Guthabenkarten sind eine hervorragende Möglichkeit, die Kundenbindung zu stärken und deinen Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Mit dieser Funktion können deine Kundinnen und Kunden im Voraus für eine festgelegte Anzahl an Behandlungen bezahlen, die sie dann bei künftigen Besuchen einlösen. In diesem Artikel findest du alles, was du über das Erstellen von Guthabenkarten, ihre Nutzung als Zahlungsmethode, ihre Nachverfolgung und ihre Buchhaltung wissen musst.
Wie verkaufe ich eine Guthabenkarte in Salonized?
In Salonized verkaufst du eine Guthabenkarte ganz einfach über die Kasse, um dich auf die künftigen Besuche einer Kundin oder eines Kunden vorzubereiten.
Gehe zur Kasse und wähle im Bereich Abrechnen „Guthabenkarte“ im Menü links aus.
Gib die erforderlichen Details ein: Beschreibung, Anzahl der Besuche, Preis (inkl. MwSt.) und MwSt.-Satz.
Weise den Verkauf einer bestimmten Mitarbeiterin oder einem bestimmten Mitarbeiter zu und verknüpfe die Guthabenkarte mit der richtigen Kundin oder dem richtigen Kunden.
Sobald die Angaben festgelegt sind, klicke auf „Weiter“, wähle die Zahlungsmethode, mit der die Karte gekauft wird, und schließe den Verkauf ab.
Wie wähle ich eine Guthabenkarte als Zahlungsmethode aus?
Wenn eine Kundin oder ein Kunde zurückkommt, um eine der vorausbezahlten Sitzungen einzulösen, wickelst du die Transaktion über die Kasse wie eine normale Terminabrechnung ab.
Starte einen Verkauf im Hauptkassenbildschirm, indem du die Behandlung auswählst, die die Kundin oder der Kunde erhalten hat.
Weise die Leistung einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zu und wähle die Kundin oder den Kunden aus.
Klicke auf „Weiter“, um zur Zahlung überzugehen.
Sobald die Kundin oder der Kunde mit dem Verkauf verknüpft ist, erscheinen alle aktiven Guthabenkarten auf ihren bzw. seinen Namen automatisch als Zahlungsmethode.
Klicke auf „Guthabenkarte“, um die aktiven Karten der Kundin oder des Kunden anzuzeigen.
Wähle die gewünschte Karte und die konkrete Leistung aus, auf die du sie anwenden möchtest.
Schließe den Verkauf ab; eine Sitzung wird automatisch vom Kartenguthaben abgezogen.
Hinweis: Guthabenkarten können nur zur Bezahlung von Behandlungen (Leistungen) verwendet werden, nicht für Verkaufsprodukte.
Was muss ich zur Verwaltung von Guthabenkarten wissen?
Damit deine Auswertungen konsistent bleiben, beachte bei der Verwaltung von Guthabenkarten die folgenden Systemregeln.
Ablauf: Guthabenkarten haben im System kein Ablaufdatum.
Nicht übertragbar: Eine Guthabenkarte muss mit einer Kundin oder einem Kunden verknüpft sein und kann nicht auf eine andere Person übertragen werden.
Bearbeitungseinschränkungen: Sobald eine Karte verkauft ist, kannst du den Preis, die Anzahl der Sitzungen oder die zugewiesene Kundin bzw. den zugewiesenen Kunden nicht mehr ändern.
Rückerstattungen: Wenn bereits mindestens eine Sitzung genutzt wurde, ist es nicht mehr möglich, den ursprünglichen Verkauf zu stornieren oder zu erstatten. Wenn eine Stornierung noch möglich ist, erfasst Salonized sie als Gutschrift (oder Korrekturbeleg), damit deine Buchhaltung stimmig und nachvollziehbar bleibt; der Status der Karte wird dann „Storniert“.
Online-Buchungen: Derzeit ist es für Kundinnen und Kunden nicht möglich, Guthabenkarten über das Online-Buchungswidget einzulösen.
Mehrere Standorte: Guthabenkarten können in Konten mit mehreren Standorten geteilt und genutzt werden.
Wo finde ich eine Übersicht aller Guthabenkarten?
Du kannst den Status und den Verlauf von Guthabenkarten an zwei Stellen der Plattform verfolgen.
In der Kasse:
Unter dem Reiter „Guthabenkarten“ siehst du eine Übersicht aller verkauften Karten und ihres aktuellen Status:
Gültig: Die Karte ist aktiv und hat noch Guthaben.
Leer: Alle Sitzungen auf der Karte wurden verbraucht.
Storniert: Die ursprüngliche Verkauf für die Karte wurde storniert/gutgeschrieben.
Offen: Die Verkauf für den Kartenkauf wurde noch nicht bezahlt.
Tipp: Nutze die Suchleiste, um einen bestimmten Kunden zu finden, oder klicke auf eine Karte, um zu sehen, für welche Rechnungen das Guthaben verwendet wurde.
Im Kundenprofil:
Unter dem Tab Guthabenkarten innerhalb eines spezifischen Profils kannst du alle Karten dieses Kunden einsehen. Klicke sie an, um die jeweiligen Details zu öffnen.
Wie wirken sich Guthabenkarten auf meine Buchhaltung und die MwSt. aus?
In Salonized wird die MwSt. beim Verkauf der Karte erfasst, der Umsatz jedoch erst, wenn eine Sitzung tatsächlich eingelöst wird.
Wenn du die Karte verkaufst: Das erhaltene Geld wird als Anzahlung behandelt und nicht als sofortiger Ertrag.
Der volle MwSt.-Betrag wird sofort beim Verkauf erfasst und abgeführt.
Der Verkauf wird zu „Verkaufte Guthabenkarten“ hinzugefügt, zählt aber noch nicht als Umsatz.
Beispiel: Der Verkauf einer Karte für 100 € ergibt: Verkaufte Guthabenkarten: 100,00 € | MwSt.: 17,36 € | Umsatz: 0,00 €.
Wenn die Kundin oder der Kunde eine Sitzung einlöst: Der Wert dieser Sitzung wird nun offiziell deinem Umsatz hinzugefügt.
Da die MwSt. bereits beim ursprünglichen Verkauf bezahlt wurde, wird sie nicht erneut berechnet oder erfasst.
Beispiel: Das Einlösen einer Sitzung erfasst den Sitzungswert (z. B. 16,52 €) als Umsatz mit 0 % zusätzlicher MwSt.
Damit deine Buchhaltung korrekt ist: Prüfe, ob die linke und die rechte Seite deines Reports übereinstimmen:
Die linke Seite: Gesamtumsatz (inkl. MwSt.) + Verkaufte Guthabenkarten.
Die rechte Seite: Die Summe aller verwendeten Zahlungsmethoden.
Wenn du Fragen zu Guthabenkarten hast, kontaktiere bitte unser Support-Team.
Wir helfen dir gerne weiter!