Avec la nouvelle caisse, certains termes ont changé. Ce qui s’appelait une facture dans l’ancienne caisse est désormais une vente : l’enregistrement de ce qu’un client a acheté et payé. Une véritable facture existe toujours : vous la créez uniquement lorsqu’un client ou une entreprise la demande.
Le remboursement d’une vente permet de rembourser tout ou partie du montant payé, notamment en cas de retour de produit. Il s’effectue depuis la vente, via l’action « Rembourser la vente ».
Une vente déjà réglée ne peut plus être supprimée directement : elle doit être remboursée. La procédure est détaillée ci-dessous.
Où trouver « Remboursement de la vente » ?
Accédez à Caisse > Ventes et cliquez sur la vente concernée pour ouvrir les détails. Cliquez ensuite sur l'action 'Remboursement de la vente'.
Vous voyez cette action uniquement lorsque la vente est réglée — c'est-à-dire qu'elle n'est plus ouverte dans la caisse — et qu'aucun chèque-cadeau ni carte de fidélité prépayée n'a été utilisé.
Vous ne voyez pas cette action ? Consultez ci-dessous Comment rembourser une vente en attente ?
Que voit-on sur l'écran de remboursement ?
Après avoir cliqué sur 'Rembourser la vente', l'écran de remboursement s'ouvre. En haut, vous trouvez les informations du client et de la vente.
La liste des articles de la vente apparaît ensuite, chacun accompagné d’une case à cocher. Tous sont cochés par défaut : il suffit de décocher ceux que vous ne voulez pas rembourser. Le montant total du crédit s’affiche en bas de la liste.
Sous disponible à rembourser, vous voyez le montant maximal que vous pouvez créditer : le montant déjà payé pour la vente. Vous ne pouvez jamais créditer plus que ce qui a réellement été payé, même en sélectionnant des articles pour un montant supérieur.
Choisissez ensuite la manière dont vous remboursez le client (Espèces, Carte bancaire, Banque, Carte de crédit ou Coupon). S'il s'agit d'une correction, choisissez la même méthode que le paiement d'origine.
Cliquez enfin sur 'Enregistrer' pour créer le remboursement.
Facture de remboursement ou reçu de correction ?
Le document créé dépend du document associé à la vente d'origine :
Une facture a-t-elle été émise pour la vente ? Vous obtenez alors une facture de remboursement (une facture avec un montant négatif).
Seul un reçu (ticket de caisse) existe-t-il pour la vente ? Vous obtenez alors un reçu de correction.
Si une vente possède à la fois un reçu et une facture, la facture est prioritaire et vous obtenez une facture de remboursement. Vous retrouvez ensuite le document de remboursement dans la vente, sous Documents.
Comment rembourser la totalité d'une vente ?
Dans la caisse, accédez à la vente que vous souhaitez rembourser et cliquez sur 'Rembourser la vente' dans les détails.
Laissez tous les articles sélectionnés.
Choisissez la manière dont vous remboursez le client. En cas de correction : la même méthode que le paiement d'origine.
Cliquez sur 'Enregistrer'. Le montant total est recrédité.
Comment rembourser une partie d'une vente ?
Dans la caisse, accédez à la vente que vous souhaitez rembourser et cliquez sur 'Créditer la vente' dans les détails.
Désélectionnez les articles que vous ne souhaitez pas rembourser.
Choisissez la manière dont vous remboursez le montant au client.
Cliquez sur 'Enregistrer'.
Vous pouvez rembourser des articles isolés de tout type, par exemple un service ou un produit. Si la 'gestion des stocks' est activée pour un produit crédité, l'application met automatiquement le stock à jour.
Comment rembourser une vente en attente ?
Attention : tant qu'une vente reste ouverte dans la caisse — donc pas encore réglée —, vous ne voyez pas l'action 'Rembourser la vente'.
Vous souhaitez tout de même rembourser la vente ? Réglez-la d'abord entièrement. L'action 'Rembourser la vente' apparaît ensuite.
La vente a été créée par erreur et rien n'est à payer ? Supprimez-la avec l'action 'Supprimer' sur la vente.
Une vente déjà réglée mais pas encore entièrement payée se rembourse de la même manière : sélectionnez les articles concernés. Vous ne remboursez jamais plus que ce qui a réellement été payé — si rien n'a encore été payé, rien n'est remboursé.