Die wichtigsten Begriffe auf einen Blick:
Früher | Jetzt in Salonized |
Rechnung (für alles in der Kasse) | Verkauf – die Erfassung dessen, was der Kunde gekauft und bezahlt hat |
Thermobeleg (optional) | Quittung / Zahlungsbeleg (nach der Zahlung automatisch erstellt) |
Formelle Rechnung | Rechnung – separat über „Rechnung ausstellen“ (Kundenname + Adresse erforderlich) |
Gutschrift erstellen | Kreditverkäufe → Gutschrift oder Korrekturbeleg |
1. Verkäufe & die Kasse
Was ist der Unterschied zwischen einem Verkauf, einer Quittung und einer Rechnung?
Das ist die wichtigste Änderung. Was in der Kasse früher „Rechnung“ hieß, ist eigentlich ein Verkauf: die Erfassung dessen, was ein Kunde gekauft und bezahlt hat.
Verkauf – jede Transaktion in der Kasse.
Quittung – wird nach einer Zahlung automatisch erstellt; das ist der Zahlungsbeleg für den Kunden.
Rechnung – ein formelles Dokument, das zusätzliche Anforderungen erfüllt (u. a. immer eine Adresse). Diese erstellen Sie bewusst über Rechnung ausstellen, z. B. für Geschäfts- oder Medizinkunden.
Für die meisten Transaktionen genügt die automatische Quittung; eine Rechnung stellen Sie nur aus, wenn der Kunde danach fragt (z. B. Geschäftskäufe oder für einen Versicherungsanspruch).
Wo finde ich meine Verkäufe wieder (früher „Rechnungen“)?
An zwei Stellen:
Über Kasse > Verkäufe – eine Übersicht aller Verkäufe.
Über Kundenprofil > Verkäufe – die Verkäufe eines einzelnen Kunden.
Wie sehe, drucke oder maile ich die Quittung oder Rechnung (PDF)?
Öffnen Sie den Verkauf und klicken Sie auf Rechnungen und Quittungen anzeigen. Sie gelangen dann zu Dokumente, wo Sie jedes Dokument öffnen, drucken oder als PDF herunterladen können:
eine Quittung (automatisch bei jeder Zahlung);
eine Rechnung (wenn Sie eine ausgestellt haben, siehe Punkt 2 unten);
einen Korrekturbeleg oder eine Gutschrift (bei einer Änderung oder Gutschrift).
Per E-Mail versenden Sie über Digitale Rechnung senden oder Digitale Quittung senden. Bei einer alten „klassischen“ Rechnung sehen Sie statt der Dokumentenliste die Schaltfläche PDF anzeigen.
Wie funktioniert die neue Rechnungsnummerierung und wie verhält sie sich zur Verkaufsnummer?
Es gibt zwei getrennte Nummern, die nicht identisch sein müssen:
Jeder Verkauf hat eine eigene Verkaufsnummer.
Wenn eine Zahlung/Transaktion stattfindet, erhalten Sie eine Quittung mit einer eigenen Quittungsnummer.
Sobald Sie über Rechnung ausstellen eine Rechnung erstellen, erhält diese eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
2. Rechnungen ausstellen
Wie stelle ich eine Rechnung aus?
Eine Rechnung erstellen Sie aus dem Verkauf. Sie müssen den Verkauf nicht zuerst vollständig bezahlen – Sie können auch für einen (teilweise) offenen Verkauf eine Rechnung mit Fälligkeitsdatum ausstellen.
Öffnen Sie den Verkauf und klicken Sie auf Rechnung ausstellen.
Prüfen Sie den Kunden. Eine Rechnung erfordert ein Kundenprofil mit Adresse (bei einer medizinischen Rechnung außerdem Geburtsdatum, Versichertennummer und Versicherer). Fehlt etwas? Klicken Sie auf Fehlende Informationen hinzufügen.
Prüfen Sie die Rechnung details: Datum des Verkaufs, Datum der Ausgabe und Fällig in (Zahlungsfrist, standardmäßig 14 Tage).
Prüfen Sie die Positionen, die Zwischensumme, die MwSt. und die Summe und klicken Sie auf Überprüfen.
Optional: Aktivieren Sie An den Kunden senden und geben Sie E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht ein.
Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Rechnung ausstellen (oder Rechnung ausstellen und versenden).
Die Rechnung erscheint danach beim Verkauf unter Dokumente, neben der Quittung.
Warum kann ich eine Rechnung nach dem Ausstellen nicht mehr bearbeiten?
Das ist bewusst so, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen: „Einmal ausgestellt, kann diese Rechnung nicht mehr geändert werden.“ Prüfen Sie daher die Vorschau sorgfältig und passen Sie bei Bedarf den Verkauf an, bevor Sie die Rechnung ausstellen.
Stimmt nachträglich etwas nicht? Korrigieren Sie dann über Kreditverkäufe oder Verkauf bearbeiten (bei einer Korrektur) und stellen Sie ggf. eine neue Rechnung aus. Pro Verkauf können Sie eine Rechnung ausstellen.
Wie sende ich eine Quittung oder Rechnung erneut als Zahlungsbeleg?
Die Quittung wird beim Abrechnen automatisch erstellt, Sie müssen also nichts Zusätzliches ausstellen. Sie teilen sie erneut über:
Digitale Quittung senden – mailt die Quittung (den Zahlungsbeleg) an den Kunden.
Digitale Rechnung senden – wenn der Kunde ausdrücklich eine Rechnung möchte.
Quittung Drucken und PDF anzeigen – zum Drucken oder als PDF öffnen.
3. Gutschreiben & korrigieren
Wie schreibe ich einen Verkauf gut? (Geld zurück an den Kunden)
Das Gutschreiben gab es schon immer; früher hieß es speziell „Gutschrift erstellen“. Jetzt schreiben Sie den Verkauf direkt gut:
Gehen Sie zu Kasse > Verkäufe und öffnen Sie den Verkauf; klicken Sie auf Kreditverkäufe.
Wählen Sie Position gutschreiben (haken Sie die Positionen ab, die Sie nicht gutschreiben möchten) oder Betrag gutschreiben (ein bestimmter Betrag).
Wählen Sie eine Kreditmethode (Bar, EC-Karte, Bank, Kreditkarte oder Coupon). Bei einer Korrektur: dieselbe Methode wie die ursprüngliche Zahlung.
Klicken Sie auf Speichern.
Unter verfügbar zur Erstattung sehen Sie das Maximum: Sie können nie mehr gutschreiben, als bezahlt wurde. Je nach Dokument entsteht eine Gutschrift (bei einer Rechnung) oder ein Korrekturbeleg (bei nur einer Quittung). Bei einem gutgeschriebenen Produkt mit Lagerverwaltung wird der Bestand automatisch zurückgebucht.
Ich sehe „Kreditverkäufe“ nicht – woran liegt das?
Die Option erscheint nur, wenn:
mindestens eine Zahlung auf dem Verkauf erfolgt ist, und
kein Gutschein und keine Guthabenkarte beim Verkauf verwendet wurde.
der Verkauf innerhalb eines Tagesabschlusses liegt.
Ist der Verkauf noch offen (ohne eine einzige Zahlung)? Rechnen Sie ihn dann zuerst ab; danach erscheint Kreditverkäufe. Ist der Verkauf teilweise bezahlt? Dann können Sie über Betrag gutschreiben gutschreiben, bis maximal zum bereits bezahlten Betrag.
Wie korrigiere ich einen abgeschlossenen Verkauf oder eine falsche Zahlungsart?
Die Zahlungen im Detailbildschirm sind nur zur Ansicht. Ändern können Sie sie über Verkauf bearbeiten:
Öffnen Sie den Verkauf und klicken Sie auf Verkauf bearbeiten;
Passen Sie die Positionen an (über die drei Punkte → Löschen, oder fügen Sie neue Positionen hinzu) oder ändern Sie die Zahlungsart.
Klicken Sie auf Abrechnen und danach auf Vollständiger Verkauf.
Da Sie einen abgeschlossenen Verkauf ändern, gilt dies als Korrektur: Salonized erstellt automatisch einen Korrekturbeleg (oder eine Gutschrift, wenn bereits eine Rechnung vorhanden ist).
Nutzen Sie den Tagesabschluss? Dann können Sie einen Verkauf nur bearbeiten, solange der zugehörige Tagesabschluss noch offen ist.
Für ausführlichere Erklärungen pro Thema besuchen Sie die folgenden Artikel: