Die Verwaltung deiner Administration wird viel einfacher, wenn du deinen Papierkram in einen digitalen Workflow verlagerst. Durch die Verwendung digitaler Formulare und Verträge kannst du wichtige Informationen und rechtliche Unterschriften sammeln, noch bevor der Kunde überhaupt durch deine Tür tritt. Schau dir diesen Artikel an, um herauszufinden, wie du ein Formular erstellst, ausfüllst und an deine Kunden sendest.
Achtung: Dieser Artikel enthält einige Funktionen, die nur im PRO-Abonnement verfügbar sind.
Wie erstelle ich ein Formular?
Du kannst zwei Arten von Formularen erstellen:
Ein Fragebogen (wie z. B. ein Anamnesebogen)
Ein Vertrag (dieser kann vom Kunden unterschrieben werden)
Sobald du die Formulare erstellt hast, gibt es drei Möglichkeiten, sie auszufüllen:
Fülle das Formular selbst aus über das Kundenprofil oder über den Termin, indem du das Formular öffnest und vervollständigst.
Sende das Formular per E-Mail an den Kunden, damit dieser es digital ausfüllen und absenden kann.
Sende das Formular automatisch, wenn ein Kunde eine bestimmte Dienstleistung bucht (nur PRO-Abonnement).
Wie fülle ich selbst ein Formular aus?
Ein Formular kann an zwei Stellen manuell ausgefüllt werden: über das Kundenprofil oder über einen Termin im Kalender.
Über das Kundenprofil:
Gehe zu Kunden.
Suche nach dem Kunden.
Klicke auf die Schaltfläche Formular ausfüllen.
Ausgefüllte Formulare findest du im Kundenprofil unter der Überschrift "Formulare".
Über den Termin (nutze diesen Workflow, um ein bestimmtes Formular mit einem Termin zu verknüpfen):
Suche den richtigen Termin im Kalender.
Öffne den Termin.
Klicke auf Mehr.
Klicke auf Formulare auf der rechten Seite.
Wähle die gewünschte Formularvorlage aus.
Fülle es aus.
Hinweis zum Workflow: Nutze diesen Workflow, um ein bestimmtes Formular mit einem Termin zu verknüpfen.
Ausgefüllte Formulare werden im Profil des Kunden unter Formulare gespeichert.
Wie sende ich ein Formular per E-Mail?
Formulare und Verträge können auch per E-Mail versendet werden, damit der Kunde sie ausfüllen und zurücksenden kann. Es gibt zwei Möglichkeiten, Formulare/Verträge per E-Mail zu versenden:
Methode 1: Über das Kundenprofil
Klicke auf das Kundensymbol in der linken Seitenleiste.
Suche den Kunden in deiner Datenbank.
Wähle Formulare in der oberen Leiste aus.
Du siehst eine Übersicht der verfügbaren Formulare.
Klicke auf die drei Punkte (...) neben dem gewünschten Formular und wähle „E-Mail“.
Klicke im Bestätigungsfenster op „Ja“, um das Formular zu versenden.
Du erhältst nach dem Versenden eine grüne Benachrichtigung „E-Mail gesendet“.
Methode 2: Über den Termin
Suche den Termin im Kalender.
Öffne den Termin.
Klicke auf „Mehr“.
Wähle „Formulare“ auf der rechten Seite des Detailbildschirms aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol (...) neben dem gewünschten Formular.
Klicke auf „E-Mail“.
Klicke im Bestätigungsfenster auf „Ja“, um das Formular zu versenden.
Du erhältst nach dem Versenden eine grüne Benachrichtigung „E-Mail gesendet“.
Wie sende ich automatisch ein Formular oder einen Vertrag? (Nur PRO)
Mit einem PRO-Abonnement kannst du Formulare mit Dienstleistungen verknüpfen, sodass sie automatisch versendet werden, wenn eine bestimmte Dienstleistung gebucht wird.
Einrichtung: Verknüpfe Formulare und Verträge mit ganzen Dienstleistungskategorien und/oder spezifischen Dienstleistungen über Einstellungen > Formulare.
Zeitpunkt des Versands: Das Formular/der Vertrag wird automatisch versendet, wenn eine Dienstleistung über das Buchungs-Widget gebucht wird oder wenn ein Termin mit einer verknüpften Dienstleistung manuell zum Kalender hinzugefügt wird.
Bearbeiten der automatischen E-Mail: PRO-Nutzer können die E-Mail-Vorlage über Marketing > E-Mails bearbeiten. Hier kannst du das Aussehen der automatischen E-Mail anpassen, die an die Kunden deines Salons gesendet wird.
Wie erhält und übermittelt der Kunde das digitale Formular?
Dein Kunde erhält eine E-Mail mit dem auszufüllenden oder zu unterschreibenden Formular. Die Standard-E-Mail-Vorlage und die Formulare sehen so aus:
(Linkes Beispiel: Standard-Fragebogen)
(Rechtes Beispiel: digitaler Vertrag, der eine Unterschrift erfordert)
Übermittlung: Der Kunde füllt die Felder aus oder unterschreibt das Dokument digital, um es an dich zurückzusenden.
Wie erhalte ich ein digital ausgefülltes Formular?
Du wirst auf zwei Arten benachrichtigt, wenn ein Kunde ein Formular einreicht:
Per E-Mail: Eine Benachrichtigung wird an deine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen gesendet (die unter den Geschäftsinformationen hinterlegt ist).
Auf dem Dashboard: Neu eingegangene Formulare sind in der Liste „Online-Aktivitäten“ sichtbar. Klicke auf die Zeile, um das ausgefüllte Formular anzuzeigen.
Falls du Fragen zu dieser Funktion hast, kannst du dich gerne an unser Support-Team wenden. Wir helfen dir gerne weiter!