Votre emploi du temps tient sur une seule page : la première ligne correspond aux heures d'ouverture de votre salon, et les lignes en dessous aux heures de disponibilité de chaque employé, de chaque cabine et de chaque équipement. Les heures de votre équipe ne deviennent réservables que là où elles s'inscrivent dans vos horaires d'ouverture : cette page décide donc de ce qu'un client peut réellement réserver en ligne. Vous trouverez ci-dessous comment configurer vos horaires d'ouverture, comment donner à quelqu'un ses propres horaires, ce que signifient les blocs et les icônes de la page, et comment modifier une seule journée sans modifier toutes les semaines.
Comment configurer mes horaires d'ouverture ?
Vos horaires d'ouverture se trouvent sur la première ligne de l'emploi du temps, au-dessus de votre équipe. Ils constituent le plafond pour tout le monde : les heures qu'un employé travaille en dehors de ces créneaux n'apparaissent pas comme réservables en ligne.
Accédez aux « Paramètres » > « Entreprise » > « Emploi du temps ».
La première ligne correspond à vos horaires d'ouverture. Le sélecteur de date en haut de la page vous permet de changer de semaine.
Cliquez sur un bloc vert de cette première ligne.
Définissez les horaires et cliquez sur « Confirmer ».
Choisissez « Uniquement celui-ci » pour une seule journée, ou « Tous les futurs » pour en faire votre nouveau modèle.
« Tous les futurs » efface les horaires déjà enregistrés pour ce jour de la semaine à partir de cette date. Choisissez donc « Uniquement celui-ci » si vous ouvrez plus tard un seul soir.
Comment donner à un employé ses propres horaires de travail ?
Sous vos horaires d'ouverture figure une ligne par employé. Une ligne accompagnée d'une icône de maison à côté du nom suit exactement vos horaires d'ouverture : vous n'avez donc à intervenir que lorsque quelqu'un travaille selon d'autres horaires.
Si un employé travaille aux mêmes heures que le salon, laissez son emploi du temps automatique :
Accédez aux « Paramètres » > « Entreprise » > « Employés » et ouvrez la fiche de l'employé.
Décochez la case « Gérer manuellement l'emploi du temps de cet employé ».
Si un employé travaille selon d'autres horaires, définissez-les vous-même :
Ouvrez la fiche du même employé et cochez la case « Gérer manuellement l'emploi du temps de cet employé ».
Revenez à l'« Emploi du temps » et cliquez sur un bloc vert sur la ligne de cette personne.
Saisissez ses horaires et cliquez sur « Confirmer ».
Choisissez « Uniquement celui-ci » ou « Tous les futurs », comme pour vos horaires d'ouverture.
Si vous gérez plusieurs établissements, vous voyez à la place de la case un choix entre un emploi du temps propre à cette personne et celui d'un établissement.
Comment définir un emploi du temps pour une cabine ou un équipement ?
Sous vos employés, l'emploi du temps comporte ses propres lignes pour les cabines et pour les équipements, chacune sous son propre titre. Elles fonctionnent exactement comme la ligne d'un employé : cliquez sur un bloc vert, définissez les horaires, puis choisissez si cela vaut pour ce jour-là ou à partir de maintenant.
Une cabine ou un équipement suit vos horaires d'ouverture tant que vous n'en décidez pas autrement. Pour lui attribuer ses propres horaires, ouvrez sa fiche sous « Paramètres » > « Entreprise », sur la page qui répertorie vos cabines et vos équipements, puis cochez la case permettant de gérer son emploi du temps manuellement.
[SCREENSHOT: la page de l'emploi du temps, faite défiler jusqu'aux lignes des cabines et des équipements, avec une cabine et ses blocs verts. 500px de large et centrée, comme les autres captures de cette page]
Que signifient les blocs et les icônes de l'emploi du temps ?
Une fois que vous savez lire la page, elle vous donne toute la semaine d'un coup d'œil.
Un bloc vert contenant des horaires correspond au temps de travail de cette personne, de cette cabine ou de cet équipement.
Un bloc vide portant un plus vert signifie que rien n'est prévu ce jour-là. Cliquez dessus pour ajouter des horaires.
Un bloc signalé comme indisponible signifie qu'une absence couvre cette journée. Vous ne la modifiez pas ici, mais dans vos absences ou dans votre agenda.
Une icône de répétition signale les horaires qui font office de référence pour ce jour de la semaine et qui reviennent à chaque fois.
Une icône d'avertissement signifie que ces horaires sortent de vos heures d'ouverture. Les clients ne peuvent pas les réserver en ligne, mais ils comptent tout de même comme temps travaillé dans vos rapports.
Une icône de crayon signale une modification ponctuelle sur cette journée. Cliquez sur le bloc et choisissez de le restaurer pour retrouver les horaires habituels.
À gauche de chaque ligne, vous voyez soit une icône de maison, qui indique que cette personne suit vos horaires d'ouverture, soit le nombre d'heures prévues pour elle cette semaine, à côté d'une horloge.
Comment modifier une seule journée sans modifier toutes les semaines ?
Chaque fois que vous enregistrez une modification, l'emploi du temps vous pose la même question : uniquement cette journée, ou à partir de maintenant ?
« Uniquement celui-ci » conserve votre modèle habituel et place une exception ponctuelle sur cette journée. Le bloc reçoit une icône de crayon, pour que vous repériez l'exception.
« Tous les futurs » fait des nouveaux horaires votre modèle pour ce jour de la semaine et efface ceux déjà enregistrés après cette date.
Dans la fenêtre de modification, vous pouvez aussi faire revenir les horaires à leur propre rythme. Le menu de répétition propose toutes les semaines ou une semaine sur deux, et vous pouvez le laisser désactivé pour une modification ponctuelle. Lorsque la répétition est active, vous choisissez si elle se poursuit indéfiniment ou s'arrête à une date que vous fixez.
Vous ouvrez plus tard un seul soir ? Cliquez sur le bloc vert de cette journée, ajoutez une deuxième ligne avec le lien d'ajout d'horaires, saisissez les heures supplémentaires et enregistrez avec « Uniquement celui-ci ».
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