Des personnes de votre équipe travaillent-elles dans plus d'un établissement ? Avec Multi-Location, vous gérez cela dans un seul compte, sans les créer deux fois. Vous associez une personne à chaque établissement où elle travaille, et l'application retient où ses horaires s'appliquent. Il existe une exception, présentée ci-dessous.
Cet article porte sur Multi-Location. Il existe deux configurations pour gérer plusieurs établissements, Multi-Location et Franchise, et elles fonctionnent de manière très différente. Vous ne savez pas encore laquelle vous convient ? Lisez d'abord Gérer plusieurs établissements.
Une personne peut-elle travailler dans plusieurs établissements ?
Oui. Vous associez un membre de l'équipe à chaque établissement où il travaille, et il apparaît ensuite dans le planning de tous ces établissements.
Ses horaires de travail se situent en revanche dans un seul établissement par jour. Si une personne travaille le lundi dans l'établissement A et le mardi dans l'établissement B, c'est exactement l'usage prévu. Si une personne partage une même journée entre deux établissements, choisissez celui auquel appartiennent les heures réservables. Si vous avez réellement besoin des deux le même jour, un second membre de l'équipe dans votre compte est la solution.
Le planning le montre également. Vous filtrez le planning sur un établissement, et une personne déjà planifiée ailleurs ce jour-là ne peut pas y être planifiée en plus.
Où définir les établissements d'un membre de l'équipe ?
Dans les informations de cette personne, dans vos réglages, cochez les établissements où elle travaille. La vue d'ensemble indique ensuite, pour chaque personne, les établissements auxquels elle est associée.
Comment l'application détermine-t-elle les horaires d'une personne ?
Lorsque vous ajoutez un nouveau membre de l'équipe, l'application utilise par défaut les heures d'ouverture de l'établissement dans lequel vous le créez. Vous pouvez choisir un autre établissement, et l'application l'y associe immédiatement. Vous pouvez également choisir de gérer ses horaires vous-même.
Si vous ne gérez pas les horaires vous-même, vous verrez des tirets dans le planning à la place des heures. L'icône à gauche de cette ligne indique quel établissement détermine alors les horaires.
Les horaires saisis manuellement se gèrent dans le planning, et l'établissement que vous associez à un jour est celui où ces heures s'appliquent.
Que faire si la même personne figure deux fois dans votre compte ?
Cela arrive lorsque vos établissements étaient auparavant des comptes distincts. Notre équipe d'assistance fusionne les deux : les rendez-vous, les absences, les tâches, les factures, les rapports de traitement et les notes sont alors rattachés à un seul membre de l'équipe. Le second, devenu inutile, reçoit la mention (old) après son nom et reste dans votre compte, car vous devez encore régler correctement le planning et les prestations de la personne conservée. Vous pourrez ensuite supprimer le doublon.
Téléchargez votre rapport des heures avant une fusion
C'est la seule étape que vous ne pouvez pas annuler. Lors d'une fusion, les plannings passés ne sont pas repris, et les rapports d'heures antérieurs à cette date ne sont donc plus exploitables. Toutes les autres données sont conservées.
Avant la fusion, réglez donc la période du rapport de l'équipe sur la période complète et téléchargez-le, et récupérez également l'export des heures travaillées dans les exports de données de vos réglages.
Si une personne travaille dans plusieurs établissements, utilisez la vue de tous les établissements pour totaliser ses heures : les tâches et les absences n'appartiennent qu'à la personne et non à un établissement, les compter par établissement les compte donc deux fois.