Die Warteliste ist eine praktische Funktion, die deinen Kunden die Möglichkeit gibt, an Tagen, an denen keine Zeit verfügbar ist, einen Termin zu buchen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Kunden eine zusätzliche Chance zu bieten, einen Termin zu buchen, und die Anzahl der Lücken im Kalender zu minimieren.
Nutzer des Basic- und des Pro-Pakets haben Zugriff auf die Warteliste, wobei bestimmte Funktionen nur im Pro-Paket verfügbar sind.
1. Wie funktioniert sie?
Die Warteliste gibt dir die Flexibilität, mit vollen Tagen und kurzfristigen Absagen umzugehen. Wenn du eine Anfrage zur Buchung eines Termins erhaltest und dein Tag bereits voll ist, kannst du den Kunden zukünftig auf die Warteliste setzen.
Wenn ein Platz frei wird, wirst du benachrichtigt und kannst den Kunden kontaktieren und ihm den Termin anbieten. Du kannst ihn anrufen, ihm eine E-Mail schicken oder direkt über die Warteliste einen Termin vereinbaren.
2. Was ist mit der Warteliste möglich?
Hier ist, was du mit der Warteliste machen kannst:
Alle Nutzer des Basic-Abonnements können Folgendes tun:
Kunden können sich über das Online-Buchungs-Widget für einen Tag in die Warteliste eintragen
Du kannst angemeldete Kunden einzeln per E-Mail benachrichtigen, wenn ein Platz frei wird.
Zusätzlich können Nutzer des Pro-Pakets Folgendes tun:
Kunden können sich auch für mehrere Tage über das Online-Buchungs-Widget anmelden.
Kunden können eine Präferenz für einen Teil des Tages angeben: morgens, nachmittags oder abends.
Kunden können Kommentare hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu geben.
Du kannst registrierten Kunden eine E-Mail senden, wenn ein Platz frei wird.
Du kannst den Text und das Layout der automatischen Wartelisten-E-Mails individuell gestalten.
3. Wie kann ich die Warteliste aktivieren?
Über die Seite Einstellungen
Klicke in der linken Seitenleiste auf das Zahnradsymbol (Einstellungen)
Klicke unter der Überschrift "Agenda" auf Online-Termine
Öffne die Registerkarte Agenda Management
Markiere das Kästchen "Kunden können sich für die Warteliste anmelden".
Über die Marketing-Seite (nur Pro-Benutzer)
Klicke in der linken Seitenleiste auf das Megaphon-Symbol (Marketing)
Öffne die Seite mit der Warteliste am oberen Rand des Bildschirms und klicke auf die Schaltfläche "Warteliste aktivieren".
ℹ️ Auf dieser Seite siehst du eine Tagesübersicht mit den Kund*innen, die sich für diesen Tag auf der Warteliste eingetragen haben. Außerdem kannst du sehen, für welche Dienstleistung(en) sie sich angemeldet haben, für welche Tagesabschnitte (wenn sie mehrere Tage ausgewählt haben), welche*r Mitarbeiter*in sie bevorzugen (falls vorhanden) und ob sie eine Notiz hinterlassen haben.
4. Wie kann ich Kunden auf die Warteliste setzen?
Wenn du den nächsten Termin deines Kunden buchst, aber kein Platz mehr frei ist, kannst du deinen Kunden direkt auf eine Warteliste setzen. Du kannst Kunden in 2 verschiedenen Ansichten zu einer Warteliste hinzufügen:
Über die Übersicht im Kalender
Klicke auf das weiße Kästchen unter einem Termin und dann auf "Warteliste", um einen Kunden manuell hinzuzufügen.
Über die Marketingumgebung
Gehe auf die Wartelistenseite in deiner Marketingumgebung, wo du die Funktion aktiviert hast. Hier kannst du jemanden hinzufügen, indem du oben rechts auf die Schaltfläche "Neue Registrierung" klickst.
Erstellen eine Wartelistenregistrierung (für Mitarbeiter)
Wenn du einen Kunden manuell zur Warteliste hinzufügst (über den Kalender oder die Marketingumgebung), gib bestimmte Details an:
Kundenname. Der Name des Kunden, den du auf die Warteliste setzen möchtest.
❗️Um einen neuen Kunden auf die Warteliste zu setzen, musst du ihn zunächst zu deiner Kundendatenbank hinzufügen. Dies kann direkt über die Seite "Warteliste" geschehen, indem du einen neuen Antrag hinzufügst.
Dienstleistung(en), die der*die Kund*in gerne buchen möchte
Präferenz von Mitarbeiter*innen, falls zutreffend (optional)
Datum. Der Tag, an dem sich der Kunde in die Warteliste eintragen lassen möchte
(Pro-Paket 🥇) Verfügbares Datum: Bevor du ein Datum auswählst, fordert das System dich auf, die Art der Wartelistenanmeldung zu wählen, die du erstellen möchtest:
Bestimmtes Datum: Wähle diese Option, wenn dein Kunde sich an einem bestimmten Tag anmelden möchte.
Wochentage: Wähle diese Option, wenn dein Kunde sich an mehreren Tagen der Woche anmelden möchte. Wenn du diese Option wählst, wird Ihr Kunde für alle ausgewählten Tage in der Zukunft eingeschrieben, bis ein Termin gebucht wird.
Du kannst auch angeben, welche Tageszeit dem Kunden am besten passt, morgens, nachmittags oder abends. Wenn es keine Präferenz gibt, lass alle Optionen ausgewählt.
(Pro-Paket🥇) Notiz: Wenn du eine Notiz hinzufügen möchtest, um dich an etwas zu erinnern, kannst du das in diesem Feld tun.
5. Wie können sich Kunden in die Warteliste eintragen?
Kunden können sich im Buchungs-Widget in eine Warteliste eintragen, wenn die Warteliste aktiviert ist.
Du siehst eine Uhr unter den Tagen, die für den ausgewählten Service ausgebucht sind. Wenn Kunden auf einen dieser Tage klicken, erhalten sie die Möglichkeit, sich für die Warteliste anzumelden.
Abhängig von deinem Abonnement können deine Kunden:
sich für einen bestimmten Tag anmelden (Basic- und Pro-Pakete)
sich für mehrere Tage oder alle Tage anmelden (nur Pro-Paket)
Wenn sie sich für mehrere Tage anmelden möchten, können sie auch die Verfügbarkeit für einen Teil des Tages, morgens, nachmittags oder abends angeben (wenn sie nichts auswählen, werden standardmäßig alle Optionen ausgewählt).
Sobald sich die Kunden für die Warteliste angemeldet haben, erhalten Sie eine E-Mail mit allen Angaben. Die Kunden sehen eine Bestätigungsnachricht im Buchungs-Widget (siehe Screenshot unten).
❗️ Die Eintragung auf der Warteliste ist nicht gleichbedeutend mit der Buchung eines Termins. Sobald ein neuer Platz im Kalender frei wird, kannst du dich an einen der Kunden auf der Warteliste wenden, um einen Termin zu buchen.
6. Wie kann ich die Anmeldungen auf der Warteliste sehen?
Über den Kalender
Oben in deinem Kalender siehst du eine Benachrichtigung, wenn sich an diesem Tag ein Kund*in auf deiner Warteliste befindet. Wenn du darauf klickst, siehst du eine detailliertere Übersicht über alle Anmeldungen an diesem Tag.
Über das Dashboard
Du kannst über das Dashboard sehen, wie viele Personen sich heute auf der Warteliste befinden. Wenn du auf "Warteliste heute" klickst, wirst du auf die Wartelistenseite im Marketingbereich weitergeleitet. Dort kannst du alle Details zu den Kund*innen sehen, die heute oder an einem anderen Tag auf der Warteliste stehen.
7. Was kann ich tun, wenn ein Platz frei wird?
Öffne zunächst die Übersicht über die Warteliste für diesen Tag, um die Anmeldungen zu sehen. Von dieser Ansicht aus kannst du vier verschiedene Maßnahmen ergreifen: E-Mail, Massen-E-Mail, anrufen oder direkt einen Termin vereinbaren.
E-Mail an einen Kunden
Öffne die Übersicht der Warteliste für diesen Tag
Klicke auf die drei Punkte (...) neben dem Kunden, dem du eine E-Mail senden möchtest
Klicke auf "E-Mail" und bestätige mit "Ja
Nach der Bestätigung wird die folgende E-Mail an Ihren Kunden gesendet
Nutzer des Pro-Pakets können das Design der E-Mail über die Marketingumgebung ändern (Block "E-Mail" in der oberen Navigation)
Bulk-E-Mails an Kunden (Pro-Paket)
Öffne die Übersicht der Warteliste für diesen Tag
Klicke auf das Papierflugzeug neben der Schaltfläche Neuanmeldung
Bestätige deine Aktion mit einem Klick auf Ja
Die folgende E-Mail wird an deine Kunden verschickt
Nutzer des Pro-Pakets können das Design der E-Mail über die Marketingumgebung ändern (Block "E-Mail" in der oberen Navigation)
Einen Kunden anrufen
Öffne die Übersicht der Warteliste für diesen Tag
Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten (...) neben dem Kunden, dem du eine E-Mail senden möchtest
Klicke auf "Kunde anzeigen" und verwende die im Kundenprofil verfügbare Nummer, um anzurufen. Wenn du Salonized auf dem Handy verwendest, kannst du direkt anrufen, indem du auf die Telefonnummer tippst.
Einen Termin vereinbaren
Öffne die Übersicht der Warteliste für diesen Tag
Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten (...) neben der Kundenregistrierung
Wähle 'Einen Termin vereinbaren'. Daraufhin wird die Kalenderansicht geöffnet.
Tippe auf den freien Platz im Kalender, um eine vorausgefüllte Terminanmeldung zu erstellen
Überprüfe alle Details und klicke anschließend auf "Termin vereinbaren
Der Kunde erhält eine Bestätigung und die Registrierung auf der Warteliste wird automatisch gelöscht.
❓Wie kann ich die automatische E-Mail ändern?
Das Ändern der automatischen E-Mail ist nur für Nutzer des Pro-Pakets möglich.
Wenn du den Text dieser E-Mail ändern möchtest, kannst du das über Marketingbereich > E-Mail > Automatische E-Mails > Warteliste tun:
Wenn du weitere Fragen hast, wende dich bitte an unser Support-Team. Wir helfen dir gerne weiter!