De wachtlijst is een handige functie die je klanten de kans geeft om een afspraak te boeken op dagen waarop er geen tijd beschikbaar is. Het is een geweldige manier om klanten een extra mogelijkheid te bieden om te boeken en om no-shows tot een minimum te beperken. Dit artikel behandelt hoe je de wachtlijst kunt inschakelen, beheren en gebruiken om gaten in je planning te vullen.
Hoe werkt de wachtlijst voor mijn bedrijf?
De wachtlijst geeft je de flexibiliteit om drukke dagen en last-minute annuleringen te beheren. Wanneer je dag volledig is volgeboekt, kun je klanten aan een lijst toevoegen en hen informeren zodra er een plekje vrijkomt om hen de afspraak aan te bieden. Je kunt hen bellen, e-mailen of direct een afspraak aanmaken vanuit de wachtlijst.
Welke abonnementen hebben toegang tot de wachtlijst?
De wachtlijst is inbegrepen in zowel het Basic als het Pro pakket.
Terwijl Basic standaard toegang biedt, ontgrendelt het Pro-pakket geavanceerde functionaliteit, waardoor je volledige controle hebt over welke dagen en tijdsloten geselecteerd kunnen worden in de boeking widget.
Als je het Appointments-pakket gebruikt, kun je deze wachtlijstfuncties aan je abonnement toevoegen via de Boost-extensie.
Wat is er mogelijk met de wachtlijst?
Zelfregistratie: Klanten kunnen zich via de online boeking widget aanmelden voor specifieke of meerdere dagen.
Tijdsvoorkeuren: Met het Pro plan kunnen klanten een voorkeur aangeven voor de ochtend, middag of avond.
Communicatie: Stuur individuele e-mails of bulk-e-mails naar alle geregistreerde klanten.
Automatisering: Gebruik automatisering om klanten direct te informeren wanneer er een plekje vrijkomt.
Hoe schakel ik de wachtlijst in?
Je kunt deze functie via twee verschillende plekken in je software inschakelen, afhankelijk van je pakket:
Via de Instellingen-pagina:
Klik op het tandwielicoon (Instellingen) in de linker zijbalk.
Onder het kopje 'Agenda', klik op Online afspraken.
Open het tabblad Agenda beheer.
Vink het vakje aan 'Klanten kunnen zich registreren voor de wachtlijst'.
Via de Marketing-pagina (alleen Pro-gebruikers):
Klik op het Megaphooon-icoon (Marketing) in de linker zijbalk.
Open de Wachtlijst pagina bovenaan het scherm.
Klik op de knop 'Wachtlijst inschakelen'.
Let op: Eenmaal ingeschakeld, toont deze pagina een dagelijks overzicht van aanmeldingen, inclusief diensten, voorkeur voor medewerkers en notities.
Hoe kan ik een klant toevoegen aan de wachtlijst?
Als je de volgende afspraak van een klant boekt maar er zijn geen plekken beschikbaar, kun je hen handmatig aan de wachtlijst toevoegen.
Dit kan op twee manieren:
Via het agenda-overzicht:
Klik op het witte vakje onder een datum.
Klik op 'Wachtlijst' om handmatig een klant toe te voegen.
Via de Marketing-omgeving:
Ga naar de wachtlijstpagina waar je de functie hebt ingeschakeld.
Klik op de knop 'Nieuwe registratie' in de rechterbovenhoek.
Wanneer je handmatig een klant toevoegt aan de wachtlijst, moet je het volgende invullen:
Klantnaam
Let op: Als het een nieuwe klant is, voeg hen dan eerst toe aan je database of via de knop 'Nieuwe registratie'.
Dienst(en)
Voorkeur voor medewerker (optioneel)
Specifieke datum of dagen van de week (dit houdt hen op de lijst voor die specifieke dagen tot ze zijn geboekt).
Tijdsbestek (ochtend, middag of avond).
Notitie (extra informatie kan alleen door de medewerker worden toegevoegd).
Hoe melden klanten zich aan voor de wachtlijst?
Wanneer de functie is ingeschakeld, is het proces in je boeking widget geautomatiseerd om het je klanten makkelijk te maken:
Klanten zien een klok-icoon in de boeking widget bij dagen die volledig zijn volgeboekt.
Door op dit icoon te klikken, krijgen ze de optie om zich voor die dag aan te sluiten bij de wachtlijst.
Zodra ze zich aanmelden, ziet de klant een bevestigingsbericht in de widget en ontvang jij een e-mail met hun gegevens.
Belangrijke opmerking: Aanmelden voor de wachtlijst is niet hetzelfde als het boeken van een afspraak. Je moet nog steeds contact opnemen met de klant om de boeking definitief te maken zodra er een plekje vrijkomt.
Hoe beheer ik inschrijvingen wanneer er een plekje vrijkomt?
Je kunt de wachtlijst-inschrijvingen zien via de Agenda (er verschijnt een melding bovenaan) of het Dashboard (onder 'Wachtlijst vandaag'). Wanneer een plekje vrijkomt, kun je vier specifieke acties ondernemen:
E-mail sturen: Klik op de drie puntjes (...) naast de klant en selecteer 'E-mail' om individueel contact met hen op te nemen.
Bulk-e-mails sturen: Klik op het papieren vliegtuig-icoon om iedereen op de lijst voor die dag tegelijkertijd te informeren. (Template kan worden bewerkt onder Marketing > E-mail > Automatische Marketing E-mails > Wachtlijst).
Bellen: Klik op de drie puntjes (...) en selecteer 'Klant bekijken' om hun telefoonnummer te zien.
Een afspraak aanmaken: Selecteer 'Afspraak maken' in het menu met de drie puntjes. Dit opent de agenda; klik op het vrije tijdslot om een vooraf ingevulde afspraak aan te maken, en de inschrijving wordt automatisch van de lijst verwijderd.