De integratie tussen Salonized en Google Calendar stelt je in staat om onderweg je planning te bekijken en automatisch tijd te blokkeren in Salonized wanneer je afspraken toevoegt aan je Google Calendar. Lees dit artikel om te ontdekken hoe je het kunt activeren, de agenda kunt delen met je medewerkers en de meest voorkomende problemen kunt oplossen.
Hoe stel ik de Salonized naar GCal integratie in?
De integratie zorgt ervoor dat je Salonized afspraken automatisch in een Google Calendar verschijnen.
Als je nog geen Gmail-account hebt, begin dan met het aanmaken van een account.
Ga naar www.gmail.com om een account voor je salon aan te maken.
Ga vervolgens naar www.google.com/calendar en houd dit tabblad open.
Om de integratie in te schakelen:
Log in bij Salonized.
Ga naar Instellingen > Algemeen > Integraties.
Klik onder Google Calendar op 'Inschakelen' en verleen de gevraagde rechten.
Kies in de sectie Salonized → GCal je synchronisatietype:
Als je alleen werkt, selecteer dan de optie ‘Alle afspraken in één Google Calendar’.
Als je met een team werkt, selecteer dan de optie ‘Aparte Google Calendars voor de afspraken van elke medewerker’.
Klik naast de naam van elke medewerker op ‘Nieuwe agenda aanmaken: Salonized - [Naam medewerker]’.
Klik op Opslaan.
Let op: De eerste synchronisatie kan ongeveer 15 minuten duren voordat deze in Google verschijnt.
Hoe kan ik specifieke agenda's van medewerkers delen met mijn team?
Zodra de agenda's zijn aangemaakt, kun je ze delen zodat medewerkers hun individuele planning op hun eigen mobiele apparaten kunnen bekijken. Hier lees je hoe:
Open je Google Calendar.
Beweeg in het menu aan de linkerkant over de specifieke agenda van de medewerker die je net hebt aangemaakt.
Klik op de drie puntjes (opties-icoon) naast de agendanaam.
Selecteer ‘Instellingen en delen’.
Scrol naar 'Delen met' en voer het privé e-mailadres van de medewerker in.
Dit zorgt ervoor dat ze alleen hun eigen afspraken zien.
Hoe stel ik de GCal naar Salonized integratie in?
Deze geavanceerde tweerichtingssynchronisatie geeft Salonized toegang om je afspraakgegevens in je agenda te lezen. Het zorgt ervoor dat wanneer je een gebeurtenis in Google Calendar aanmaakt, er automatisch een 'afwezigheid' in Salonized wordt aangemaakt, waardoor klanten die tijd niet kunnen boeken.
Om de integratie in te schakelen moet je de rol van manager hebben:
Log in bij Salonized.
Ga naar Instellingen > Algemeen > Integraties.
Klik op Instellingen bij de Google Calendar integratie.
Vink in de sectie GCal → Salonized het vakje ‘Toon Google Calendar gebeurtenissen als afwezigheden in Salonized’ aan.
Selecteer een specifieke Google Calendar voor elke medewerker. Wanneer een gebeurtenis aan die Google Calendar wordt toegevoegd, wordt er alleen voor die medewerker een afwezigheid aangemaakt.
Je kunt ook de agenda voor het ‘Hele bedrijf’ selecteren. Gebeurtenissen hier zullen de planning voor alle medewerkers tegelijkertijd blokkeren.
Let op: Gebruik deze instelling voorzichtig, aangezien dit een grote impact heeft op de beschikbaarheid voor boekingen door klanten.
Hoe kan ik voorkomen dat specifieke Google-afspraken mijn tijd blokkeren?
Als je een persoonlijke notitie of gebeurtenis in je Google Calendar hebt die je niet wilt gebruiken om je beschikbaarheid in Salonized te blokkeren, kun je hashtags gebruiken om ze te negeren.
Om een enkele afspraak te negeren: Voeg de hashtag #sz_ignore toe aan de beschrijving van de gebeurtenis in Google Calendar.
Om een terugkerende reeks te negeren: Voeg de hashtag #sz_ignore_all toe aan de beschrijving van één afspraak in de reeks.
Op deze manier zal Salonized de agenda wel lezen, maar alle gebeurtenissen met deze tags overslaan, waardoor die tijdsloten open blijven voor boekingen.
Wat zijn de beperkingen van de Google Calendar synchronisatie?
Hoewel de integratie krachtig is, zijn er specifieke technische beperkingen met betrekking tot terugkerende afspraken en bewerkingsrechten.
Initiële configuratie: Bestaande terugkerende afspraken die zijn aangemaakt voordat de integratie werd ingeschakeld, worden niet geïmporteerd. Alleen nieuwe terugkerende gebeurtenissen die na de configuratie zijn aangemaakt, worden gesynchroniseerd.
Complexe herhaling: De synchronisatie ondersteunt geen 'Relatieve dagen' (bijv. 'de laatste vrijdag van de maand'). Het werkt echter wel met specifieke datums (bijv. 'de 15e van elke maand').
Type gebeurtenissen: Jaarlijks terugkerende gebeurtenissen en 'Hele dag' gebeurtenissen worden niet ondersteund.
Alleen-lezen: Afwezigheden die door Google Calendar zijn aangemaakt, zijn 'alleen-lezen' in Salonized. Om ze te wijzigen of te verwijderen, moet je de bewerking in Google Calendar zelf uitvoeren.