Avant d’ajouter des services, vous pouvez commencer par ajouter des Catégories.
Les catégories servent à classer vos services. Elles sont particulièrement utiles pour l’agenda en ligne : au lieu d’une longue liste de services repris dans la catégorie « Général », vous pouvez faire en sorte de répartir les traitements que vous proposez dans différentes catégories. Vos clients et vous-même obtenez ainsi un meilleur aperçu de vos services.
Ajouter une catégorie
Pour créer une catégorie, accédez à Réglages > Paramètres du calendrier > Catégories de services, puis cliquez en haut à droite sur « Ajouter une catégorie ».
Donnez un nom à la catégorie, puis attribuez-lui une couleur (pour l’agenda) et complétez éventuellement le champ « ordre de tri ».
Ordre de tri
Vous pouvez ajouter à chaque catégorie un numéro d’ordre de tri. Ce numéro correspond à la place occupée par la catégorie de services, par exemple lorsque le client prend rendez-vous à l’aide du widget. Si vous indiquez « 1 » dans le champ « ordre de tri » d’une catégorie, celle-ci apparaîtra en premier dans la liste. Si vous indiquez « 2 », elle apparaîtra en deuxième, et ainsi de suite.
Ajouter des services
Une fois vos catégories créées, vous pouvez y ajouter des services. Il vaut mieux procéder dans cet ordre-là, de manière à ajouter directement le service dans la bonne catégorie.
Pour ajouter des services, accédez à Réglages > Paramètres du calendrier > Services, puis cliquez en haut à droite sur le bouton « Nouveau service ».
La plupart des champs à remplir comme le nom, le prix et la catégorie correspondante sont assez évidents. Mais attardons-nous un instant sur les renseignements suivants :
Description
Rédigez ici une description de vos services. Il peut s’agir d’une explication au sujet du traitement proposé, ou encore d’une précision par rapport au nom du service.
Durée (en minutes)
Si votre présence est requise auprès du client tout au long du traitement, indiquez simplement la durée totale de la prestation, par exemple 20, 30 ou 45 minutes.
Temps de pose
Si le traitement d’un client nécessite un temps de pose, vous pouvez le mentionner dans le service. Vous libérez ainsi un créneau dans l’agenda pour que vous ou vos collaborateurs puissiez vous occuper d’un autre client.
Pour ajouter un temps de pose au traitement, cochez la case « Ce service nécessite un temps de pose ».
Complétez le champ « Temps de préparation » en indiquant par exemple le temps nécessaire pour appliquer une coloration sur les cheveux du client A.
Complétez le champ « Temps de pose » en indiquant le temps que vous pouvez consacrer à un autre client pendant que, par exemple, la coloration du client A prend.
Complétez le champ « Temps de finalisation » en indiquant la durée de la fin du traitement pour le client A, par exemple le temps nécessaire pour rincer ses cheveux.
Dans l’agenda accessible aux clients, le temps de pose se présente comme un créneau horaire libre. Un autre rendez-vous peut donc être planifié pendant le temps de pose du client A.
La capture d’écran ci-dessous vous montre à quoi ressemble un service avec temps de pose dans l’agenda. Comme vous pouvez le voir, un créneau est disponible pour un autre rendez-vous.
Période tampon
Vous n’êtes pas obligé d’indiquer une période tampon. Les minutes encodées dans ce champ sont ajoutées à la durée totale du traitement.
Si la durée d’un traitement est de 60 minutes avec une période tampon de 15 minutes, la durée indiquée pour le client sera de 60 minutes, mais 75 minutes seront bloquées dans votre agenda.
N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».