Werken er mensen in je team op meer dan één vestiging? In Multi-Location regel je dat in één account, zonder ze dubbel aan te maken. Je koppelt iemand aan elke vestiging waar diegene werkt, en de app houdt bij waar de werktijden gelden. Er is één uitzondering, en die staat hieronder.
Dit artikel gaat over Multi-Location. Voor meerdere vestigingen zijn er twee opzetten, Multi-Location en Franchise, en ze werken heel verschillend. Weet je nog niet welke bij je past? Lees dan eerst Werken met meerdere vestigingen.
Kan iemand op meerdere vestigingen werken?
Ja. Je koppelt een teamlid aan elke vestiging waar diegene werkt, en daarna verschijnt die persoon in het rooster van al die vestigingen.
De werktijden liggen wel per dag op één vestiging vast. Werkt iemand op maandag in Haarlem en op dinsdag in Amsterdam, dan is dat precies waar dit voor bedoeld is. Splitst iemand één dag over twee vestigingen, dan kies je de vestiging waar de boekbare uren horen. Wil je die dag echt op twee plekken kunnen boeken, dan is een tweede teamlid in je account de manier.
Het rooster laat dat ook zien. Je filtert het rooster op één vestiging, en wie die dag al op een andere vestiging staat, kun je er niet ook inplannen.
Waar stel je de vestigingen van een teamlid in?
Bij de gegevens van dat teamlid in je instellingen vink je de vestigingen aan waar diegene werkt. In het overzicht zie je daarna per persoon aan welke vestigingen die gekoppeld staat.
Hoe bepaalt de app iemands werktijden?
Voeg je een nieuw teamlid toe, dan gebruikt de app standaard de openingstijden van de vestiging waarop je die persoon aanmaakt. Je kunt een andere vestiging kiezen, en dan koppelt de app het teamlid daar meteen aan. Je kunt ook kiezen om de werktijden zelf bij te houden.
Houd je de werktijden niet zelf bij, dan zie je streepjes in het rooster in plaats van tijden. Welke vestiging dan de tijden bepaalt, lees je af aan het icoon links in die rij.
Handmatige werktijden beheer je in het Rooster, en de vestiging die je daar aan een dag hangt is de vestiging waar die uren gelden.
Wat als dezelfde persoon dubbel in je account staat?
Dat komt voor als je vestigingen eerder losse accounts waren. Ons supportteam voegt die twee samen: afspraken, afwezigheden, taken, facturen, behandelrapporten en notities komen dan onder één teamlid te staan. Het tweede, overbodige teamlid krijgt (old) achter de naam en blijft in je account staan, omdat je zelf nog het rooster en de behandelingen van het overgebleven teamlid goed moet zetten. Daarna kun je de dubbele verwijderen.
Download je urenrapportage vóór een samenvoeging
Dit is de enige stap die je niet kunt terugdraaien. Bij een samenvoeging gaan de roosters uit het verleden niet mee, en daardoor zijn urenrapportages van vóór die datum daarna niet meer bruikbaar. Alle andere gegevens blijven bewaard.
Zet daarom vóór de samenvoeging de periode in je medewerkersrapportage op de volledige periode en download hem, en haal ook de export met gewerkte uren op bij de gegevensexports in je instellingen.
Werkt iemand op meerdere vestigingen, gebruik dan het overzicht van alle locaties om uren op te tellen: taken en afwezigheden hangen alleen aan de persoon, niet aan een vestiging, dus per vestiging tel je ze dubbel.