De wachtlijst is een handige functie die jouw klanten de kans geeft een afspraak te boeken op dagen dat er geen tijd beschikbaar is. Lees meer over de basisprincipes van de wachtlijst functie in dit artikel.
In dit artikel gaan we dieper in op het automatiseren van de wachtlijst e-mail: hoe je deze instelt, wat de regels zijn en wat je moet weten.
Gebruikers van zowel Basic als Pro pakketten hebben toegang tot de wachtlijst.
🚀 Maak je gebruik van het Afspraken pakket? Voeg de Wachtlijst nu toe aan je abonnement met onze Boost uitbreiding!
De automatische wachtlijst inschakelen
Om de automatische wachtlijst in te stellen heb je een gebruikersaccount nodig met een "Manager" of "Administrator" rol. Log in je Salonized account en ga naar de Marketing pagina.
Op de Email pagina van de marketing omgeving ga je naar de automatische marketing emails. Klik op Instellingen om de wachtlijst email te bewerken.
Hier vind je het kopje genaamd 'Wanneer wordt de e-mail gestuurd". Er zijn twee opties:
Verstuur de wachtlijst emails handmatig
Verstuur de wachtlijst emails automatisch
Kies je voor de optie Handmatig, dan behoud je de controle over de wachtlijst emails. De wachtlijst e-mail wordt nooit automatisch verzonden, jij kiest wanneer de e-mail wordt verstuurd en naar welke klant.
Wanneer je kiest voor Automatisch wordt de wachtlijst e-mail naar alle klanten op de wachtlijst wanneer er een plek vrijkomt in de agenda. In de rest van het artikel leggen we uit hoe dit werkt.
Wanneer wordt de automatische wachtlijst e-mail verstuurd?
Stel dat je de wachtlijst e-mail instelt op automatisch, dan wordt de e-mail automatisch verstuurd zodra er een plekje vrij komt in de agenda. Dit gebeurt door verschillende wijzigingen in de agenda:
Wijziging in afspraken
Er is een afspraak verwijderd uit de agenda
Er is een afspraak verplaatst
De duur van de geplande afspraak is aangepast
Wijziging in afwezigheden of taken
Er is een taak verwijderd uit de agenda
Er is een taak verplaatst
De duur van de afwezigheid of taak is aangepast
Door deze gebeurtenissen in de agenda, controleert het systeem automatisch of de wijziging invloed heeft op de beschikbaarheid van een plekje op de wachtlijst, voor een bepaalde dienst(en) of voor de ingeschreven klant(en).
Zorgt de wijziging in de agenda ervoor dat er meerdere overeenkomsten ontstaan, dan ontvangen alle klanten tegelijkertijd de wachtlijst e-mail!
Zeker weten dat de e-mail is verstuurd
In de wachtlijst popup/lijst, achter de naam van de klant (in de kolom "verstuurd") staat een vinkje wanneer de e-mail is verzonden. Dit vinkje verschijnt zowel als de e-mail handmatig als automatisch wordt verzonden.
Om toegang te krijgen tot deze lijst, ga je naar het kopje 'Wachtlijst' op de Marketingpagina, of klik je op het wachtlijst item in de agenda, bovenaan de dag.
Voorwaarden
Om ervoor te zorgen dat klanten niet overladen worden met e-mails en dat ons systeem goed blijft presteren, hebben we een aantal regels ingevoerd die goed zijn om te weten.
De automatische wachtlijst e-mail wordt maximaal één keer per 24 uur naar klanten verzonden.
Het verzenden van e-mail gebeurt met een vertraging van 5 minuten om te voorkomen dat ongewenste e-mails worden verzonden; als je een snelle wijziging in de agenda aanbrengt (bijvoorbeeld meerdere afspraken verplaatsen), wordt de wachtlijst-e-mail niet verstuurd als het eindresultaat geen beschikbare plekken oplevert.
Wijzigingen in herhaal afspraken, afwezigheden en taken worden tot 31 dagen gecontroleerd. Wanneer een herhaal afspraak na 31 dagen wordt gewijzigd waardoor een beschikbare plek wordt aangemaakt op de wachtlijst, wordt de e-mail niet verstuurd.
De medewerkersvoorkeur wordt gerespecteerd. Mocht er een plek vrijkomen voor een andere medewerker dan op de wachtlijst staat, dan wordt de email niet verstuurd.
Indien er wachtlijst registratie wordt gemaakt met meerdere diensten, wordt er voor beide diensten gecontroleerd op beschikbare plekken. Er moet een plek beschikbaar zijn voor de combinatie van beide diensten, en niet voor één van de diensten.
Uitzonderingen
Wijzigingen in het rooster (zowel openingstijden als werktijden van de medewerker) zorgen er niet voor dat de wachtlijst e-mail wordt verstuurd.
Het wijzigen van medewerker, behandelruimte of apparaat in een geplande afspraak zorgt er niet voor dat de wachtlijst e-mail wordt verstuurd.
Het weigeren van een afspraak verzoek zorgt er niet voor dat de wachtlijst e-mail wordt verstuurd, ook al resulteert de wijziging in een beschikbaar tijdslot.
Mocht je vragen of feedback hebben, neem dan gerust contact op met ons support team. We helpen je graag!