De functie herhaal afspraken maakt het mogelijk om een serie afspraken in één keer in je agenda toe te voegen. Op deze pagina lees je hoe je afspraken herhalen kunt in Salonized; regelmatige terugkerende afspraken voor een bepaalde klant.
Een serie afspraken met één klik
Om te voorkomen dat je een terugkerende afspraak handmatig een aantal keer moet toevoegen, hebben we de functie herhaal afspraken ontwikkeld. De functie maakt het mogelijk effectiever een serie afspraken voor een bepaalde klant te beheren. Je kunt binnen een serie herhaal afspraken, individuele afspraken bewerken en/of verwijderen zoals je gewend bent bij normale afspraken.
Hoe voeg je een herhaal afspraak toe?
Ga naar de agenda en voeg een nieuwe afspraak toe zoals je gewend bent, door de juiste dag en tijd aan te klikken.
Selecteer een klant (optioneel), een dienst en een medewerker.
Waar je "frequentie" ziet staan, klik je om het juiste herhaal patroon te selecteren
Kies hoe vaak je de afspraak wilt herhalen: dagelijks, wekelijks, maandelijks...
Kies de juiste interval bij de herhaling, wanneer je wekelijks kiest als herhaal patroon kun je bij de interval bijvoorbeeld "elke 6 weken" kiezen.
6. Kies de juiste einddatum of selecteer het aantal keer voor de afspraak.
7. Klik op opslaan.
Herhaal patronen
Bij het herhaal patroon specificeer je hoevaak een afspraak herhaald moet worden. Een voorbeeld: je wilt een afspraak toevoegen voor "haar föhnen en stylen", eens in de twee weken op vrijdag, 8 keer, dan selecteer je:
Herhaling: wekelijks op vrijdag
Herhaal elke: 2 weken
Herhaling eindigt: na 8 keer
Je kunt uit de volgende herhaal patronen kiezen:
Dagelijks
Wekelijks op een bepaalde dag (vb: wekelijks op vrijdag)
Wekelijks op bepaalde dagen (vb: woensdag en vrijdag)
Maandelijks op een bepaalde datum (vb: maandelijks op de 28ste)
Maandelijks op een bepaalde dag (vb: elke 3e zaterdag van de maand)
Daarbij kies je de juiste interval voor de herhaling (elke week, elke 2 weken, elke drie weken, etc.)
Herhaling eindigt op:
Je hebt voor het bepalen van hoevaak de afspraak herhaalt moet worden, 3 opties:
a) Herhaling eindigt nooit: geen einddatum, herhaalt oneindig
b) Herhaling eindigt op een specifieke datum: je selecteert een datum in de kalender wanneer de herhaling moet eindigen
c) Herhaling eindigt na een aantal keer: het nummer dat je invult bepaalt hoevaak de afspraak in je agenda komt, bijvoorbeeld 8 keer.
Conflicten door herhaal afspraken
Wanneer je een nieuwe herhaal afspraak toevoegt in je agenda, kan het voorkomen dat de herhaal afspraak voor een conflict zorgt. Een conflict betekent dat er op de dag/tijd waarop de herhaal afspraak komt te staan, al een andere afspraak staat. Je hebt dan een dubbele afspraak.
Belangrijk: Salonized controleert of de herhaal afspraak voor dubbele afspraken zorgt. We checken dit voor een aantal afspraak instanties en niet oneindig in de toekomst.
De regels:
Bij een dagelijks terugkerende afspraak, checken we voor de eerstvolgende 14 afspraken of er dubbele afspraken voorkomen.
Bij een wekelijks terugkerende afspraak, checken we voor de eerstvolgende 8 afspraken of er dubbele afspraken voorkomen
Bij een maandelijks terugkerende afspraak, checken we voor de eerstvolgende 4 afspraken of er dubbele afspraken voorkomen
Het kan dus zo zijn, dat een wekelijks terugkerende afspraak voor een dubbele afspraak zorgt over 3 maanden in de toekomst, die we niet melden. We hebben hier een limiet op om de snelheid van Salonized niet te belemmeren, door het oneindig uitrekenen van dubbele afspraken aan de achterkant.
Op dit moment tonen we deze dubbele afspraken op de volgende manier:
Zodra je de herhaal afspraak toevoegt, verschijnen alle afspraken tot de opgegeven einddatum in je agenda. Jouw klant ontvangt slechts één afspraak bevestiging per e-mail met daarin de (maximaal eerste 5) afspraken van de serie. De klant ontvangt voor elke individuele afspraak een afspraak herinnering.
Lees verder: