Un client ou une entreprise demande une véritable facture, et le reçu ne suffit plus. Cette facture, vous l'établissez depuis la vente elle-même : vous associez le client, vous vérifiez les données, et l'application génère le document dans la bonne mise en forme. Depuis peu, l'application peut aussi le faire seule dès que vous encaissez. Vous trouverez ci-dessous le fonctionnement des deux.
Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?
Vous recevez un reçu automatiquement dès que vous encaissez une vente : l'enregistrement de ce que votre client a acheté et payé. Une facture est un document financier formel soumis à des exigences plus strictes. Elle doit toujours porter l'adresse de votre client, et vous l'établissez lorsqu'un client ou une entreprise en fait la demande.
Pour la plupart des transactions, le reçu suffit. Si vous travaillez avec des clients professionnels ou médicaux, la facture est le document dont ils ont besoin. La vente n'a d'ailleurs pas besoin d'être entièrement payée : une vente encore en suspens peut aussi être facturée, avec un délai de paiement.
Quelles données client faut-il pour une facture ?
Une fiche client avec une adresse : rue, code postal et ville. Tant qu'elle manque, l'application ne laisse pas établir la facture. S'il manque quelque chose, le bloc client le signale et vous complétez sur place avec Ajouter des informations manquantes.
Sur une facture médicale, l'application regarde aussi la date de naissance, le numéro d'enregistrement personnel et l'organisme d'assurance de votre client. S'ils manquent, vous recevez seulement un avertissement avec un bouton pour les ajouter : vous pouvez tout de même établir la facture. Renseignez-les lorsque vous les avez, car ils font partie d'une facture médicale complète.
Comment établir une facture depuis une vente ?
Tout ce dont vous avez besoin se trouve dans une seule fenêtre, avec le numéro de la vente au-dessus.
Allez dans Caisse > Ventes ou dans une fiche client, puis ouvrez la vente.
Choisissez Établissement de la facture dans les actions de la vente.
Vérifiez la date de la vente et la date d'émission dans le bloc des détails de la facture. Si la vente est encore en suspens, vous y voyez aussi Échéance : le délai de paiement, 14 jours par défaut, réglable entre 1 et 365.
Vérifiez le client dans le bloc client et complétez les données manquantes.
Vous voulez envoyer la facture par e-mail tout de suite ? Activez Envoyer au client et vérifiez l'adresse e-mail, l'objet et le message.
Examinez l'aperçu, puis cliquez sur Établissement de la facture, ou sur Établir la facture et l'envoyer si vous avez activé l'envoi. Confirmez ensuite une dernière fois.
L'application peut-elle établir une facture automatiquement ?
Oui. Si vous l'activez, l'application transforme elle-même une vente encaissée en facture au lieu d'un reçu, avec un délai de paiement. Ce réglage est désactivé par défaut : le choix vous appartient.
La case à cocher se trouve dans Paramètres > Factures, dans le bloc des paramètres de facturation. Dès que vous l'activez, un champ pour le délai de paiement apparaît en dessous : 14 jours par défaut.
[SCREENSHOT: la case à cocher de la facturation automatique dans les paramètres de facturation, avec le champ du délai de paiement en dessous]
Deux choses à savoir avant de l'activer :
L'application n'établit la facture que si la vente est associée à un client dont l'adresse est complète. Si ce n'est pas le cas, vous voyez après l'encaissement un avertissement avec un bouton pour établir la facture à la main. Vous ne perdez donc rien : les étapes ci-dessus continuent de fonctionner.
Cela vaut aussi pour les paiements en ligne. Un acompte ou un prépaiement complet lors d'une réservation en ligne reçoit une facture de la même manière.
Si cela fonctionne, la fenêtre d'encaissement indique que la facture a été établie et associée à la vente, avec un bouton pour l'envoyer immédiatement.
Où retrouver mes factures ?
La facture établie se trouve sur la vente sous les documents, à côté du reçu. Vous pouvez l'y ouvrir, l'imprimer ou l'envoyer (à nouveau) à votre client. Une vente peut ainsi porter plusieurs documents : un reçu au moment du paiement, une facture que vous établissez, et après une correction ou un avoir, un reçu de correction ou une facture d'avoir.
Quand une facture d'avoir est-elle créée ?
Dès qu'une vente porte une facture, l'application crée une facture d'avoir lorsque vous remboursez ou modifiez cette vente après coup. Si la vente ne porte qu'un reçu, vous obtenez un reçu de correction ; si elle porte aussi une facture, la facture prime.
La facture d'avoir apparaît sur la vente sous les documents, à côté de la facture d'origine. Celle-ci reste en place et est corrigée plutôt que modifiée, pour que votre comptabilité reste juste. Vous en lirez davantage dans Créditer une vente.
Une facture établie peut-elle encore être modifiée ?
Non, et la fenêtre de facturation vous en avertit avant que vous confirmiez. Si quelque chose ne va pas, modifiez d'abord la vente ou créditez-la, puis établissez au besoin une nouvelle facture.
Vous établissez une seule facture par vente : dès qu'une vente porte une facture, l'action disparaît du menu. Si vous ne voyez pas l'action, une facture existe déjà ou vous n'avez pas les droits pour établir des factures.