Je kunt een afspraak op drie manieren in de agenda krijgen: je zet hem er zelf in vanuit de agenda, je start vanuit het klantenbestand, of je klant boekt zelf online.
Hoe zet ik een afspraak rechtstreeks in de agenda?
Klik in de agenda op het tijdstip dat je wilt. Dat tijdstip wordt meteen in de afspraak overgenomen, dus je hoeft datum en tijd niet nog eens in te vullen. Wil je met een leeg tijdstip beginnen? Gebruik dan de knop Afspraak toevoegen rechtsboven in de agenda.
Zoek je klant op in het zoekveld. Komt ze nog niet voor in je klantenbestand, klik dan op Nieuwe klant toevoegen onder het zoekveld. Voornaam en achternaam zijn verplicht; e-mailadres en mobiel nummer mag je later invullen. Er wordt automatisch een klantenbestand voor haar aangemaakt.
Kies daarna de dienst. Achter elke dienst in de lijst staat de prijs, dus je ziet direct wat een kleuring of een knipbeurt kost. Gaan er meerdere behandelingen in één afspraak, klik dan op 'voeg een dienst toe'. De diensten kun je met slepen in de volgorde zetten waarin je ze uitvoert.
Kies vervolgens de medewerker. Dat veld is verplicht zodra het in beeld staat. Werk je alleen, dan zie je het veld niet: de enige medewerker wordt automatisch gekozen.
Sla de afspraak op met de knop onderaan het paneel rechts.
Hoe zet ik een afspraak vanuit het klantenbestand?
Open de klant en klik op het tabblad Overzicht op Afspraak toevoegen in de lijst met acties. Dezelfde knop staat op het tabblad Afspraken.
Je komt dan terug in de agenda met deze klant al aan de afspraak gekoppeld, en bovenaan staat een melding dat je een tijdstip kunt aanklikken. Je hoeft haar dus niet opnieuw op te zoeken.
Wat kan ik verder op een afspraak instellen?
In het afsprakenformulier zitten een paar dingen die je makkelijk over het hoofd ziet:
Beschikbaarheid zoeken — laat de app zoeken op welke momenten deze behandeling nog past, in plaats van dat je zelf door de week scrolt.
Afspraak herhalen — voor een klant die elke zes weken terugkomt voor haar uitgroei zet je de afspraak in één keer voor de hele reeks vast.
Notitie — je klant ziet deze notitie niet, dus hier kun je kwijt welke kleurformule je hebt gebruikt.
Een vinkje voor de e-mailnotificaties bij het opslaan. Zet je het uit, dan krijgt je klant geen bevestiging van deze afspraak.
Het totaalbedrag van de afspraak, in het paneel rechts naast de datum.
Werk je vanuit meerdere vestigingen, dan kies je bovenaan ook de vestiging.
Kunnen mijn klanten zelf een afspraak boeken?
Ja, via de widget voor online afspraken. Je stelt hem in via Instellingen > Agenda > Online afspraken. Vanuit de agenda kom je er ook via het instellingenmenu bovenaan.
Meer over die instellingen lees je in dit artikel.