverzekeraar), wordt er geen BTW toegepast.
Deze instelling heeft dus alleen invloed op de weergave van BTW op facturen voor eventuele niet-medische (cosmetische) diensten.

Ga naar het kopje 'Inhoud Factuur'. Hier kun je eventueel een extra afbeelding toevoegen, zoals het logo van een certificering of keurmerk.

Voeg vervolgens een koptekst toe en gebruik daarvoor de volgende template. Alle gegevens worden automatisch ingevuld als je onderstaand format plakt, alleen jouw AGB-praktijknummer moet je hier handmatig invullen. Eenmaal ingevuld, wordt dit format gebruikt voor elke factuur.

AGB Praktijk: XXXX
{{company_name}}
{{company_address}}
Telephone number: {{company_phone}}

Daarna voeg je de klantinformatie toe. Hier kun je de volgende template voor gebruiken en ook dit wordt bij het aanmaken van een factuur automatisch ingevuld:

Betreft patiënt
Naam: {{first_name}} {{last_name}}
Geboortedatum: {{birthday}}
Verzekeraar: {{custom1}}

Vergeet daarna niet onderaan de pagina op 'Opslaan' te klikken.

Deel 2: Het opslaan van de juiste klantinformatie

Controleer of het klantprofiel van de klant alle vereiste informatie bevat. In onderstaand screenshot zie je welke gegevens ingevuld moeten zijn bij de klant.

Let op: VERZEKERAAR moet bestaan uit het UZOVI-nummer (4 cijfers) + de naam van de zorgverzekeraar (zie het UZOVI-register voor details).

Deel 3: Controleer de relevante afspraken

LET OP: Deze stappen moeten elke keer worden uitgevoerd wanneer je een medische dienst afrekent in de kassa.

Stap 1: Het voorbereiden van bestellingen om af te rekenen

Voordat je een factuur maakt, controleer het volgende voor elke bestelling:

Is de bestelling gemarkeerd als medisch en is er een prestatiekoppelnummer toegevoegd van maximaal 20 alfanumerieke tekens (geen speciale tekens).

Heb je nog geen prestatiekoppelnummer? Dan kun je eenvoudig een uniek nummer genereren met behulp van een online tool, zoals deze UUID Generator.
Klik onderaan op notitie toevoegen om de volgende verplichte informatie aan de factuur toe te voegen:
```
Algemene declaratiegegevens:
Zorgtraject: <zorgtraject-uuid>
Startdatum: DD-MM-YYYY
Diagnose: <diagnosecodelijst>-<diagnosecode <omschrijving>
```
Let op: diagnosecodes zoek je zelf op via Vektis.nl. Weet je niet welke code je nodig hebt, check dit bij de desbetreffende verzekeraar.

Let op: je kunt een gratis UUID-generator online gebruiken - zoals deze.
Dit is voor het zorgtrajectnummer. Je kunt dit nummer dan kopiëren en plakken in de notitie (35 tekens).
Medische zorg die wordt gedeclareerd bij een zorgverzekeraar is wettelijk vrijgesteld van BTW. Daarom wordt op medische facturen nooit BTW toegepast.
Indien je ook niet-medische (cosmetische) zorg aanbiedt, dan kun je per dienst instellen of BTW van toepassing is. Dat geldt alleen voor facturen die niet bij de zorgverzekeraar worden ingediend.

Stap 2: Verifieer de definitieve factuur

Na het afronden van het afrekenproces:

Controleer de aangemaakte factuur om ervoor te zorgen dat deze alle vereiste informatie bevat:

✨ Jouw facturen voldoen nu aan de Nederlandse zorgverzekering regels, wat zorgt voor een probleemloze declaratieverwerking voor jouw klanten.✨

Door deze stappen te volgen, kan je jouw klanten vol vertrouwen ondersteunen bij het indienen van conforme facturen voor zorgverzekering claims. Neem voor extra hulp gerust contact op met ons supportteam.

Hoe je ervoor zorgt dat jouw facturen voldoen aan de Nederlandse zorgverzekering regels