Die Warteliste ist eine praktische Funktion, die deinen Kunden die Chance gibt, einen Termin an Tagen zu buchen, an denen kein Zeitfenster mehr verfügbar ist. Es ist eine tolle Möglichkeit, Kunden eine zusätzliche Buchungschance zu bieten und No-Shows auf ein Minimum zu reduzieren. Dieser Artikel beschreibt, wie du die Warteliste aktivieren, verwalten und nutzen kannst, um Lücken in deinem Zeitplan zu füllen.
Wie funktioniert die Warteliste für mein Unternehmen?
Die Warteliste gibt dir die Flexibilität, geschäftige Tage und kurzfristige Absagen zu verwalten. Wenn dein Tag vollständig ausgebucht ist, kannst du Kunden zu einer Liste hinzufügen und sie benachrichtigen, sobald ein Platz frei wird, um ihnen den Termin anzubieten. Du kannst sie anrufen, ihnen eine E-Mail schreiben oder direkt aus der Warteliste einen Termin erstellen.
Welche Abonnements haben Zugriff auf die Warteliste?
Die Warteliste ist sowohl im Basic- als auch im Pro-Paket enthalten.
Während Basic den Standardzugriff bietet, schaltet das Pro-Paket erweiterte Funktionen frei, die dir die volle Kontrolle darüber geben, welche Tage und Zeitfenster im Buchungs-Widget ausgewählt werden können.
Wenn du das Appointments-Paket nutzt, kannst du diese Wartelistenfunktionen über die Boost-Erweiterung zu deinem Abonnement hinzufügen.
Was ist mit der Warteliste möglich?
Selbstregistrierung: Kunden können sich über das Online-Buchungs-Widget für bestimmte oder mehrere Tage anmelden.
Zeitpräferenzen: Mit dem Pro-Plan können Kunden eine Präferenz für Morgen, Nachmittag oder Abend angeben.
Kommunikation: Sende individuelle E-Mails oder Massen-E-Mails an alle registrierten Kunden.
Automatisierung: Nutze die Automatisierung, um Kunden sofort zu benachrichtigen, wenn ein Platz frei wird.
Wie aktiviere ich die Warteliste?
Du kannst diese Funktion je nach Paket über zwei verschiedene Bereiche deiner Software aktivieren:
Über die Einstellungen-Seite:
Klicke auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) in der linken Seitenleiste.
Klicke unter der Überschrift 'Kalender' auf Online-Termine.
Öffne den Tab Kalenderverwaltung.
Aktiviere das Kontrollkästchen 'Kunden können sich für die Warteliste registrieren'.
Über die Marketing-Seite (nur für Pro-Nutzer):
Klicke auf das Megafon-Symbol (Marketing) in der linken Seitenleiste.
Öffne die Seite Warteliste am oberen Bildschirmrand.
Klicke auf die Schaltfläche 'Warteliste aktivieren'.
Hinweis: Sobald die Liste aktiviert ist, zeigt diese Seite eine tägliche Übersicht der Anmeldungen, einschließlich Dienstleistungen, Mitarbeiterpräferenzen und Notizen.
Wie kann ich einen Kunden zur Warteliste hinzufügen?
Wenn du den nächsten Termin eines Kunden buchst, aber keine Plätze verfügbar sind, kannst du ihn manuell zur Warteliste hinzufügen.
Dies ist auf zwei Arten möglich:
Über die Kalenderübersicht:
Klicke auf das weiße Kästchen unter einem Datum.
Klicke auf 'Warteliste', um einen Kunden manuell hinzuzufügen.
Über die Marketing-Umgebung:
Gehe zur Wartelistenseite, auf der du die Funktion aktiviert hast.
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche 'Neue Registrierung'.
Wenn du einen Kunden manuell zur Warteliste hinzufügst, musst du Folgendes ausfüllen:
Kundenname
Hinweis: Wenn es ein neuer Kunde ist, füge ihn zuerst zu deiner Datenbank hinzu oder nutze die Schaltfläche 'Neue Registrierung'.
Dienstleistung(en)
Mitarbeiterpräferenz (optional)
Bestimmtes Datum oder Wochentage (dies hält sie für diese spezifischen Tage auf der Liste, bis sie gebucht sind).
Zeitrahmen (Morgen, Nachmittag oder Abend).
Notiz (zusätzliche Informationen können nur von Mitarbeitern hinzugefügt werden).
Wie melden sich Kunden für die Warteliste an?
Wenn die Funktion aktiviert ist, ist der Prozess in deinem Buchungs-Widget automatisiert, um es deinen Kunden einfach zu machen:
Kunden sehen im Buchungs-Widget unter Tagen, die vollständig ausgebucht sind, ein Uhren-Symbol.
Durch Klicken auf dieses Symbol erhalten sie die Option, sich für diesen Tag in die Warteliste einzutragen.
Sobald sie sich angemeldet haben, sieht der Kunde eine Bestätigungsmeldung im Widget und du erhältst eine E-Mail mit seinen Details.
Wichtiger Hinweis: Der Eintrag in die Warteliste ist nicht dasselbe wie eine Terminbuchung. Du musst den Kunden weiterhin kontaktieren, um den Termin zu finalisieren, sobald ein Platz frei wird.
Wie verwalte ich Einträge, wenn ein Platz frei wird?
Du kannst Wartelisteneinträge über den Kalender (eine Benachrichtigung erscheint oben) oder das Dashboard (unter 'Warteliste heute') sehen. Wenn ein Platz frei wird, kannst du vier spezifische Aktionen durchführen:
E-Mail senden: Klicke auf die drei Punkte (...) neben dem Kunden und wähle 'E-Mail', um ihn individuell zu kontaktieren.
Massen-E-Mails senden: Klicke auf das Papierflieger-Symbol, um alle auf der Liste für diesen Tag gleichzeitig zu benachrichtigen. (Die Vorlage kann unter Marketing > E-Mail > Automatische Marketing-E-Mails > Warteliste bearbeitet werden).
Anrufen: Klicke auf die drei Punkte (...) und wähle 'Kunde anzeigen', um die Telefonnummer zu sehen.
Termin erstellen: Wähle 'Termin vereinbaren' aus dem Drei-Punkte-Menü. Dies öffnet den Kalender; klicke auf das freie Zeitfenster, um einen vorausgefüllten Termin zu erstellen, und der Eintrag wird automatisch von der Liste entfernt.