De nieuwe Europese privacywetgeving (AVG / GDPR), die per 25 mei 2018 actief is, heeft invloed op de wijze waarop bedrijven persoonsgegevens verwerken. Binnen de nieuwe privacywetgeving heb je vooraf toestemming nodig van klanten voordat je bijzondere persoonsgegevens mag verwerken. Om die reden hebben we bij Salonized een digitaal contract/toestemmingsformulier ontwikkeld met een digitale handtekening. Op deze manier kun je eenvoudig jouw toestemmingsformulieren aanmaken en op een centrale plek opslaan bij de rest van jouw belangrijke behandeldata.
De belangrijkste voordelen van een digitaal toestemmingsformulier in Salonized:
Je bespaart veel tijd op het creëren van een toestemmingsformulier
Je kunt zoveel contracten aanmaken als dat je nodig acht
Het is niet nodig om papieren contracten te maken, dus je voorkomt papieren rompslomp
Alle contracten staan op een centrale plek opgeslagen zodat je ze snel bij de hand hebt
Waarom een digitaal toestemmingsformulier?
Nodig om te voldoen aan de informatieplicht van de AVG
Nodig voor situaties waarin het belangrijk is dat klant actief aangeeft geïnformeerd te zijn over een specifieke behandelprocedure
Wat staat er in een toestemmingsformulier?
Duidelijke uitleg over welke gegevens je verwerkt en voor welke doeleinden
Specifieke uitleg om welke gegevenswerking het gaat
Mogelijkheid waarin klant actief toestemming geeft (plaatsen van digitale handtekening)
Voorbeeld digitaal contract Salonized
Zoals je merkt heb je te maken met richtlijnen die uitleggen hoe een toestemmingsformulier opgebouwd moet worden. Je bent dus in een bepaalde manier vrij over de wijze waarop je het formulier opbouwt. Wel is het belangrijk dat de elementen uit de richtlijnen terugkomen in je formulier. Om je op weg te helpen werken we nu een voorbeeld scenario uit zodat je direct ziet hoe de functie in Salonized werkt.
Voorbeeld situatie:
Je voert acné behandelingen uit. Om jouw klant zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, moet je eerst een probleemanalyse opstellen. Dit doe je middels een intakeformulier. Daarnaast wil je ook graag voor en na foto's maken om het behandelproces visueel in kaart te brengen. Je verzamelt deze gegevens zodat je de klant zo goed mogelijk van dienst kunt.
Voorbeeld en uitleg contract
Stap 1.
Om een nieuw contract aan te maken ga je naar Instellingen > Formulieren. Vervolgens klik je rechtsboven op "Nieuw Contract"
Stap 2.
Zodra je op "Nieuw Contract" hebt geklikt vul je de naam en de tekst van het contract in.
Voeg tekst toe aan het tekstveld. Voorbeeld:
Let op: Deze tekst kan niet meer worden aangepast nadat het contract door tenminste één klant getekend is.
Stap 3.
Ga naar de desbetreffende klant waar je toestemming aan wilt vragen. Klik vervolgens op "Formulieren" en dan op "Nieuw formulier". Kies tot slot het contract dat je wilt laten tekenen.
Stap 4.
Onderaan het contract kan de klant een handtekening plaatsen. De naam van de klant en datum staan automatisch op het contract vermeld.
Let op: Zodra een contract ondertekend is, kan deze niet meer aangepast worden.
Je kunt een contract ook digitaal versturen naar een klant via email óf het contract automatisch laten verzenden als er een bepaalde behandeling wordt geboekt. Hoe je dat precies kunt instellen lees je je hier.