De wachtlijst is een handige functie van Salonized, waarmee je klanten een afspraak kunnen boeken op dagen waarop er momenteel geen tijd beschikbaar is. Het helpt je om je agenda vol te houden door gaten in je kalender op te vullen. In dit artikel ontdek je hoe wachtlijst e-mails werken en hoe je ze instelt, zodat je klanten nooit een kans missen om van hun favoriete dienst te genieten.
Let op: Hoewel de wachtlijst is inbegrepen in zowel Basic als Pro abonnementen, zijn geautomatiseerde e-mails exclusief voor Pro gebruikers.
Als je ons Afsprakenpakket gebruikt, kun je de wachtlijst-functie toevoegen via de Boost-uitbreiding. Lees hier meer over de wachtlijst.
Hoe schakel ik de automatische wachtlijst e-mail in?
In Salonized kun je automatische wachtlijst e-mails in slechts een paar stappen inschakelen. Dit is hoe:
Log in op je Salonized account.
Ga naar de Marketing omgeving (door op het megafoon-icoontje te klikken).
Klik op het tabblad E-mail bovenaan de marketingomgeving.
Ga naar de sectie Automatische e-mails > Wachtlijst.
Klik op Instellingen om de wachtlijst e-mail te bewerken en je bericht aan te passen.
In de sectie ‘Wanneer het verzonden moet worden’, kies je uit twee opties:
Wachtlijst e-mails handmatig verzenden: Je behoudt de controle; de e-mail wordt nooit automatisch verzonden. Je kiest zelf het moment en de klant.
Wachtlijst e-mails automatisch verzenden: Wanneer dit is geselecteerd, wordt de e-mail naar alle passende klanten op de wachtlijst gestuurd zodra er een plekje beschikbaar komt.
Je kunt zien of de e-mail is verzonden via Marketing > Wachtlijst.
Let op: Om de automatische wachtlijst in te stellen, moet je een account hebben met de rol Manager of Administrator. Meer info over hoe je specifieke permissies aanpast vind je hier.
Wanneer precies wordt de automatische e-mail getriggerd?
Als je de wachtlijst e-mail op automatisch instelt, controleert het systeem de beschikbaarheid op basis van specifieke kalendergebeurtenissen. De e-mail wordt getriggerd door:
Afspraak updates: Het verwijderen van een afspraak, het verplaatsen naar een nieuwe tijd, of het verkorten van de duur.
Aanpassingen aan taken of afwezigheden: Het verwijderen van een taak, het verplaatsen van een afwezigheid, of het aanpassen van de duur van beide.
Na deze gebeurtenissen controleert het systeem direct of de nieuwe opening overeenkomt met de specifieke diensten of medewerker-voorkeuren van klanten op je lijst.
Let op: Als een wijziging meerdere matches oplevert, worden alle in aanmerking komende klanten tegelijkertijd geïnformeerd.
Hoe kan ik bevestigen dat de e-mail is verzonden?
In Salonized kun je communicatie eenvoudig volgen en zien welke klanten op de wachtlijst zijn geïnformeerd over vrije plekken. Dit is hoe:
Toegang tot de wachtlijst: Navigeer naar Marketing > Wachtlijst, of klik simpelweg op het wachtlijst-icoon bovenaan je Dagaanzicht in de kalender.
Zoek naar het vinkje: Zodra de e-mail is verzonden, verschijnt er een vinkje in de kolom Verzonden. Het vinkje verschijnt of de e-mail nu handmatig of automatisch is verzonden.
Wat zijn de voorwaarden en regels voor deze e-mails?
Om te zorgen dat klanten niet overbelast raken en om de systeemprestaties te behouden, zijn de volgende regels geïmplementeerd:
Frequentie: De automatische e-mail wordt maximaal één keer per 24 uur naar klanten gestuurd.
Vertraging: E-mails worden verzonden met een vertraging van 5 minuten om te voorkomen dat er per ongeluk e-mails worden verstuurd tijdens snelle opeenvolgende wijzigingen.
Tijdsbestek: Wijzigingen worden tot 31 dagen van tevoren gecontroleerd; wijzigingen buiten dit venster zullen geen automatische e-mail triggeren.
Medewerker voorkeur: Medewerker-voorkeuren worden gerespecteerd. Er wordt geen e-mail gestuurd als de open plek bij een andere medewerker is dan de aangevraagde.
Meerdere diensten: Als een inschrijving meerdere diensten bevat, controleert het systeem de beschikbaarheid van de gehele combinatie.
Zijn er uitzonderingen waarbij een e-mail niet wordt verzonden?
Er zijn bepaalde administratieve wijzigingen die het automatische notificatiesysteem niet triggeren. De e-mail wordt niet getriggerd door:
Wijzigingen in het rooster (bijv. openingstijden of werktijden van medewerkers).
Het wijzigen van de medewerker, behandelkamer of apparatuur voor een al geplande afspraak.
Het weigeren van een afspraakverzoek, zelfs als dit resulteert in een beschikbaar tijdslot.
Als je nog verdere vragen hebt, neem dan contact op met ons supportteam.
We helpen je graag.