Ein Geschenkgutschein ist ein flexibles Zahlungsmittel, mit dem Kunden Guthaben für sich selbst oder als Geschenk für andere kaufen können. Für dein Unternehmen sind Geschenkgutscheine eine fantastische Möglichkeit, den Cashflow vorab zu steigern und die Kundenbindung zu erhöhen. In dieser Anleitung findest du alles, was du wissen musst, um deine Geschenkgutscheine effektiv zu verwalten: vom Erstellen und Verkaufen über das Einlösen bis hin zum Importieren alter Gutscheine und der Buchhaltung.
Wie erstelle und verkaufe ich einen neuen Geschenkgutschein?
In Salonized kannst du ganz einfach einen Geschenkgutschein über deine Kasse erstellen und verkaufen. So geht's:
Klicke auf das Warenkorb-Symbol in der linken Seitenleiste.
Navigiere zum Tab Abrechnung.
Wähle „Geschenkgutschein“ aus dem linken Menü.
Gib eine eigene Nummer ein oder klicke auf die Schaltfläche „Generieren“, um eine Zufallsnummer zu erstellen.
Lege den Betrag fest.
Setze ein Ablaufdatum:
Hinweis: Gesetzlich müssen Geschenkgutscheine mindestens zwei Jahre gültig sein. Salonized stellt dies als Standard ein, aber du hast die volle Kontrolle über den spezifischen Zeitraum.
Ordne den Verkauf einem bestimmten Mitarbeiter zu und verknüpfe ihn mit dem richtigen Kunden.
Klicke auf „Weiter“.
Wähle die Zahlungsmethode und schließe den Verkauf ab.
(Optional) Um deinen Kunden bei der Online-Buchung zu helfen, sende ihnen einfach ihre eindeutige Geschenkgutscheinnummer per E-Mail. Dadurch erhalten sie einen Code, den sie einfach eingeben können, wenn sie für ihren nächsten Besuch bezahlen möchten.
Denk dran: Sobald ein Gutschein verkauft wurde, sind Betrag und Nummer gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden. Geschenkgutscheine können geteilt und über Konten mit mehreren Standorten hinweg verwendet werden.
Hinweis zur MwSt.: In Salonized wird ein Geschenkgutschein eher als Gutschein denn als unmittelbarer Verkauf behandelt. Da du nicht weißt, ob ein Kunde das Guthaben für eine Dienstleistung (z. B. 19% MwSt.) oder ein Produkt (z. B. 7% MwSt.) ausgibt, wird zum Zeitpunkt des Kaufs keine MwSt. angewendet. Stattdessen wird die richtige Steuer automatisch berechnet und erst dann hinzugefügt, wenn der Geschenkgutschein zur Bezahlung einer bestimmten Dienstleistung oder eines Artikels verwendet wird. Weitere Informationen hierzu findest du auf der Website der Finanzbehörde (Belastingdienst).
Wie importiere ich Geschenkgutscheine aus einem vorherigen System?
Wenn du physische oder digitale Gutscheine hast, die verkauft wurden, bevor du zu Salonized gekommen bist, kannst du sie in das System übertragen, damit sie an der Kasse erkannt werden. Gehe dazu wie folgt vor:
Gehe zur Kasse und wähle den Tab Geschenkgutscheine.
Klicke auf Geschenkgutschein importieren.
Gib die vorhandenen Details ein (Nummer, Betrag und Ablaufdatum).
Speichere deine Änderungen.
Hinweis: Diese erscheinen nicht als „Verkäufe“ in deinen aktuellen Berichten, da das System davon ausgeht, dass das Geld bereits in der Vergangenheit eingenommen wurde.
Wie nehme ich einen Geschenkgutschein zur Zahlung an?
Wenn ein Kunde bezahlen möchte, kannst du einen oder mehrere Geschenkgutscheine auf den Gesamtbetrag anwenden.
Erfasse die Produkte oder Dienstleistungen in der Abrechnung.
Wähle Geschenkgutschein als Zahlungsmethode.
Gib die Geschenkgutscheinnummer ein und wähle den passenden Gutschein aus.
Wenn ein Kunde einen abgelaufenen Gutschein vorlegt, achte auf die Benachrichtigung, die erscheint, wenn du die Nummer in der Kasse eingibst.
Entscheide, ob du den Gutschein annimmst (das System erlaubt die Online-Nutzung eines abgelaufenen Gutscheins nicht, aber du kannst ihn an der Kasse trotzdem manuell verarbeiten).
Klicke auf Speichern, um das Guthaben anzuwenden.
Wenn ein Restguthaben verbleibt, aktualisiert das System den Gutschein automatisch auf „Aktiv“ mit dem neuen Gesamtbetrag; wenn der Betrag vollständig aufgebraucht ist, wird der Status des Geschenkgutscheins auf „Leer“ aktualisiert.
Wie kann ich meine Geschenkgutscheine verfolgen und filtern?
Nach dem Verkauf werden alle Gutscheine in einem zentralen Dashboard gespeichert, wo du ihren Status überwachen kannst. So prüfst du sie:
Gehe zur Kasse.
Wähle die Geschenkgutscheine.
Verwende das Dropdown-Menü Status, um deine Liste zu filtern.
Dies sind alle möglichen Status deiner Geschenkgutscheine:
Aktiv: Der Gutschein befindet sich innerhalb seiner Gültigkeitsdauer und weist ein Restguthaben auf.
Leer: Das Guthaben wurde vollständig eingelöst und der Gutschein ist nicht mehr gültig.
Abgelaufen: Der Gutschein hat sein Ablaufdatum erreicht. Hinweis: Obwohl sie online gesperrt sind, kannst du diese an der Kasse weiterhin manuell annehmen.
Ausstehend: Der Gutschein ist mit einer Rechnung verknüpft, die noch nicht bezahlt wurde.
Gutgeschrieben: Die ursprüngliche Kaufrechnung, die mit dem Geschenkgutschein verknüpft war, wurde storniert oder erstattet.
Wie handhabe ich die Buchhaltung für Geschenkgutscheine?
Die Buchhaltung für Geschenkgutscheine ist besonders. Hier sind ein paar Tipps, damit deine Buchhaltung reibungslos läuft:
Verwende den Bericht „Gesamtsummen“, um zwei unterschiedliche Zahlen zu sehen: den Gesamtbetrag der verkauften Geschenkgutscheine und den Gesamtbetrag, der als Zahlung an dich zurückgegeben wurde.
Für deine Steuererklärung addiere deinen Gesamtumsatz (inkl. MwSt.) und deine verkauften Geschenkgutscheine, um dein Gesamteinkommen zu ermitteln.
Prüfe, ob die Daten auf der linken Seite deines Berichts (Erhaltene Mittel) mit den Daten auf der rechten Seite (Erbringte Dienstleistungen) übereinstimmen.
Bei Problemen kontaktiere bitte unser Support-Team. Wir helfen dir gerne weiter.
Wenn du mehr über das Geschenkgutschein-System erfahren möchtest, schau dir diese Artikel an: