Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt die vorherige Zustimmung der Kunden, bevor sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Um dies reibungslos zu gestalten, bietet Salonized eine digitale Vertragsfunktion mit integrierten digitalen Signaturen an. In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um professionelle Verträge zu erstellen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und alles an einem zentralen Ort neben deinen Behandlungsdaten zu speichern.
Was sind die Vorteile der Nutzung digitaler Verträge?
Die Nutzung digitaler Verträge innerhalb von Salonized optimiert deine Verwaltung und erhöht die Datensicherheit. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
Zeitersparnis: Reduziere drastisch den Zeitaufwand für das Erstellen und Verwalten von Einverständniserklärungen.
Unbegrenzte Flexibilität: Erstelle so viele verschiedene Verträge, wie du für deine Dienstleistungen für notwendig hältst.
Umweltfreundlich & Organisiert: Keine Papierverträge erforderlich, wodurch Papierkram und physische Lagerung vermieden werden.
Sofortiger Zugriff: Alle Verträge werden zentral gespeichert, sodass du während der Termine schnell darauf zugreifen kannst.
Warum sollte ich einen digitalen Vertrag verwenden?
Digitale Verträge sind nicht nur praktisch; sie sind ein wesentlicher Bestandteil der rechtlichen Compliance deines Unternehmens. Du solltest sie verwenden, weil sie:
DSGVO-konform sind: Notwendig, um der DSGVO-Informationspflicht bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten nachzukommen.
Nachweis der Zustimmung sind: Wichtig für Situationen, in denen Kunden aktiv angeben müssen, dass sie über einen bestimmten Behandlungsablauf informiert wurden.
Was sollte ich in meinen digitalen Vertrag aufnehmen?
Obwohl du bei der Gestaltung deines Vertrags frei bist, sind bestimmte Elemente erforderlich, um die rechtlichen Richtlinien zu erfüllen. Dein Formular sollte Folgendes enthalten:
Datentransparenz: Eine klare Erklärung, welche Daten du zu welchen Zwecken verarbeitest.
Art der Datenverarbeitung: Spezifische Erläuterung zur Art der Datenverarbeitung.
Aktive Zustimmung: Die Möglichkeit für den Kunden, aktiv seine Zustimmung zu geben (durch Leisten einer digitalen Signatur).
Wann sollte ich einen Vertrag anstelle eines Formulars verwenden?
Die Wahl des richtigen Dokumenttyps stellt sicher, dass deine Unterlagen im System korrekt gehandhabt werden:
Verwende einen Vertrag: Wenn eine Unterschrift rechtlich oder administrativ erforderlich ist, wie z. B. bei Einverständniserklärungen oder Behandlungsvereinbarungen.
Verwende ein Formular: Wenn du nur Informationen von einem Kunden sammeln möchtest, ohne dass eine Unterschrift erforderlich ist.
Wie funktioniert der Vertragsprozess?
Der Workflow in Salonized ist effizient und rationalisiert gestaltet:
Erstellung: Du erstellst eine Vertragsvorlage in deinen Einstellungen.
Versand: Du sendest sie manuell oder stellst sie so ein, dass sie automatisch versendet wird.
Erhalt: Der Kunde erhält das Dokument per E-Mail.
Unterschrift: Der Kunde unterschreibt digital auf seinem eigenen Gerät oder im Salon.
Speicherung: Der unterzeichnete Vertrag wird automatisch im Kundenprofil gespeichert.
Dauerhaftigkeit: Das Dokument bleibt dauerhaft gespeichert (im Gegensatz zu Formularen, die manuell gelöscht werden können).
Um dir bei der Einrichtung deines digitalen Vertrags zu helfen, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einem Beispielszenario vorbereitet:
Beispielsituation:
Du führst Aknebehandlungen durch. Um deinem Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, musst du zunächst eine Problemanalyse über ein Aufnahmeformular durchführen. Zusätzlich möchtest du "Vorher-Nachher"-Fotos machen, um den Behandlungsprozess visuell abzubilden. Du sammelst diese Daten, um den Kunden so effektiv wie möglich zu bedienen.
Erstelle einen neuen Vertrag:
Gehe zu Einstellungen > Kunden > Formulare.
Klicke oben rechts auf ‘Erstellen’.
Wähle ‘Vertrag’.
Fülle die Informationen aus:
Gib den Namen und den Text des Vertrags ein.
Hinweis: Dieser Text kann nicht mehr geändert werden, nachdem der Vertrag von mindestens einem Kunden unterzeichnet wurde.
Zustimmung des Kunden registrieren:
Gehe zum spezifischen Kundenprofil.
Klicke rechts auf ‘Formular ausfüllen’ und wähle deinen Vertrag aus.
Kunden können ihn vor Ort ausfüllen oder per E-Mail erhalten.
Der Kunde leistet unten eine Unterschrift; Name und Datum werden automatisch angezeigt.
Hinweis: Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
Tipp zur Automatisierung: Du kannst den Vertrag auch automatisch versenden lassen, wenn eine bestimmte Dienstleistung gebucht wird, indem du deine E-Mail-Einstellungen konfigurierst. Lies diesen Artikel, um herauszufinden, wie du das einrichtest.
Kann ich einen unterzeichneten Vertrag löschen?
Nein. Um die rechtliche Integrität unterzeichneter Dokumente zu gewährleisten, können unterzeichnete Verträge nicht gelöscht werden; unterzeichnete Formulare (die keine rechtliche Unterschrift enthalten) können jedoch gelöscht werden.
Für weitere Informationen besuche unser Hilfezentrum oder kontaktiere unser Support-Team. Wir helfen dir gerne weiter.