La liste d'attente est une fonctionnalité pratique qui donne à vos clients la possibilité de réserver un rendez-vous les jours où aucun créneau horaire n'est disponible. C'est un excellent moyen d'offrir aux clients une opportunité supplémentaire de réserver et de réduire au minimum les absences injustifiées. Cet article explique comment activer, gérer et utiliser la liste d'attente pour combler les vides dans votre emploi du temps.
Comment fonctionne la liste d'attente pour mon entreprise ?
La liste d'attente vous donne la flexibilité nécessaire pour gérer les journées chargées et les annulations de dernière minute. Lorsque votre journée est complète, vous pouvez ajouter des clients à une liste et les informer dès qu'un créneau se libère pour leur proposer le rendez-vous. Vous pouvez les appeler, leur envoyer un e-mail ou créer un rendez-vous directement depuis la liste d'attente.
Quels forfaits d'abonnement ont accès à la liste d'attente ?
La liste d'attente est incluse dans les forfaits Basic et Pro.
Alors que le forfait Basic offre un accès standard, le forfait Pro débloque des fonctionnalités avancées, vous donnant un contrôle total sur les jours et les créneaux horaires qui peuvent être sélectionnés dans le widget de réservation.
Si vous utilisez le forfait Appointments, vous pouvez ajouter ces fonctionnalités de liste d'attente à votre abonnement via l'extension Boost.
Qu'est-ce qui est possible avec la liste d'attente ?
Auto-inscription : Les clients peuvent s'inscrire pour des jours spécifiques ou multiples via le widget de réservation en ligne.
Préférences horaires : Avec le forfait Pro, les clients peuvent indiquer une préférence pour le matin, l'après-midi ou le soir.
Communication : Envoyez des e-mails individuels ou des e-mails groupés à tous les clients inscrits.
Automatisation : Utilisez l'automatisation pour informer les clients immédiatement lorsqu'un créneau se libère.
Comment activer la liste d'attente ?
Vous pouvez activer cette fonctionnalité via deux zones différentes de votre logiciel selon votre forfait :
Via la page Paramètres :
Cliquez sur l'icône de l'engrenage (Paramètres) dans la barre latérale gauche.
Sous la rubrique 'Calendrier', cliquez sur Rendez-vous en ligne.
Ouvrez l'onglet Gestion du calendrier.
Cochez la case 'Les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente'.
Via la page Marketing (utilisateurs Pro uniquement) :
Cliquez sur l'icône du Mégaphone (Marketing) dans la barre latérale gauche.
Ouvrez la page Liste d'attente en haut de l'écran.
Cliquez sur le bouton 'Activer la liste d'attente'.
Remarque : Une fois activée, cette page affiche un aperçu quotidien des inscriptions, y compris les prestations, la préférence de l'employé et les notes.
Comment ajouter un client à la liste d'attente ?
Si vous réservez le prochain rendez-vous d'un client mais qu'aucun créneau n'est disponible, vous pouvez l'ajouter manuellement à la liste d'attente. Vous pouvez le faire de deux manières :
Via l'aperçu du calendrier :
Cliquez sur la case blanche sous une date.
Cliquez sur 'Liste d'attente' pour ajouter manuellement un client.
Via l'environnement Marketing :
Allez sur la page de la liste d'attente où vous avez activé la fonctionnalité.
Cliquez sur le bouton 'Nouvelle inscription' en haut à droite.
Lorsque vous ajoutez un client manuellement à la liste d'attente, vous devrez renseigner :
Nom du client
Remarque : S'il s'agit d'un nouveau client, ajoutez-le d'abord à votre base de données ou via le bouton 'Nouvelle inscription'.
Prestation(s)
Préférence de l'employé (facultatif)
Date spécifique ou jours de la semaine (cela les maintient sur la liste pour ces jours spécifiques jusqu'à ce qu'ils soient réservés).
Créneau horaire (matin, après-midi ou soir).
Note (toute information supplémentaire peut être ajoutée uniquement par le personnel).
Comment les clients s'inscrivent-ils sur la liste d'attente ?
Lorsque la fonctionnalité est activée, le processus est automatisé au sein de votre widget de réservation pour faciliter la tâche de vos clients :
Les clients verront une icône d'horloge dans le widget de réservation sous les jours qui sont complets.
En cliquant sur cette icône, ils ont la possibilité de rejoindre la liste d'attente pour ce jour-là.
Une fois inscrits, le client voit un message de confirmation dans le widget, et vous recevez un e-mail avec ses coordonnées.
Note importante : Rejoindre la liste d'attente n'est pas la même chose que de réserver un rendez-vous. Vous devez toujours contacter le client pour finaliser la réservation une fois qu'un créneau se libère.
Comment gérer les entrées lorsqu'un créneau se libère ?
Vous pouvez voir les entrées de la liste d'attente via le Calendrier (une notification apparaît en haut) ou le Tableau de bord (sous 'Liste d'attente aujourd'hui'). Lorsqu'un créneau se libère, vous pouvez effectuer quatre actions spécifiques :
Envoyer un e-mail : Cliquez sur les trois points (...) à côté du client et sélectionnez 'E-mail' pour le contacter individuellement.
Envoyer des e-mails groupés : Cliquez sur l'icône de l'avion en papier pour informer toutes les personnes sur la liste pour ce jour-là en même temps. (Le modèle peut être modifié sous Marketing > E-mail > E-mails marketing automatiques > Liste d'attente).
Appeler : Cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez 'Voir le client' pour voir son numéro de téléphone.
Créer un rendez-vous : Sélectionnez 'Prendre rendez-vous' dans le menu des trois points. Cela ouvre le calendrier ; cliquez sur le créneau libre pour créer un rendez-vous pré-rempli, et l'entrée sera automatiquement retirée de la liste.