Les formulaires (par exemple, les questionnaires d'admission) et les contrats (par exemple, une renonciation qui doit être signée) peuvent être remplis électroniquement par vous ou vos clients. Sur cette page, nous vous expliquons comment cela fonctionne.
Création d'un formulaire
Vous pouvez créer deux types de formulaires différents :
Un questionnaire - par exemple pour un formulaire d'admission
Un contrat - qui peut être signé par votre client.
Avez-vous créé les formulaires dont vous avez besoin ? Vous pouvez les remplir de trois manières différentes :
Remplir le formulaire/contrat vous-même ; via le profil du client ou via le rendez-vous du client.
Envoi du formulaire par e-mail ; le client peut ainsi le remplir à sa guise et vous le retourner.
Envoi automatique du formulaire par e-mail lorsque le client prend un certain rendez-vous.
Remplir le formulaire/contrat vous-même
Un formulaire peut être rempli manuellement à partir de deux endroits : à partir du profil d'un client et à partir d'un rendez-vous dans le calendrier.
Pour remplir un formulaire à partir du profil du client, allez dans Clients > recherchez le client > et choisissez le bouton « Remplir un formulaire » pour remplir un formulaire supplémentaire.
Les formulaires remplis peuvent être trouvés dans le profil du client dans les onglets
« Formulaires ».
Pour remplir un formulaire à partir du rendez-vous du client, recherchez le bon rendez-vous dans le calendrier. Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur le bouton « Formulaires » sur le côté droit.
Utilisez ce flux pour lier un certain formulaire à un rendez-vous. Les formulaires remplis peuvent être trouvés dans le profil du client dans les onglets « Formulaires ».
Demandez à vos clients de remplir le formulaire/contrat
Les formulaires et les contrats peuvent également être envoyés par courrier électronique. De cette façon, le client les remplit lui-même et vous les renvoie. Vous pouvez envoyer des formulaires/contrats à vos clients de deux manières :
Méthode 1 - Envoi via le profil du client
Recherchez le bon client dans votre base de données clients
Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Remplir un formulaire.
Une liste des formulaires et contrats disponibles s'affiche. Cliquez sur l'icône de l'enveloppe correspondant au formulaire ou au contrat que vous souhaitez envoyer par courrier électronique.
Une fenêtre apparaîtra et vous demandera si vous souhaitez envoyer le formulaire à votre client.
Cliquez sur envoyer pour envoyer le formulaire/contrat à votre client.
Un signe vert en haut à droite de votre écran indiquant « email envoyé » vous indique que le courrier contenant le formulaire/contrat a été envoyé.
Votre client recevra le formulaire/contrat dans le modèle suivant
Méthode 2 - Envoyer via un rendez-vous dans le calendrier
Trouvez le bon rendez-vous dans le calendrier
Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur « Formulaires » sur le côté droit.
Une liste des formulaires et contrats disponibles s'affiche. Cliquez sur l'icône de l'enveloppe correspondant au formulaire ou au contrat que vous souhaitez envoyer par courrier électronique.
Une fenêtre apparaîtra et vous demandera si vous souhaitez envoyer le formulaire à votre client.
Cliquez sur envoyer pour envoyer le formulaire/contrat à votre client.
Un signe vert en haut à droite de votre écran indiquant « email envoyé » vous indique que le courrier contenant le formulaire/contrat a été envoyé.
Votre client recevra le formulaire/contrat dans le modèle suivant
Mise en place de formulaires/contrats automatisés
Vous pouvez lier les formulaires aux services afin que les formulaires/contrats soient envoyés par e-mail automatiquement lorsque le(s) service(s) concerné(s) est (sont) réservé(s) via votre widget de réservation ou ajouté(s) manuellement au calendrier.
Comment le configurez
Les formulaires et les contrats peuvent être liés à des catégories de services entières et/ou à des services spécifiques via Paramètres > Formulaires.
Lorsqu'un formulaire ou un contrat est lié à un ou plusieurs services, le formulaire/contrat est envoyé automatiquement au client du salon lorsque le service lié est réservé via le widget de réservation OU lorsqu'un rendez-vous contenant un service lié et un client du salon est ajouté manuellement au calendrier.
Modification de l'e-mail automatisé
Vous pouvez modifier le modèle d'e-mail pour les formulaires automatisés qui est envoyé aux clients du salon contenant le formulaire dans la zone Marketing > E-mail. Ici, les utilisateurs peuvent personnaliser l'aspect et la convivialité de l'e-mail envoyé automatiquement aux clients du salon.
Réception d'un formulaire rempli électroniquement
Vous recevez deux types de notifications lorsqu'un client a rempli un formulaire électroniquement :
Par courriel : nous envoyons une notification à l'adresse de notification.
Sur votre tableau de bord : les formulaires nouvellement reçus apparaissent dans la liste « Activité ». Cliquez sur la notification pour voir le formulaire.
Avez-vous des questions? Nous sommes là pour vous aider!