Organiser vos prestations est la première étape vers une expérience de réservation fluide pour vos clients. Dans cet article, vous trouverez tout ce qu'il faut savoir pour créer des catégories et garder un agenda clair, ajouter et gérer vos prestations, et maîtriser les fonctions avancées de planification comme le temps de traitement, les marges et les ressources.
Comment ajouter des catégories ?
Pour un agenda bien organisé, commencez par créer vos catégories. Vous pourrez ainsi structurer vos prestations dès le départ, garder un menu lisible et simplifier la réservation pour vos clients. Fini la longue liste désordonnée sous une seule catégorie « Général ».
Allez dans les Paramètres
Sous « Calendrier », sélectionnez « Prestations »
Cliquez sur le bouton « Créer » en haut à droite.
Sélectionnez « Ajouter une catégorie ».
Donnez un nom à la catégorie et une couleur (pour la distinguer facilement dans le calendrier).
Comment trier l'ordre des catégories ?
L'ordre des catégories dans votre compte Salonized détermine la manière dont elles apparaissent aux clients dans le widget de réservation. Voici comment vous pouvez les trier :
Glisser-déposer : Cliquez simplement sur une catégorie et maintenez-la enfoncée pour la déplacer vers l'endroit de votre choix.
Contrôles par flèches : Cliquez sur l'icône de flèche en haut à droite pour faire apparaître des flèches de mouvement à côté de chaque catégorie, puis cliquez dessus pour déplacer votre liste vers le haut ou vers le bas.
Hiérarchie : Gardez à l'esprit que les catégories ne peuvent pas contenir de sous-catégories ; elles existent toutes sur un seul niveau.
Comment supprimer des catégories sur Salonized ?
Si vous devez supprimer une catégorie, vous devez d'abord en retirer toutes les prestations ou les affecter à une autre catégorie.
Une fois que la catégorie est vide, cliquez sur l'icône des trois points à côté de la catégorie et sélectionnez « Supprimer ».
Comment créer une nouvelle prestation ?
Chaque prestation doit être affectée à une catégorie pour garder votre menu organisé. Ainsi, après avoir créé vos catégories, vous pouvez commencer à ajouter vos prestations :
Allez dans les Paramètres.
Sous Calendrier, sélectionnez Prestations.
Cliquez sur le bouton Créer en haut à droite et sélectionnez Ajouter une prestation.
Dans la section « Général », sélectionnez la catégorie associée et saisissez le nom, le prix et le taux de TVA de la prestation.
Définissez la durée totale en minutes (par exemple, 20, 30 ou 45 minutes).
Cliquez sur Plus d'options pour ajouter un temps de traitement ou une marge.
Ajoutez une variante si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
Comment utiliser les temps de traitement et les marges ?
Ces outils vous aident à gérer votre temps plus efficacement, que vous ayez besoin d'un intervalle entre deux clients ou de la possibilité de prendre une double réservation pendant un soin.
Temps de traitement :
Cela vous permet d'accepter de nouveaux rendez-vous pendant le temps de pose d'une prestation. C'est l'outil parfait pour le multitâche lorsqu'un soin, comme une coloration capillaire, nécessite un temps de pose.
Temps de préparation : Temps passé avec le client (par exemple, application de la coloration).
Temps de traitement : Temps pendant lequel vous êtes disponible pour un autre client (par exemple, pendant que la couleur pose).
Temps de finition : Temps pendant lequel vous êtes à nouveau occupé avec le premier client (par exemple, rinçage des cheveux).
Marge :
La marge ajoute un créneau privé à votre emploi du temps sans modifier la durée affichée aux clients. Par exemple, une prestation de 60 minutes avec une marge de 15 minutes apparaîtra comme « 60 minutes » pour le client, tandis que 75 minutes seront bloquées dans votre calendrier pour vous donner le temps de tout préparer.
Note sur la disponibilité : Les prestations n'ont pas leurs propres horaires séparés ; elles suivent toujours la disponibilité de l'employé assigné.
Comment assigner une ressource à une prestation ?
Les ressources garantissent que tout ce dont vous avez besoin (qu'il s'agisse d'une salle spécifique, d'un équipement ou d'une paire de mains supplémentaire) est disponible avant qu'une réservation ne soit confirmée. Une fois que vous avez créé une prestation, vous pouvez assigner ces exigences pour éviter les doubles réservations.
Types de ressources :
Salles : Assignez une salle de soin spécifique si la prestation ne peut être effectuée que dans un espace dédié.
Équipement : Liez des outils spécifiques (comme une machine laser) afin que le système sache qu'une seule prestation de ce type peut être réservée à la fois.
Personnel : Ajoutez un membre de l'équipe supplémentaire si la prestation nécessite deux personnes (par exemple, un massage en duo).
Note : Pour chaque employé supplémentaire ajouté à votre abonnement mensuel, des frais de 5 € (forfait Rendez-vous) ou 7,50 € (forfaits Basic et Pro) s'appliquent.
Comment gérer les paramètres avancés des prestations ?
Une fois les informations de base saisies, l'onglet Paramètres vous permet de régler, prestation par prestation :
Réservations en ligne
Prestation réservable en ligne : Si cette option est activée, vos clients peuvent réserver cette prestation à l'aide de votre widget de réservation en ligne. Si une prestation n'apparaît pas, vérifiez le statut en ligne, la disponibilité des ressources et les paramètres de la prestation.
Filtres de disponibilité : Limitez les réservations à des jours et des horaires spécifiques.
Description de la prestation : Affichez une description plus longue de votre prestation à vos clients dans le widget de réservation en ligne.
Communication
Infos supplémentaires par e-mail : Ce texte peut être ajouté aux modèles d'e-mails (comme la confirmation de rendez-vous) pour informer vos clients lors de la réservation de ce soin spécifique.
Autres options
Prestation médicale : Si cette option est activée, aucune TVA ne sera facturée lors de l'encaissement de cette prestation dans la caisse.
Comment supprimer des prestations indésirables de mon menu ?
Que vous souhaitiez faire une pause dans l'offre d'un soin ou le supprimer entièrement, vous avez deux options principales :
Désactivation (Mode hors ligne) : Si vous souhaitez conserver une trace de la prestation mais empêcher les clients de la réserver, réglez-la simplement sur hors ligne. Elle restera dans votre système pour un usage interne mais n'apparaîtra pas dans votre widget de réservation en ligne.
Suppression : Pour supprimer une prestation de façon permanente, allez dans Paramètres > Prestations, cliquez sur la catégorie concernée, sélectionnez la prestation et cliquez sur l'icône des trois points > Supprimer.
Comment retirer des prestations indésirables de mon menu ?
Que vous souhaitiez suspendre une prestation ou la supprimer définitivement, vous avez deux possibilités :
Passer hors ligne — pour conserver la prestation tout en empêchant les clients de la réserver, passez-la hors ligne. Elle reste disponible en interne mais n'apparaît plus dans votre module de réservation.
Supprimer — allez dans Paramètres → Prestations, cliquez sur la catégorie concernée, sélectionnez la prestation puis cliquez sur l'icône à trois points → Supprimer.
Aucune inquiétude pour votre comptabilité : si une prestation est supprimée, toutes les données historiques (ventes et réservations passées associées) restent visibles dans vos rapports.
Renommer ou supprimer ? Il n'est pas conseillé de renommer une ancienne prestation pour en faire une toute nouvelle. Le système suit un identifiant de prestation : le nouveau nom écrase donc l'ancien dans vos rapports historiques, ce qui rend vos données passées confuses. Dans ce cas, mieux vaut supprimer l'ancienne prestation et en créer une nouvelle.
Attention avec les variantes : si vous modifiez la première variante d'une prestation, le nom et le prix sont mis à jour sur les rendez-vous passés et futurs. Pour laisser les réservations existantes inchangées, créez plutôt une nouvelle prestation.
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