De wachtlijst is een handige functie die jouw klanten de kans geeft een afspraak te boeken op dagen dat er geen tijd beschikbaar is. Het is een geweldige manier om klanten een extra kans te geven om te boeken en het aantal no-shows tot een minimum te beperken.
Gebruikers van zowel Basic als Pro pakketten hebben toegang tot de wachtlijst, hoewel bepaalde functies exclusief zijn voor het Pro pakket.
1. Hoe werkt het?
De wachtlijst geeft je de flexibiliteit om drukke dagen en last-minute afzeggingen te beheren. Wanneer je een verzoek ontvangt om een afspraak te boeken en jouw dag is al vol, kun je de klant toevoegen aan de wachtlijst.
Wanneer er een plekje vrijkomt, krijg je een melding zodat je contact kunt opnemen met de klant en hem/haar de afspraak kunt aanbieden. Je kunt ze bellen, e-mailen of direct een afspraak maken vanaf de wachtlijst.
2. Wat is er mogelijk met de wachtlijst?
Dit is wat je met de wachtlijst kunt doen:
Alle gebruikers in het Basic abonnement kunnen het volgende doen:
Klanten kunnen zich aanmelden op de wachtlijst voor een dag via de online boeking widget
Je kunt ingeschreven klanten individueel e-mailen wanneer er een plek vrijkomt.
Daarnaast kunnen gebruikers in het Pro pakket het volgende doen:
Klanten kunnen zich ook aanmelden voor meerdere dagen via de online boeking widget.
Klanten kunnen een voorkeur aangeven voor een dagdeel: ochtend, middag of avond.
Klanten kunnen opmerkingen toevoegen om extra informatie te geven.
Je kunt ingeschreven klanten een e-mail sturen wanneer er een plek vrij komt.
Je kunt tekst en lay-out van geautomatiseerde wachtlijst e-mails aanpassen.
3. Hoe schakel ik de wachtlijst in?
Via de Instellingen pagina
Klik in de linker zijbalk op het tandwiel icoontje (Instellingen)
Klik onder het kopje 'Agenda' op Online Afspraken
Open het tabblad Agendabeheer
Vink het vakje 'Klanten kunnen zich inschrijven voor de wachtlijst' aan.
Via de marketing pagina (alleen voor Pro gebruikers)
Klik in de linker zijbalk op het Megafoon icoontje (marketing)
Open de wachtlijst pagina bovenaan het scherm en klik op de knop 'Schakel de wachtlijst in'
ℹ️ Zodra de wachtlijst is ingeschakeld, zie je op deze pagina een dagelijks overzicht van de klanten die zich voor die dag hebben aangemeld voor de wachtlijst, inclusief voor welke dienst(en) zij zich hebben aangemeld, de voorkeur voor de medewerker en/of het tijdstip van de dag en eventuele notities die zij hebben toegevoegd.
4. Hoe voeg ik klanten toe an de wachtlijst?
Als je de volgende afspraak van jouw klant boekt, maar er zijn geen beschikbare plaatsen, kun je jouw klant direct toevoegen aan een wachtlijst. Je kunt klanten aan een wachtlijst toevoegen in 2 verschillende weergaven:
Via het overzicht in de agenda
Klik op het witte vakje onder een datum en vervolgens op 'wachtlijst' om handmatig een klant toe te voegen.
Via de marketingomgeving
Ga naar de wachtlijstpagina in je marketingomgeving, waar je de functie hebt ingeschakeld. Hier kun je iemand toevoegen door rechtsboven te klikken op de knop 'Nieuwe registratie'.
Een wachtlijstregistratie aanmaken (voor werknemers)
Wanneer je een klant handmatig aan de wachtlijst toevoegt (via de agenda of marketingomgeving), vul je bepaalde gegevens in:
Naam van de klant. De naam van de klant die je wilt toevoegen aan de wachtlijst.
❗️Als je een nieuwe klant wilt toevoegen aan een wachtlijst, moet je deze eerst toevoegen aan jouw klantenbestand. Dit kan direct via de 'wachtlijst' pagina door een nieuwe aanmelding toe te voegen.
Dienst(en). De dienst(en) die de klant wil boeken als er een plek vrijkomt
Medewerker voorkeur. Indien van toepassing, de medewerker die ze graag de dienst willen laten uitvoeren (optioneel)
Datum. De dag waarop de klant zich wil inschrijven op de wachtlijst
(Pro pakket 🥇) Beschikbare datum: Voordat je een datum selecteert, vraagt het systeem je om te kiezen wat voor soort wachtlijst aanmelding je wilt maken:
Specifieke datum: Selecteer deze optie wanneer jouw klant zich op een bepaalde dag wil inschrijven.
Dagen van de week: Selecteer deze optie wanneer jouw klant zich op meerdere dagen van de week wil inschrijven. Wanneer je deze optie selecteert wordt jouw klant ingeschreven voor alle geselecteerde dagen in de toekomst totdat een afspraak is geboekt.
Je kunt ook aangeven welke dagdelen de klant het beste uitkomen, 's ochtends, 's middags of 's avonds. Als er geen voorkeur is, laat je alle opties geselecteerd.
(Pro pakket🥇) Notitie: Voeg een notitie toe om extra informatie over deze inschrijving op te nemen.
5. Hoe kunnen klanten zich inschrijven op de wachtlijst?
Klanten kunnen zich aanmelden voor een wachtlijst in de boeking widget wanneer de wachtlijst is ingeschakeld.
Ze zullen een klok zien onder de dagen die helemaal volgeboekt zijn voor de geselecteerde dienst. Als klanten op een van die dagen klikken, krijgen ze de optie om zich in te schrijven op de wachtlijst.
Afhankelijk van jouw abonnement kunnen jouw klanten zich:
Aanmelden voor een specifieke dag (Basic en Pro pakketten)
Aanmelden voor meerdere dagen of alle dagen (alleen Pro pakket)
Als ze zich voor meerdere dagen willen aanmelden, kunnen ze ook de beschikbaarheid per dagdeel aangeven, 's ochtends, 's middags of 's avonds (als ze niets selecteren, zijn alle opties standaard geselecteerd).
Zodra klanten zich aanmelden voor de wachtlijst, ontvang jij een e-mail met al hun gegevens. Klanten zien een bevestigingsbericht in de boeking widget (zie screenshot hieronder).
❗️ Je aanmelden voor de wachtlijst is niet hetzelfde als het boeken van een afspraak. Zodra er een nieuwe plek in de agenda vrijkomt, kun je een van de klanten op de wachtlijst benaderen om een afspraak te maken.
6. Hoe zie ik de inschrijvingen op de wachtlijst?
Via de agenda
Wanneer er voor een bepaalde dag klanten op de wachtlijst staan ingeschreven, zie je boven in jouw agenda een melding met het aantal ingeschreven klanten. Als je op de melding klikt, wordt het overzicht van de wachtlijst voor die dag geopend.
Via het dashboard
Via het dashboard kun je zien hoeveel mensen er vandaag op de wachtlijst staan. Als je klikt op 'wachtlijst vandaag' zal je doorgestuurd worden naar de wachtlijstpagina in de marketingomgeving. Daar zie je alle gegevens van de klanten die op de wachtlijst staan, vandaag of op een andere dag.
7. Wat kan ik doen als er een plek vrijkomt?
Open eerst het overzicht van de wachtlijst voor die dag om de registraties te bekijken.
Vanuit deze weergave kun je 4 verschillende acties ondernemen: e-mail, bulk e-mail, bellen of direct een afspraak maken.
Een klant e-mailen
Open het overzicht van de wachtlijst voor die dag
Klik op de drie puntjes (...) naast de klant die je wilt e-mailen
Klik op 'E-mail' en bevestig door op Ja te klikken
Na bevestiging wordt de volgende e-mail naar jouw klant gestuurd
Pro pakket gebruikers kunnen het ontwerp van de e-mail wijzigen via de marketingomgeving ('e-mail' blokje op de bovenste navigatie)
Bulk e-mail klanten (Pro pakket)
Open het overzicht van de wachtlijst voor die dag
Klik op het papieren vliegtuigje naast de knop Nieuwe registratie
Bevestig jouw actie door op Ja te klikken
De volgende e-mail wordt naar jouw klanten gestuurd
Pro pakket gebruikers kunnen het ontwerp van de e-mail wijzigen via de marketingomgeving ('e-mail' blokje op de bovenste navigatie)
Een klant bellen
Open het overzicht van de wachtlijst voor die dag
Klik op het drie puntjes (...) pictogram naast de klant die je wilt mailen
Klik op 'Bekijk klant' en gebruik het nummer dat beschikbaar is in het klantprofiel om te bellen.
a. Bij gebruik van Salonized op mobiel kun je direct bellen door op het telefoonnummer te tikken
Een afspraak maken
Open het overzicht van de wachtlijst voor die dag
Klik op het drie puntjes (...) pictogram naast de klantregistratie
Selecteer 'Afspraak maken'. Dit opent de agendaweergave.
Tik op het beschikbare slot in de agenda om een vooraf ingevulde afspraakregistratie te maken
Controleer alle details en als je klaar bent, klik je op Afspraak maken
De klant ontvangt een bevestiging en de wachtlijstregistratie wordt automatisch verwijderd.
❓Hoe verander ik de automatische e-mail?
Het wijzigen van de geautomatiseerde e-mail is alleen mogelijk voor gebruikers van het Pro pakket.
Als je de tekst van deze e-mail wilt wijzigen, kun je dat doen via de marketingomgeving > e-mail > automatische marketing e-mails > wachtlijst:
Als je vragen hebt, neem dan contact op met ons. Wij staan klaar om je te helpen!