Die Warteliste
Salons mit einem Basic und Pro-Abo haben Zugriff auf die Wartelistenfunktion. Mit einem Pro-Abo ist es auch möglich, die Email, die versendet wird, anzupassen, wobei sich deine Kunden für die Warteliste für mehrere Tage in der Woche und an einem bestimmten Datum anmelden können.
In diesem Artikel gehen wir auf die Automatisierung der Wartelisten Email ein: Wie man die einrichtet, welche Regeln es gibt und was du wissen solltest.
Wenn du mehr über die Grundlagen der Warteliste erfahren möchtest, lese bitte diesen verwandten Artikel:
Wie kann ich die automatische Warteliste aktivieren?
Um die automatische Warteliste einzurichten, benötigst du ein Pro-Abo, und ein Benutzerkonto dass die Rolle vom 'Manager' oder 'Administrator' hat. Logge dich bei Salonized ein und navigiere dich zum Reiter Email im Marketing-Modul.
Suche im Marketingmodul nach der Email Konfiguration für die Warteliste, und klicke auf Einstellung, um den Email Ersteller für die Warteliste einzugeben.
Hier findest du den Abschnitt 'Wann soll die Email versendet werden', um die Versandregeln der Email festzulegen.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
Manuelles Versenden der Wartelisten-Email
Automatischer Versand der Wartelisten-Email
Stelle die Option auf Manuell, um die Kontrolle über die Warteliste zu behalten. Emails werden nie automatisch gesendet: Du bestimmst, wann die Email gesendet wird und an welche Kunden.
Stelle die Option auf Automatisch, um Email an die Wartelisteneinträge zu versenden, sobald ein Platz im Kalendar frei wird. Die Funktionsweise dafür wird im weiteren Verlauf dieses Artikel erklärt.
Wann werden automatische Wartelisten-Emails verschickt?
Wenn du deine automatische Warteliste aktiviert hast, wird die Email automatisch verschickt, wenn ein Platz im Kalendar frei wird. Dies kann nach einigen wichtigen Ereignissen geschehen:
Änderung eines Termins:
Ein Termin wird storniert
Ein Termin wird neu eingeplant
Die Dauer eines geplanten Termins wird verkürzt
Änderungen bei der Abwesenheiten oder Aufgaben:
Eine Aufgabe oder Abwesenheit wird storniert
Eine Aufgabe oder Abwesenheit wird verschoben
Die Dauer einer geplanten Aufgabe oder Abwesenheit wird verkürzt.
Wann immer eine Änderung wie oben beschrieben eintritt, prüft das System automatisch, ob die Änderung zu einem freien Platz in die Warteliste für geführt hat.
Wenn die Änderung zu einem freien Platz für mehrere Wartelisteneinträge gleichzeitig führt, erhalten alle gleichzeitig eine Email!
Wann weiß ich ob die Email gesendet wurde?
In der Warteliste siehst du hinter dem Namen des Kunden (in der Spalte 'Gesendet') ein Häkchen, wenn die Email gesendet wurde. Das Häkchen erscheint, wenn die Email manuell oder automatisch versendet wurde.
Um auf diese Liste zu gelangen, begibst du dich zur 'Wartelisten' Kategorie im 'Marketing' Reiter, oder klickst auf die Kategorie 'Warteliste' im Kalendar am Anfang deines Tages.
Regeln & Bedingungen
Um sicherzustellen, dass Kunden nicht gespammt werden und unser System leistungsfähig bleibt, haben wir einige Regeln und Bedingungen aufgestellt, die du wissen solltest.
Die automatische Wartelisten EMail wird maximal einmal alle 24 Stunden an die Kunden gesendet.
Das Häkchen und das Versenden der Email erfolgt mit einer Verzögerung von 5 Minuten, um zu vermeiden, dass unerwünschte Emails versendet werden; wenn du eine schnelle Änderung in deinem Kalender vornimmst (z.B. mehrere Termine umplanen), wird die Wartelisten EMail nicht versendet, wenn das Endergebnis keine freien Plätze ergibt.
Änderungen an wiederkehrenden Terminen, Abwesenheiten und Hausarbeiten werden bis zu 31 Tage nach der geänderten Abwesenheit überprüft.
Wenn eine Änderung an einem wiederkehrenden Termin vorgenommen wird und ein freier Platz nach 31 Tagen nach dem geänderten Termin erstellt wird, wird die E-Mail nicht gesendet
Der ausgewählte Mitarbeiter in der Warteliste ist eine zwingende Voraussetzung für den Versand der Email. Wenn ein Platz für einen anderen Mitarbeiter frei wird, als in der Warteliste eingetragen ist, wird die Email nicht an den Kunden gesendet.
Wenn ein Eintrag auf der Warteliste für mehrere Dienste erfolgt, wird die Prüfung auf verfügbare Plätze für beide Dienste zusammen durchgeführt
Es muss ein Platz für die Kombination von Diensten verfügbar sein, nicht nur für einen der Dienste in der Wartelistenanfrage.
Bekannte Einschränkungen
Änderungen im Dienstplan/Stundenplan lösen NICHT den Versand der Wartelisten-E-Mail aus.
Eine Änderung der Öffnungszeiten oder der Personalplanung löst NICHT den Versand der automatischen Warteliste aus.
Die Neuzuweisung einer geplanten Veranstaltung an einen anderen Mitarbeiter, einen anderen Raum oder ein anderes Werkzeug löst NICHT den Versand der Wartelisten-E-Mail aus.
Wenn du einem Dienst in einem geplanten Termin einen anderen Mitarbeiter zuweist, könnte dies zu zusätzlicher freier Zeit für einen anderen Mitarbeiter führen - aber Salonized führt derzeit keine Prüfung für dieses Änderungs Ereignis durch.
Das Ablehnen einer Terminanfrage löst NICHT den Versand der Wartelisten-E-Mail aus, wenn dadurch ein freies Zeitfenster entsteht.
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