Saskaņā ar Eiropas Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR) pirms sensitīvu personas datu apstrādes ir nepieciešama klientu iepriekšēja piekrišana. Lai šo procesu vienkāršotu, Salonized piedāvā digitālo līgumu funkciju ar integrētiem digitālajiem parakstiem. Šajā rakstā uzzināsiet visu nepieciešamo, lai izveidotu profesionālus līgumus, ievērotu likumiskās prasības un visu saglabātu vienā centrālajā vietā kopā ar procedūru datiem.
Kādas ir digitālo līgumu izmantošanas priekšrocības?
Digitālo līgumu izmantošana Salonized sistēmā vienkāršo administratīvo darbu un uzlabo datu drošību. Galvenās priekšrocības ir šādas:
Laika ietaupījums: ievērojami samaziniet laiku, kas tiek veltīts piekrišanas veidlapu izveidei un pārvaldībai.
Neierobežota elastība: izveidojiet tik daudz dažādu līgumu, cik uzskatāt par nepieciešamu saviem pakalpojumiem.
Videi draudzīgs un organizēts: nav nepieciešami papīra līgumi, tādējādi izvairoties no birokrātijas un fiziskas uzglabāšanas.
Tūlītēja piekļuve: visi līgumi tiek uzglabāti centrāli, tādējādi jūs varat ātri piekļūt tiem vizīšu laikā.
Kāpēc man vajadzētu izmantot digitālo līgumu?
Digitālie līgumi nav tikai ērtības; tie ir būtiska jūsu uzņēmuma atbilstības tiesību aktiem sastāvdaļa. Jums vajadzētu tos izmantot, jo tie:
Atbilst VDAR: nepieciešami, lai izpildītu VDAR prasības par informācijas sniegšanu saistībā ar personas datu apstrādi.
Piekrišanas pierādījums: svarīgi gadījumos, kad klientiem ir aktīvi jāapliecina, ka viņi ir informēti par konkrētu apstrādes procedūru.
Ko man vajadzētu iekļaut savā digitālajā līgumā?
Lai gan jums ir brīva izvēle, kā izstrādāt līgumu, noteiktiem elementiem ir jāatbilst likumīgajām prasībām. Jūsu veidlapā jāiekļauj:
Datu pārredzamība: skaidrs paskaidrojums par to, kādus datus jūs apstrādājat un kādiem mērķiem.
Datu apstrādes veids: konkrēts paskaidrojums par datu apstrādes veidu.
Aktīva piekrišana: iespēja klientam aktīvi sniegt piekrišanu (uzliekot digitālo parakstu).
Kad man vajadzētu izmantot līgumu, nevis veidlapu?
Pareiza dokumenta veida izvēle nodrošina, ka jūsu dokumenti sistēmā tiek apstrādāti pareizi:
Izmantojiet līgumu: ja paraksts ir nepieciešams juridisku vai administratīvu iemeslu dēļ, piemēram, piekrišanas veidlapu vai procedūru līgumu gadījumā.
Izmantojiet veidlapu: ja jums ir nepieciešams tikai ievākt informāciju no klienta, nepieprasot parakstu.
Kā noris līguma noslēgšanas process?
Darba plūsma Salonized ir izstrādāta tā, lai būtu efektīva un vienkārša:
Izveide: Jūs izveidojat līguma veidni savos iestatījumos.
Nosūtīšana: Jūs to nosūtāt manuāli vai iestatāt automātisku nosūtīšanu.
Saņemšana: klients saņem dokumentu pa e-pastu.
Parakstīšana: klients parakstās digitāli savā ierīcē vai salonā.
Uzglabāšana: parakstītais līgums tiek automātiski saglabāts klienta profilā.
Pastāvība: dokuments tiek saglabāts pastāvīgi (atšķirībā no veidlapām, kuras var dzēst manuāli).
Lai palīdzētu jums izveidot digitālo līgumu, esam sagatavojuši pamācību ar piemēru:
Piemērs:
Jūs veicat procedūru. Lai nodrošinātu klientam vislabāko iespējamo pakalpojumu, vispirms jums ir jāveic problēmas analīze, izmantojot anketu. Turklāt jūs vēlaties uzņemt pirms un pēc fotogrāfijas, lai vizuāli atspoguļotu procedūras procesu. Jūs vācat šos datus, lai klientam sniegtu pēc iespējas efektīvāku pakalpojumu.
Izveidojiet jaunu līgumu:
Atveriet Iestatījumi > Klienti > Anketas.
Klikšķiniet uz "Izveidot jaunu" augšējā labajā stūrī.
Izvēlieties "Līgums".
Ievadiet informāciju:
Ierakstiet līguma nosaukumu un tekstu.
Piezīme: Šo tekstu vairs nevar mainīt, ja līgumu ir parakstījis vismaz viens klients.
Reģistrējiet klienta piekrišanu:
Atveriet konkrētā klienta profilu.
Klikšķiniet uz "Aizpildīt veidlapu" labajā pusē un izvēlieties savu līgumu.
Klienti var to aizpildīt uz vietas vai saņemt pa e-pastu.
Klients parakstās apakšā; viņa vārds un datums tiek parādīti automātiski.
3. Piezīme: Kad līgums ir parakstīts, to vairs nevar rediģēt.
Padoms par automatizāciju: Jūs varat arī konfigurēt e-pasta iestatījumus, lai līgums tiktu nosūtīts automātiski, kad tiek rezervēta konkrēta procedūra. Lasiet šo rakstu, lai uzzinātu, kā to iestatīt.
Vai es varu dzēst parakstītu līgumu?
Nē. Lai nodrošinātu parakstīto dokumentu juridisko integritāti, parakstītus līgumus nevar dzēst; tomēr parakstītas veidlapas (kas nesatur juridisku parakstu) var dzēst.
Lai iegūtu papildu informāciju, apmeklējiet mūsu palīdzības centru vai sazinieties ar mūsu atbalsta komandu. Mēs labprāt palīdzēsim.