L'intégration entre l'appli et Google Calendar vous permet de consulter votre planning lors de vos déplacements et de bloquer automatiquement du temps dans l'appli lorsque vous ajoutez des rendez-vous à votre Google Calendar. Lisez cet article pour découvrir comment l'activer, partager le calendrier avec vos employés et résoudre les problèmes les plus courants.
Comment configurer l'intégration de l'appli vers GCal ?
L'intégration permet à vos rendez-vous l'appli d'apparaître automatiquement dans un Google Calendar.
Si vous n'avez pas encore de compte Gmail, commencez par en créer un.
Rendez-vous sur www.gmail.com pour créer un compte pour votre salon.
Ensuite, allez sur www.google.com/calendar et gardez cet onglet ouvert.
Pour activer l'intégration :
Connectez-vous à l'appli.
Allez dans Paramètres > Général > Intégrations.
Sous Google Calendar, cliquez sur « Activer » et accordez les autorisations demandées.
Dans la section l'appli → GCal, choisissez votre type de synchronisation :
Si vous travaillez seul, sélectionnez l'option « Tous les rendez-vous dans un seul Google Calendar ».
Si vous travaillez avec une équipe, sélectionnez l'option « Des Google Calendars distincts pour les rendez-vous de chaque employé ».
À côté du nom de chaque employé, cliquez sur « Créer un nouveau calendrier : l'appli - [Nom de l'employé] ».
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : La synchronisation initiale peut prendre environ 15 minutes pour apparaître dans Google.
Comment puis-je partager les calendriers spécifiques des employés avec mon équipe ?
Une fois les calendriers créés, vous pouvez les partager afin que les employés puissent consulter leurs plannings individuels sur leurs appareils mobiles privés. Voici comment faire :
Ouvrez votre Google Calendar.
Dans le menu de gauche, survolez le calendrier de l'employé spécifique que vous venez de créer.
Cliquez sur les trois points (icône d'options) à côté du nom du calendrier.
Sélectionnez « Paramètres et partage ».
Faites défiler jusqu'à « Partager avec » et saisissez l'adresse e-mail privée de l'employé.
Cela garantit qu'ils ne voient que leurs propres rendez-vous.
Comment configurer l'intégration de GCal vers l'appli ?
Cette synchronisation bidirectionnelle avancée permet à l'appli de lire les informations relatives aux rendez-vous de votre calendrier. Elle garantit que lorsque vous créez un événement dans Google Calendar, cela crée automatiquement une « absence » dans l'appli, empêchant ainsi les clients de réserver ce créneau horaire.
Pour activer l'intégration, vous devez avoir le rôle de gestionnaire :
Connectez-vous à l'appli.
Allez dans Paramètres > Général > Intégrations.
Cliquez sur Paramètres sur l'intégration Google Calendar.
Dans la section GCal → l'appli, cochez la case « Afficher les événements Google Calendar comme des absences dans l'appli ».
Sélectionnez un Google Calendar spécifique pour chaque employé. Lorsqu'un événement est ajouté à ce Google Calendar, une absence est créée uniquement pour cet employé.
Vous pouvez également sélectionner le calendrier « Toute l'entreprise ». Les événements ici bloqueront le planning de tous les employés simultanément.
Remarque : Utilisez ce paramètre avec prudence, car il a un impact significatif sur la disponibilité des réservations pour les clients.
Comment puis-je empêcher certains rendez-vous Google de bloquer mon temps ?
Si vous avez une note personnelle ou un événement dans votre Google Calendar que vous ne souhaitez pas voir bloquer votre disponibilité dans l'appli, vous pouvez utiliser des hashtags pour les ignorer.
Pour ignorer un seul rendez-vous : Ajoutez le hashtag #sz_ignore à la description de l'événement dans Google Calendar.
Pour ignorer une série récurrente : Ajoutez le hashtag #sz_ignore_all à la description d'un rendez-vous de la série.
De cette manière, l'appli lira le calendrier mais ignorera tous les événements contenant ces tags, laissant ces créneaux horaires ouverts aux réservations.
Quelles sont les limitations de la synchronisation Google Calendar ?
Bien que l'intégration soit puissante, il existe des limitations techniques spécifiques concernant les événements récurrents et les droits de modification.
Configuration initiale : Les rendez-vous récurrents existants créés avant l'activation de l'intégration ne seront pas importés. Seuls les nouveaux événements récurrents créés après la configuration seront synchronisés.
Récurrence complexe : La synchronisation ne prend pas en charge les « jours relatifs » (par exemple, « le dernier vendredi du mois »). Cependant, elle fonctionne avec des dates spécifiques (par exemple, « le 15 de chaque mois »).
Types d'événements : Les événements récurrents annuels et les événements « Toute la journée » ne sont pas pris en charge.
Lecture seule : Les absences créées par Google Calendar sont en « lecture seule » dans l'appli. Pour les modifier ou les supprimer, vous devez effectuer la modification directement dans Google Calendar.