Salonized verstuurt automatisch mailtjes naar jouw klanten. Bijvoorbeeld een afspraakbevestiging of -herinnering.
Je kunt zelf instellen en aangeven welke mails je automatisch wilt laten versturen. Dit kan op verschillende niveau's;
Op account niveau: via (icoontje envelop) Instellingen > Agenda en Afspraak instellingen stel je bijvoorbeeld in of en hoe lang van tevoren je een automatische afspraak herinnering wilt sturen.
Per klant: je kunt het automatisch versturen van bepaalde berichten, zoals het feedbackbericht, per klant aangeven.
Per actie: verplaats je een afspraak in de agenda? Dan vraagt Salonized of je hiervan een afspraak-verplaatst melding wilt sturen of niet.
Op deze pagina lees je meer over het bewerken van de automatische mailtjes die Salonized verstuurd.
Automatische e-mails
Alhoewel alle automatische e-mails in Salonized standaard voorzien zijn van een geschikte boodschap, is het natuurlijk leuk om de berichten te bewerken zodat ze perfect aansluiten bij jouw huisstijl. We zullen hier uitleggen hoe je dit doet.
De inhoud van de automatische berichten stel je in via (icoontje envelop) berichten > email templates
We versturen verschillende soorten automatische berichtjes:
De afspraakbevestiging: deze wordt direct verstuurd na het plannen van een nieuwe afspraak, indien er een mailadres van de klant bekend is en indien er instelt staat dat je de afspraakbevestiging wilt versturen
De afspraakherinnering: deze wordt op een een bepaalde tijd van tevoren verstuurd, die tijd kun je zelf kiezen via (icoontje linksonder) Instellingen > Agenda en Afspraak instellingen, bijvoorbeeld "24 uur van tevoren"
De no-show email: via (icoontje links onder) Instellingen > Agenda en Afspraak instellingen kun je deze mail instellen. Wanneer je een afspraak markeert als no-show, vraagt het systeem of je de no-show email wilt versturen
Het verjaardagsbericht: deze verstuurt automatisch rond 09.00 in de ochtend een mail naar klanten die die dag hun verjaardag hebben
Afspraak verplaatst e-mail: Wanneer je een afspraak naar een andere tijd of dag verplaatst, kun je jouw klant hierover per mail informeren
Afspraak geannuleerd: wanneer je een afspraak verwijderd uit je agenda, kun je de klant hierover per mail informeren
Digitale factuur: heb je afgerekend met de klant, dan kun je direct per mail de factuur toesturen
Feedback verzoek: indien je het review systeem ingeschakeld hebt, verstuurt Salonized automatisch ongeveer 2 uur na de afspraak een feedback verzoek per mail
Verzoek om feedback te publiceren: gebruik ontvangen reviews voor jouw online review widget op je website. Heeft de klant (nog) geen toestemming geven voor online publicatie, dan kun je hiervoor een verzoek per mail sturen
» Email footer: stel eenmalig je email afsluiting in in dit veld en dit wordt automatisch onder al je automatische berichten geplaatst.
Inhoud van de berichten bewerken
De inhoud van alle bovengenoemde berichtjes, kun je grotendeels zelf bepalen. Alleen voor de digitale factuur en het automatische feedback bericht geldt een vaste opmaak van Salonized.
Per bericht kun je de content aanpassen, zowel de titel als de inhoud van de mail.
Let op: vergeet niet per bericht op de blauwe knop "opslaan" te klikken, om je wijzigingen te bewaren.
Variabelen
Je kunt verschillende variabelen toevoegen aan de communicatie e-mails.
Door een variabele toe te voegen aan een e-mail, wordt specifieke informatie met betrekking tot een afspraak automatisch in de e-mail verwerkt.
Door bijvoorbeeld de variable {{first_name}} in het bericht te zetten, wordt automatisch de naam van de juiste klant in de e-mail verwerkt. Zie hieronder een voorbeeld:
Pieter Janssen maakt voor donderdag 9 maart om 11:00 uur een online afspraak “knippen en kleuren” bij Salon Rianne.
De automatische afspraak bevestiging ziet er zo uit:
De lijst met variabelen die je per bericht kunt gebruiken, vind je onder elk berichtje. Je kunt de variabelen kopiëren en plakken uit het lijstje.
Email onderschrift
Door gebruik te maken van het e-mail onderschrift, hoef je maar één keer een "footer" voor je e-mail in te stellen, die standaard onderaan elke mail getoond wordt.
De e-mail footer (het onderschrift) vind je ook op de communicatie-pagina in Salonized.
Je kunt bijvoorbeeld het volgende email onderschrift instellen:
Let op: als je gebruik maakt van het e-mail onderschrift, dan wordt deze automatisch onder je mails geplaatst. Zorg er dan voor dat alle overige onderschriften in je mails verwijderd worden. Je hoeft dan dus niet elke mail af te sluiten met codes als {{company_name}} en {{company_address}}.
Koppel sociale media in automatische mailtjes
Voeg sociale media accounts toe aan de automatische e-mails om je kanalen te promoten. Je stelt hiervoor het volgende in:
Via (icoontje linksonder) Instellingen > Bedrijfsinformatie bewerken voeg je jouw sociale media accounts toe.
Door de variabele {{company_social}} in je mail templates te gebruiken, voeg je de sociale media aan je mails toe. Dat ziet er zo uit:
Lees ook: