De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist voorafgaande toestemming van klanten voordat gevoelige persoonlijke gegevens worden verwerkt. Om dit soepel te laten verlopen, biedt Salonized een functie voor digitale contracten met geïntegreerde digitale handtekeningen. In dit artikel vind je alles wat je moet weten om professionele contracten op te stellen, aan wettelijke eisen te voldoen en alles op één centrale plek op te slaan naast je behandelgegevens.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van digitale contracten?
Het gebruik van digitale contracten binnen Salonized stroomlijnt je administratie en verbetert de gegevensbeveiliging. Belangrijke voordelen zijn:
Tijdsbesparing: Verminder drastisch de tijd die je besteedt aan het maken en beheren van toestemmingsformulieren.
Onbeperkte flexibiliteit: Maak zoveel verschillende contracten aan als je nodig vindt voor je diensten.
Milieuvriendelijk & Georganiseerd: Geen papieren contracten nodig, waardoor je papierwerk en fysieke opslag vermijdt.
Directe toegang: Alle contracten worden centraal opgeslagen, zodat je ze snel kunt inzien tijdens afspraken.
Waarom zou ik een digitaal contract gebruiken?
Digitale contracten zijn niet alleen handig; ze zijn een essentieel onderdeel van de juridische naleving van je bedrijf. Je zou ze moeten gebruiken omdat ze:
AVG-proof zijn: Noodzakelijk om te voldoen aan de AVG-informatieplicht met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Bewijs van toestemming zijn: Belangrijk voor situaties waarin klanten actief moeten aangeven dat ze zijn geïnformeerd over een specifieke behandelprocedure.
Wat moet ik opnemen in mijn digitaal contract?
Hoewel je vrijheid hebt in hoe je jouw contract opbouwt, zijn bepaalde elementen vereist om aan de wettelijke richtlijnen te voldoen. Je formulier moet het volgende bevatten:
Gegevens-transparantie: Een duidelijke uitleg over welke gegevens je verwerkt en voor welke doeleinden.
Aard van de gegevensverwerking: Specifieke uitleg over de aard van de gegevensverwerking.
Actieve toestemming: De mogelijkheid voor de klant om actief toestemming te geven (door het plaatsen van een digitale handtekening).
Wanneer moet ik een contract gebruiken in plaats van een formulier?
Het kiezen van het juiste documenttype zorgt ervoor dat je dossiers correct worden verwerkt in het systeem:
Gebruik een Contract: Wanneer een handtekening wettelijk of administratief vereist is, zoals bij toestemmingsformulieren of behandelovereenkomsten.
Gebruik een Formulier: Wanneer je alleen informatie van een klant wilt verzamelen zonder dat een handtekening vereist is.
Hoe werkt het contractproces?
De workflow in Salonized is ontworpen om efficiënt en gestroomlijnd te zijn:
Aanmaken: Je maakt een contractsjabloon aan in je instellingen.
Verzenden: Je verstuurt het handmatig of stelt in dat het automatisch wordt verzonden.
Ontvangst: De klant ontvangt het document via e-mail.
Handtekening: De klant tekent digitaal op hun eigen apparaat of in de salon.
Opslag: Het ondertekende contract wordt automatisch opgeslagen in het klantprofiel.
Permanentie: Het document blijft permanent opgeslagen (in tegenstelling tot formulieren, die handmatig kunnen worden verwijderd).
Om je te helpen bij het opzetten van je digitale contract, hebben we een stappenplan gemaakt met een voorbeeldscenario:
Voorbeeldsituatie:
Je voert acne-behandelingen uit. Om de best mogelijke dienst aan je klant te leveren, moet je eerst een probleemanalyse uitvoeren via een intakeformulier. Daarnaast wil je graag "voor en na" foto's maken om het behandelproces visueel in kaart te brengen. Je verzamelt deze gegevens om de klant zo effectief mogelijk van dienst te zijn.
Maak een nieuw contract aan:
Ga naar Instellingen > Klanten > Formulieren.
Klik op ‘Nieuw aanmaken’ in de rechterbovenhoek.
Kies ‘Contract’.
Vul de informatie in:
Voeg de naam en de tekst van het contract toe.
Let op: Deze tekst kan niet meer worden gewijzigd nadat het contract door ten minste één klant is ondertekend.
Toestemming van de klant registreren:
Ga naar het specifieke klantprofiel.
Klik op ‘Formulier invullen’ aan de rechterkant en kies je contract.
Klanten kunnen het ter plaatse invullen of via e-mail ontvangen.
De klant plaatst onderaan een handtekening; hun naam en de datum worden automatisch weergegeven.
Let op: Zodra een contract is ondertekend, kan het niet meer worden bewerkt.
Tip over automatisering: Je kunt het contract ook automatisch laten verzenden wanneer een specifieke dienst wordt geboekt door je e-mailinstellingen te configureren. Hoe je dat precies kunt instellen lees je je hier.
Kan ik een ondertekend contract verwijderen?
Nee. Om de juridische integriteit van ondertekende documenten te waarborgen, kunnen ondertekende contracten niet worden verwijderd; ondertekende formulieren (die geen juridische handtekening bevatten) kunnen echter wel worden verwijderd.
Voor meer informatie kun je ons helpcentrum bezoeken of contact opnemen met ons supportteam. We helpen je graag verder.