La Norme de Réclamation Générique pour les Soins Paramédicaux (GDS PM), effective au 1er janvier 2025, est un cadre établi aux Pays-Bas pour garantir une facturation cohérente, précise et légalement conforme des prestations de soins paramédicaux, tels que la diététique et la thérapie cutanée. Cette norme aide à simplifier le processus de réclamation, permettant aux assureurs maladie de traiter les factures plus rapidement et avec moins d'erreurs, afin que les assurés reçoivent leurs remboursements rapidement et avec précision.
Tous les soins figurant sur les listes nationales de codes de performance (prestatiecodelijsten) doivent répondre aux exigences de la GDS PM, y compris les factures soumises par les assurés pour des prestations qui pourraient ne pas être couvertes. La GDS PM définit les détails que les factures doivent contenir, tels que les descriptions des traitements, les détails d'identification du professionnel de santé et les codes de traitement.
Si votre salon propose des prestations pouvant être remboursées par l'assurance maladie aux Pays-Bas, il est essentiel de vous assurer que vos factures répondent à ces nouvelles exigences. Lisez cet article pour apprendre comment aligner votre processus de facturation sur la GDS PM, garantissant ainsi les meilleurs soins pour vos clients.
Qu'est-ce qu'une prestation médicale et pourquoi est-ce important pour moi ?
Une prestation médicale est un traitement figurant sur les listes nationales de codes de performance (prestatiecodelijsten) qui est éligible à un remboursement (partiel) par les assureurs maladie néerlandais.
Pour les utilisateurs de Salonized, cela concerne principalement les prestations en diététique et en thérapie cutanée. Vous pouvez marquer ces types de prestations comme Médicales dans Salonized afin que la facture réponde aux exigences de l'assureur.
Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour vous assurer que vos factures sont conformes aux exigences :
Partie 1 : Préparer votre compte, vos prestations et les paramètres de facturation
Partie 2 : Vérifier les données clients
Partie 3 : Procéder à l'encaissement des rendez-vous médicaux
Important : Si l'un des paramètres ci-dessous est manquant sur votre compte, veuillez contacter notre équipe d'assistance.
Partie 1 : Comment préparer mon compte et les paramètres de prestations pour la facturation médicale ?
1. Paramètres du compte :
Avant de générer des factures, vous devez activer des fonctionnalités spécifiques et vous assurer que les informations des employés sont à jour dans vos paramètres Salonized.
Activer les fonctions :
Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Paramètres avancés
Basculez 'Activer les fonctions médicales' sur ON.
2. Détails de l'employé :
Naviguez vers Paramètres > Employés et assurez-vous que les éléments suivants sont remplis pour chaque membre du personnel concerné :
Nom.
Numéro de téléphone.
Adresse e-mail.
Code AGB : Entrez le code à 8 chiffres (y compris les zéros non significatifs). Vous pouvez le trouver dans le registre AGB.
Si aucun code AGB n'est disponible, entrez l'Intitulé du poste à la place. Ne saisissez pas les deux.
Remarque : Si vous êtes esthéticienne ou diététicienne sans code AGB, demandez-en un via Vektis.
3. Prestations et codes de traitement :
Chaque prestation proposée doit être codée précisément pour correspondre aux normes nationales afin d'éviter les rejets de réclamation.
Nom de la prestation : Allez dans Paramètres > Prestations. Pour chaque prestation (médicale) concernée, cliquez sur 'Modifier'. Assurez-vous que le nom correspond exactement à la liste des codes de performance (Prestatiecodelijst).
Description : Allez dans Paramètres > Réservation en ligne et assurez-vous d'avoir ajouté une description pour la prestation qui apparaît dans le widget de réservation.
Désignation médicale : Sous Paramètres > Prestations > Modifier la prestation > Plus d'options, marquez la prestation comme Prestation médicale.
Codes de traitement : Remplissez le code au format XXX-XXXXX (consultez les listes Vektis).
Important : Incluez le trait d'union (-) sans espaces.
4. Paramètres du client :
Votre client doit être étiqueté de la manière correcte pour garantir que la facture respecte les exigences de la GDS PM :
Allez dans Paramètres > Paramètres clients.
Sous 'Champs supplémentaires sur la page des clients', ajoutez un nouveau champ supplémentaire nommé Assureur.
Cliquez sur 'Enregistrer'.
Cela aidera à capturer les données UZOVI du client.
5. Modèles de facture et TVA :
La mise en page de votre facture doit être modifiée pour afficher les informations spécifiques au prestataire et respecter les lois fiscales concernant les exonérations médicales.
Paramètres de TVA : Vous pouvez choisir de rendre le montant de la TVA visible ou non.
Les soins médicaux sont exonérés de TVA. Allez dans Paramètres > Factures et réglez "TVA visible sur la facture" sur OFF pour ces réclamations. Ce paramètre n'affecte que l'affichage pour les prestations non médicales (esthétiques).
Contenu de la facture : En option, vous pouvez ajouter une image supplémentaire, telle qu'un logo de certification.
Modèle d'en-tête : Ajoutez un en-tête en utilisant le modèle suivant. Les données sont remplies automatiquement, à l'exception de votre Numéro de pratique AGB, que vous devez saisir manuellement.
Pratique AGB : XXXX
{{company_name}}
{{company_address}}
Numéro de téléphone : {{company_phone}}
Informations sur le patient : Utilisez le modèle suivant pour automatiser les détails du client :
Concernant le patient
Nom : {{first_name}} {{last_name}}
Date de naissance : {{birthday}}
Assureur : {{custom1}}
Partie 2 : Comment s'assurer que les profils clients contiennent les bonnes données ?
Une facture conforme nécessite des données d'assurance spécifiques attachées au profil individuel du client.
Champ Assureur : Ce champ doit contenir le numéro UZOVI (4 chiffres) + le nom de l'assureur maladie (par ex., "0123 Zilveren Kruis").
Infos requises : Vérifiez que la date de naissance et le nom complet du client sont exacts, car ces données sont extraites automatiquement dans le modèle de facture.
Partie 3 : Quelles étapes dois-je suivre pendant le processus d'encaissement ?
Important : Étant donné que les réclamations médicales nécessitent des identifiants uniques par visite, vous devez effectuer ces vérifications chaque fois que vous traitez une prestation médicale lors de l'encaissement.
1. Préparer les commandes pour l'encaissement :
Avant de créer une facture, vérifiez les éléments suivants pour chaque commande :
Vérification de la commande :
Assurez-vous que la commande est marquée comme "Médicale".
Elle doit inclure un Numéro de lien de performance (prestatiekoppelnummer, maximum 20 caractères alphanumériques, pas de caractères spéciaux).
Conseil : Si vous n'en avez pas, utilisez un numéro de séquence unique (1, 2, 3) ou le numéro de facture suivi d'une séquence (par ex., 2025-0148-1).
Notes obligatoires : Utilisez la fonction 'Ajouter une note' en bas pour inclure les éléments suivants :
Données générales de réclamation (Trajectoire de soins) : Format : <care-trajectory-uuid>.
Remarque : Vous pouvez utiliser un générateur de UUID gratuit en ligne (35 caractères) pour le numéro de trajectoire de soins.
Date de début : JJ-MM-AAAA.
Diagnostic : Format : <liste-de-codes-de-diagnostic>-<code-de-diagnostic> <description>.
Recherchez les codes de diagnostic via Vektis.nl (Format XXX-XXXXX).
N'oubliez pas le trait d'union (-) ! Aucun espace n'est autorisé.
Remarque : N'oubliez pas d'ajouter manuellement la note obligatoire chaque fois que vous créez une facture pour une prestation médicale.
2. Examen final :
Vérifiez l'exactitude de la facture générée avant de la remettre au client.
Rappelez-vous : Les soins médicaux réclamés auprès d'un assureur sont légalement exonérés de TVA. Pour les prestations non médicales, vous pouvez définir la TVA par prestation, mais cela ne s'applique qu'aux factures qui ne sont PAS soumises aux assureurs.
Si vous effectuez un mélange de prestations médicales et esthétiques, portez une attention particulière à votre comptabilité, car seule la partie médicale est exonérée.
Vos factures sont désormais conformes aux règles néerlandaises d'assurance maladie, garantissant un processus de réclamation sans tracas pour vos clients.
En suivant ces étapes, vous pouvez accompagner vos clients en toute confiance dans la soumission de réclamations conformes. Pour toute aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.