Verkauf oder Rechnung? Der Unterschied
Das erneuerte Kassensystem stellt eine wichtige Unterscheidung richtig. Was im Kassensystem früher Rechnung hieß, ist eigentlich einfach ein Verkauf: die Erfassung dessen, was ein Kunde gekauft und bezahlt hat. Nach einer Zahlung erstellt Salonized automatisch eine Quittung.
Eine echte Rechnung ist etwas anderes: ein formelles Finanzdokument, das bestimmte Anforderungen erfüllen muss (es muss zum Beispiel immer eine Adresse enthalten) und das Sie ausstellen, wenn ein Kunde oder ein Unternehmen darum bittet. Deshalb hat die Rechnungsstellung jetzt einen eigenen, separaten Ablauf mit einer eigenen Schaltfläche: Rechnung ausstellen. Sie verknüpfen dabei immer einen Kunden, und Salonized erstellt das richtige Dokument mit der korrekten Formatierung.
Das ist besonders praktisch, wenn Sie mit Geschäfts- oder medizinischen Kunden arbeiten: Der neue Ablauf ist dafür viel besser geeignet als bisher.
Wann stellen Sie eine Rechnung aus?
Sie erstellen einfach einen Verkauf und rechnen ihn ab; der Kunde erhält automatisch eine Quittung. Für die meisten Transaktionen reicht das aus.
Bittet ein Kunde oder ein Unternehmen um eine offizielle Rechnung? Dann stellen Sie diese mit ein paar Klicks aus dem Verkauf aus.
Sie müssen den Verkauf nicht zwingend zuerst vollständig bezahlen: Sie können auch eine Rechnung für einen Verkauf ausstellen, der noch (teilweise) offen ist, mit einem Fälligkeitsdatum.
Bevor Sie beginnen: Was brauchen Sie?
Für eine Rechnung ist ein Kundenprofil mit Adressdaten erforderlich. Ohne Kunde oder ohne vollständige Adresse können Sie die Rechnung nicht ausstellen; Salonized weist Sie während der Schritte darauf hin.
Standardrechnung: Der Kunde muss eine Adresse haben (Straße, Postleitzahl und Ort).
Medizinische Rechnung: Neben der Adresse werden auch das Geburtsdatum, die persönliche Registrierungsnummer und der Versicherungsanbieter des Kunden benötigt.
Fehlen Daten? Dann sehen Sie die Option Fehlende Informationen hinzufügen, mit der Sie die Kundendaten sofort ergänzen können.
Schritt für Schritt: eine Rechnung ausstellen
1. Öffnen Sie den Verkauf
Gehen Sie zu Kassensystem > Verkauf (oder zu einem Kundenprofil) und klicken Sie auf den Verkauf, für den Sie eine Rechnung ausstellen möchten. Klicken Sie bei den Aktionen auf Rechnung ausstellen.
Sehen Sie diese Option nicht? Dann wurde für diesen Verkauf bereits eine Rechnung ausgestellt (pro Verkauf kann es nur eine Rechnung geben), oder Sie haben keine Berechtigung, Rechnungen auszustellen.
2. Prüfen Sie den Kunden
Oben wird der verknüpfte Kunde angezeigt. Salonized prüft automatisch, ob alle erforderlichen Daten vorhanden sind:
Noch kein Kunde verknüpft? Dann fügen Sie einen hinzu.
Fehlt die Adresse (oder bei einer medizinischen Rechnung das Geburtsdatum, die persönliche Registrierungsnummer oder der Versicherungsanbieter)? Klicken Sie auf Fehlende Informationen hinzufügen, um die Daten zu ergänzen.
3. Prüfen Sie die Rechnungsdetails
Im Block Rechnung details sehen Sie:
Datum des Verkaufs – das Datum des ursprünglichen Verkaufs.
Datum der Ausgabe – das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird (heute).
Fällig in – die Anzahl der Tage, innerhalb derer die Rechnung bezahlt werden muss (die Zahlungsfrist). Standardmäßig sind das 14 Tage; passen Sie es bei Bedarf an.
4. Prüfen Sie die Positionen
Unter Positionen sehen Sie genau, was auf der Rechnung erscheint: die Beschreibung, den Mitarbeiter, die Anzahl, den Preis (ohne MwSt.) und einen eventuellen Rabatt. Darunter stehen die Zwischensumme, die MwSt.-Aufschlüsselung und die Gesamtsumme sowie die bereits geleisteten Zahlungen und ein eventuell offener Betrag.
5. Klicken Sie auf „Überprüfen"
Klicken Sie unten rechts auf Überprüfen. Sie gelangen nun zum letzten Schritt, in dem Sie noch einmal alles kontrollieren.
Bitte beachten: „Einmal ausgestellt, kann diese Rechnung nicht mehr geändert werden. Prüfen Sie die Vorschau sorgfältig – bearbeiten Sie den Verkauf vor der Rechnungsstellung, falls erforderlich." Stimmt etwas nicht? Dann gehen Sie zurück, schließen Sie den Ablauf und passen Sie zuerst den Verkauf an.
6. (Optional) Senden Sie die Rechnung direkt an den Kunden
In diesem Schritt können Sie die Rechnung sofort per E-Mail versenden. Aktivieren Sie die Option An den Kunden senden und prüfen bzw. ergänzen Sie:
die E-Mail-Adresse des Kunden,
den Betreff,
eine Nachricht.
Lassen Sie dies aus? Dann wird die Rechnung nur ausgestellt und Sie können sie später noch ansehen, drucken oder versenden.
7. Prüfen Sie die Vorschau und stellen Sie die Rechnung aus
Prüfen Sie die Vorschau der Rechnung sorgfältig. Klicken Sie anschließend auf:
Rechnung ausstellen – wenn Sie die Rechnung nur erstellen möchten, oder
Rechnung ausstellen und versenden – wenn Sie in Schritt 6 den Versand aktiviert haben.
Bestätigen Sie die Meldung „Sind Sie sicher, dass Sie diese Rechnung ausstellen wollen?". Sie sehen die Bestätigung „Ausgestellte Rechnung".
Wo finde ich die Rechnung wieder?
Die ausgestellte Rechnung erscheint beim Verkauf unter Dokumente, neben der Quittung. Dort können Sie die Rechnung jederzeit öffnen, drucken oder (erneut) an den Kunden senden. Ein einzelner Verkauf kann so mehrere Dokumente haben: eine Quittung bei Zahlung, eine Rechnung, die Sie ausstellen, und – nach einer Anpassung oder Gutschrift – einen Korrekturbeleg oder eine Gutschrift.
Wann wird eine Gutschrift erstellt?
Sobald ein Verkauf eine Rechnung hat, wird automatisch eine Gutschrift erstellt, wenn Sie diesen Verkauf nachträglich anpassen oder erstatten. Das geschieht in zwei Situationen:
Beim Gutschreiben – wenn Sie (einen Teil) des Verkaufs über Kreditverkäufe erstatten.
Bei einer Korrektur – wenn Sie einen bereits abgeschlossenen Verkauf über Verkauf bearbeiten bearbeiten.
Welches Dokument erstellt wird, hängt davon ab, was der Verkauf bereits hat: Hat der Verkauf eine Rechnung, wird es eine Gutschrift (eine Rechnung mit einem negativen Betrag). Hat der Verkauf nur eine Quittung und noch keine Rechnung, wird es ein Korrekturbeleg. Hat ein Verkauf sowohl eine Quittung als auch eine Rechnung, hat die Rechnung Vorrang und Sie erhalten eine Gutschrift.
Die Gutschrift verweist auf die ursprüngliche Rechnung und erscheint beim Verkauf unter Dokumente. So bleibt Ihre Buchhaltung korrekt: Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen und wird mit einer Gutschrift korrigiert, statt geändert oder gelöscht zu werden.
Lesen Sie hier eine ausführlichere Beschreibung zum Thema Gutschriften.
Gut zu wissen
Eine ausgestellte Rechnung kann nicht mehr geändert werden. Prüfen Sie daher in den Schritten 5 und 7 alles sorgfältig. Stimmt etwas nicht? Dann passen Sie zuerst den Verkauf an (oder schreiben Sie den Verkauf gut) und stellen anschließend bei Bedarf eine neue Rechnung aus.
Pro Verkauf können Sie eine Rechnung ausstellen.
Ihre bestehenden, historischen Verkäufe und Berichte bleiben erhalten; der neue Rechnungsablauf gilt für neue Rechnungen.