Die Warteliste ist eine praktische Funktion von Salonized, die es deinen Kunden ermöglicht, einen Termin an Tagen zu buchen, an denen aktuell keine Zeit verfügbar ist. Sie hilft dir, deinen Kalender voll zu halten, indem sie Lücken in deiner Agenda füllt. In diesem Artikel erfährst du, wie Wartelisten-E-Mails funktionieren und wie du sie einrichtest, damit deine Kunden keine Gelegenheit verpassen, ihre Lieblings-Dienstleistung zu genießen.
Hinweis: Während die Warteliste sowohl in Basic- als auch in Pro-Abonnements enthalten ist, sind automatisierte E-Mails exklusiv für Pro-Nutzer verfügbar.
Wenn du unser Termin-Paket nutzt, kannst du die Wartelisten-Funktion über die Boost-Erweiterung hinzufügen. Lies hier mehr über die Warteliste.
Wie aktiviere ich die automatische Wartelisten-E-Mail?
Bei Salonized kannst du automatische Wartelisten-E-Mails in nur wenigen Schritten aktivieren. So geht's:
Logge dich in deinen Salonized-Account ein.
Gehe zum Bereich Marketing (indem du auf das Megafon-Icon klickst).
Klicke auf den Tab E-Mail oben in der Marketing-Umgebung.
Gehe zum Abschnitt Automatische E-Mails > Warteliste.
Klicke auf Einstellungen, um die Wartelisten-E-Mail zu bearbeiten und deine Nachricht anzupassen.
Wähle im Abschnitt „Wann sie gesendet werden soll“ zwischen zwei Optionen:
Wartelisten-E-Mails manuell senden: Du behältst die Kontrolle; die E-Mail wird niemals automatisch gesendet. Du wählst den Zeitpunkt und den Kunden selbst aus.
Wartelisten-E-Mails automatisch senden: Wenn dies ausgewählt ist, wird die E-Mail an alle passenden Kunden auf der Warteliste gesendet, sobald ein Platz frei wird.
Du kannst unter Marketing > Warteliste sehen, ob die E-Mail gesendet wurde.
Hinweis: Um die automatische Warteliste einzurichten, musst du ein Konto mit der Rolle Manager oder Administrator haben. Mehr Infos dazu, wie du spezifische Berechtigungen anpasst, findest du hier.
Wann genau wird die automatische E-Mail ausgelöst?
Wenn du die Wartelisten-E-Mail auf automatisch stellst, prüft das System die Verfügbarkeit basierend auf bestimmten Kalenderereignissen. Die E-Mail wird ausgelöst durch:
Termin-Updates: Löschen eines Termins, Verschieben auf eine neue Zeit oder Verkürzen der Dauer.
Anpassungen von Aufgaben oder Abwesenheiten: Löschen einer Aufgabe, Verschieben einer Abwesenheit oder Anpassen der Dauer von beidem.
Im Anschluss an diese Ereignisse prüft das System sofort, ob die neue Lücke mit den spezifischen Dienstleistungen oder Mitarbeiter-Präferenzen der Kunden auf deiner Liste übereinstimmt.
Hinweis: Wenn eine Änderung mehrere Übereinstimmungen ergibt, werden alle berechtigten Kunden gleichzeitig benachrichtigt.
Wie kann ich bestätigen, dass die E-Mail gesendet wurde?
Bei Salonized kannst du die Kommunikation einfach nachverfolgen und sehen, welche Kunden auf der Warteliste über freie Plätze benachrichtigt wurden. So geht's:
Warteliste aufrufen: Navigiere zu Marketing > Warteliste oder klicke einfach auf das Wartelisten-Icon oben in deiner Tagesansicht im Kalender.
Achte auf das Häkchen: Sobald die E-Mail gesendet wurde, erscheint ein Häkchen in der Spalte „Gesendet“. Das Häkchen erscheint unabhängig davon, ob die E-Mail manuell oder automatisch gesendet wurde.
Was zijn de voorwaarden en regels voor deze e-mails?
Um sicherzustellen, dass Kunden nicht überlastet werden und um die Systemleistung aufrechtzuerhalten, gelten folgende Regeln:
Häufigkeit: Die automatische E-Mail wird maximal einmal alle 24 Stunden an Kunden gesendet.
Verzögerung: E-Mails werden mit einer Verzögerung von 5 Minuten gesendet, um versehentliches Versenden bei schnellen aufeinanderfolgenden Änderungen zu verhindern.
Zeitrahmen: Änderungen werden bis zu 31 Tage im Voraus geprüft; Änderungen außerhalb dieses Fensters lösen keine automatische E-Mail aus.
Mitarbeiter-Präferenz: Mitarbeiter-Präferenzen werden berücksichtigt. Es wird keine E-Mail gesendet, wenn der freie Platz bei einem anderen Mitarbeiter als dem angefragten liegt.
Mehrere Dienstleistungen: Wenn eine Registrierung mehrere Dienstleistungen umfasst, prüft das System die Verfügbarkeit der gesamten Kombination.
Gibt es Ausnahmen, bei denen keine E-Mail gesendet wird?
Es gibt bestimmte administrative Änderungen, die das automatische Benachrichtigungssystem nicht auslösen. Die E-Mail wird nicht ausgelöst durch:
Änderungen am Dienstplan (z. B. Öffnungszeiten oder Arbeitszeiten der Mitarbeiter).
Änderung des Mitarbeiters, des Behandlungsraums oder der Ausstattung für einen bereits geplanten Termin.
Ablehnen einer Terminanfrage, selbst wenn dies zu einem verfügbaren Zeitfenster führt.
Wenn du weitere Fragen hast, kontaktiere unser Support-Team.
Wir helfen dir gerne weiter.