We begrijpen dat het tijdrovend en vervelend is om een agenda op twee plaatsen bij te houden. Misschien heb je een agenda in Google met afspraken en wil je niet dat deze tijden boekbaar zijn voor klanten in Salonized. Deze integratie voor Google Agenda lost dit probleem op!
Google Agenda Integratie
Salonized biedt een Google Agenda-integratie die afspraken van Salonized in je Google Agenda plaatst. Om meer te weten te komen over de basisinstelling van de integratie, kun je dit helpdesk artikel raadplegen:
Deze pagina beschrijft een geavanceerde instelling in de Google Agenda-integratie: een synchronisatie de andere kant op, waarmee je Google Agenda-afspraken terug kunt sturen naar Salonized als Afwezigheden.
Hoe schakel ik de integratie in?
Om de afwezigheids synchronisatie voor Google Agenda in te schakelen, ga je naar de Integraties pagina in je instellingen in de Salonized-app.
Let op: je gebruikersaccount moet de rol "Manager" hebben om toegang te krijgen tot deze pagina.
Zoek de Google Agenda-integratie en klik op Instellingen. (Als je de integratie nog niet hebt ingeschakeld, volg dan de instructies op deze pagina).
In het Instellingen-popupvenster schakel je de afwezigheidssynchronisatie in het tweede deel van het scherm in. Na inschakeling zie je een lijst van je medewerkers en een optie om een agenda voor het "Hele bedrijf" te selecteren.
Kies een agenda per type afwezigheid
Als je meerdere medewerkers hebt, kun je een specifieke agenda per medewerker selecteren om de afwezigheden voor aan te maken. Je kunt er ook voor kiezen om geen Google Agenda te selecteren voor het maken van afwezigheden, wat volledige flexibiliteit en configureerbaarheid biedt.
Hoe werkt de integratie precies?
Door de integratie in te schakelen, geef je Salonized toegang tot je agenda's om afspraak informatie te lezen. De Google Agenda-afspraken uit de geconfigureerde agenda maken een afwezigheid aan voor de medewerker waarvoor je deze agenda hebt toegevoegd.
Wanneer een nieuwe afspraak wordt gepland in Google Agenda, wordt deze tijd geblokkeerd in Salonized, zodat klanten deze tijden niet kunnen boeken.
Als je een Google Agenda toevoegt voor het "Hele Bedrijf", hebben de aangemaakte afwezigheden invloed op alle medewerkers in je salon. Wees voorzichtig met deze instelling, omdat dit de beschikbaarheid van je klanten om afspraken te boeken beïnvloedt!
Als je een Google Agenda toevoegt voor een specifieke medewerker, wordt alleen de beschikbaarheid van die medewerker beïnvloed door de aangemaakte afwezigheden.
Een afspraak of terugkerende afspraak negeren
Er is een "verborgen" bonusfunctie in deze integratie, waarmee je bepaalde afspraken kunt negeren en voorkomen dat ze een afwezigheid in Salonized creëren.
Als je een specifieke afspraak in Google Agenda wilt negeren, kun je de hashtag #sz_ignore toevoegen in de beschrijving van de afspraak.
Voor terugkerende afspraken kun je #sz_ignore_all toevoegen in de beschrijving van een van de afspraken. Dit zal alle afspraken in de reeks negeren.
Bekende beperkingen en limieten
Als je de integratie voor het eerst instelt importeren we geen herhalende afspraken in Google Agenda.
Alle nieuwe herhalende afspraken in Google Agenda (die na het inschakelen van de integratie worden aangemaakt) worden wel geïmporteerd naar Salonized.
Sommige herhalende afspraken in Google Agenda synchroniseren helemaal niet naar Salonized:
Geplande relatieve dagen per periode, bijv. elke laatste vrijdag van de maand, 2e week van de maand.
Een specifieke datum (elke 17e van de maand) werkt wel. Elke laatste vrijdag van de maand niet.
Jaarlijks terugkerende afspraken worden ook niet gesynchroniseerd.
Je kunt afwezigheden vanuit Salonized niet wijzigen. Het is daarom niet mogelijk om Google Agenda-afspraken vanuit Salonized te beheren.
We ondersteunen geen jaarlijks terugkerende afspraken: afspraken die jaarlijks terugkeren in Google Agenda worden niet geïmporteerd naar Salonized als afwezigheden.
We ondersteunen geen afspraken die ingesteld staan voor "de hele dag". Afspraken die terugkeren en de hele dag duren, worden niet geïmporteerd naar Salonized als afwezigheden.