De Generic Claim Standard voor Paramedische Zorg (GDS PM), effectief vanaf 1 januari 2025, is een kader dat in Nederland is vastgesteld om consistente, nauwkeurige en wettelijk conforme facturering te garanderen voor paramedische zorgdiensten, zoals diëtetiek en huidtherapie.
Deze standaard helpt het declaratieproces te stroomlijnen, waardoor zorgverzekeraars facturen sneller en met minder fouten kunnen verwerken, zodat verzekerden hun vergoedingen snel en nauwkeurig ontvangen.
Alle zorg die op de nationale prestatiecodelijsten staat, moet voldoen aan de GDS PM-vereisten, inclusief facturen die door verzekerden worden ingediend voor diensten die mogelijk niet gedekt zijn.
De GDS PM bepaalt welke details facturen moeten bevatten, zoals behandelomschrijvingen, identificatiegegevens van de zorgverlener en behandelcodes.
Als jouw salon diensten aanbiedt die in Nederland via de zorgverzekering kunnen worden vergoed, is het essentieel om ervoor te zorgen dat jouw facturen aan deze nieuwe eisen voldoen.
Lees dit artikel om te leren hoe je jouw facturatieproces kunt afstemmen op de GDS PM, zodat je de beste zorg voor jouw klanten garandeert.
Wat is een medische dienst en waarom is dit belangrijk voor mij?
Een medische dienst is een behandeling die op de nationale prestatiecodelijsten staat en in aanmerking komt voor (gedeeltelijke) vergoeding door Nederlandse zorgverzekeraars.
Voor Salonized-gebruikers betreft dit voornamelijk diensten binnen de diëtetiek en huidtherapie. Je kunt dit soort diensten in Salonized markeren als Medisch, zodat de factuur voldoet aan de eisen van de verzekeraar.
Volg de onderstaande stappen om ervoor te zorgen dat jouw facturen aan de vereisten voldoen:
Deel 1: Bereid je account, dienst en factuurinstellingen voor
Deel 2: Controleer klantgegevens
Deel 3: Reken de medische afspraken af
Belangrijk: Als een van de onderstaande instellingen ontbreekt in jouw account, neem dan contact op met ons supportteam.
Deel 1: Hoe bereid ik mijn account- en dienstinstellingen voor op medische facturatie?
1. Accountinstellingen:
Voordat je facturen genereert, moet je specifieke functies activeren en ervoor zorgen dat de inloggegevens van medewerkers up-to-date zijn in jouw Salonized-instellingen.
Functies inschakelen:
Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Geavanceerde instellingen.
Zet de schakelaar 'Medische functies inschakelen' op AAN.
2. Medewerkergegevens:
Navigeer naar Instellingen > Medewerkers en zorg ervoor dat het volgende is ingevuld voor elke relevante medewerker:
Naam.
Telefoonnummer.
E-mailadres.
AGB-code: Voer de 8-cijferige code in (inclusief voorloopnullen). Je kunt deze vinden in het AGB-register.
Als er geen AGB-code beschikbaar is, voer dan in plaats daarvan de Functietitel in. Voer niet beide in.
Let op: Als je een schoonheidsspecialist of diëtist bent zonder AGB-code, vraag er dan een aan via Vektis (AGB-code aanvragen).
3. Diensten en behandelcodes:
Elke aangeboden dienst moet nauwkeurig worden gecodeerd om overeen te komen met de nationale standaarden om afwijzingen van claims te voorkomen.
Naam van de dienst: Ga naar Instellingen > Diensten. Klik voor elke relevante (medische) dienst op 'Bewerken'. Zorg ervoor dat de naam precies overeenkomt met de Prestatiecodelijst. Hier is een lijst met voorbeelden voor huidtherapeuten - 075 en hier een lijst met voorbeelden voor Diëtetiek - 076.
Omschrijving: Ga naar Instellingen > Online boeking en zorg ervoor dat je een omschrijving voor de dienst hebt toegevoegd die in de boeking widget verschijnt.
Medische aanduiding: Markeer onder Instellingen > Diensten > Dienst bewerken > Meer opties de dienst als een Medische dienst.
Behandelcodes: Vul de code in het formaat XXX-XXXXX in (raadpleeg de Vektis-lijsten).
Belangrijk: Gebruik het koppelteken (-) zonder spaties.
4. Klantinstellingen:
Jouw klant moet op de juiste manier worden gelabeld om ervoor te zorgen dat de factuur de vereisten van GDS PM respecteert:
Ga naar Instellingen > Klantinstellingen.
Voeg onder 'Extra velden op de klantenpagina' een nieuw extra veld toe met de naam Verzekeraar.
Klik op 'Opslaan'.
Dit helpt om de UZOVI-gegevens van de klant vast te leggen.
5. Factuursjablonen en btw:
Jouw factuurlay-out moet worden aangepast om specifieke informatie over de zorgverlener weer te geven en te voldoen aan de belastingwetgeving met betrekking tot medische vrijstellingen.
Btw-instellingen: Je kunt kiezen of je het btw-bedrag zichtbaar wilt maken.
Medische zorg is vrijgesteld van btw. Ga naar Instellingen > Facturen en zet "Btw zichtbaar op factuur" op UIT voor deze claims. Deze instelling is alleen van invloed op de weergave voor niet-medische (cosmetische) diensten.
Factuurbereik: Optioneel kun je een extra afbeelding toevoegen, zoals een certificeringslogo.
Header-sjabloon: Voeg een header toe met behulp van het volgende sjabloon. Gegevens worden automatisch ingevuld, behalve jouw AGB-praktijknummer, dat je handmatig moet invoeren.
AGB-praktijk: XXXX
{{company_name}}
{{company_address}}
Telefoonnummer: {{company_phone}}
Patiëntinformatie: Gebruik het volgende sjabloon om klantgegevens te automatiseren:
Betreft patiënt
Naam: {{first_name}} {{last_name}}
Geboortedatum: {{birthday}}
Verzekeraar: {{custom1}}
Deel 2: Hoe zorg ik ervoor dat klantprofielen de juiste gegevens hebben?
Een conforme factuur vereist specifieke verzekeringsgegevens die aan het individuele profiel van de klant zijn gekoppeld.
Veld Verzekeraar: Dit veld moet het UZOVI-nummer (4 cijfers) + de naam van de zorgverzekeraar bevatten (bijv. "0123 Zilveren Kruis").
Vereiste info: Controleer of de geboortedatum en de volledige naam van de klant nauwkeurig zijn, aangezien deze automatisch in het factuursjabloon worden geladen.
Deel 3: Welke stappen moet ik nemen tijdens het afrekenen?
Belangrijk: Omdat medische claims unieke identificatiegegevens per bezoek vereisen, moet je deze controles elke keer uitvoeren wanneer je een medische dienst verwerkt bij het afrekenen.
1. Bestellingen voorbereiden voor afrekenen:
Controleer voor het aanmaken van een factuur het volgende voor elke bestelling:
Bestellingsverificatie:
Zorg ervoor dat de bestelling is gemarkeerd als "Medisch"
Het moet een Prestatiekoppelnummer bevatten (max. 20 alfanumerieke tekens, geen speciale tekens).
Tip: Als je er geen hebt, gebruik dan een uniek volgnummer (1, 2, 3) of het factuurnummer gevolgd door een reeks (bijv. 2025-0148-1).
Verplichte notities: Gebruik de functie 'Notitie toevoegen' onderaan om het volgende op te nemen:
Algemene claimgegevens (Zorgtraject): Formaat: <care-trajectory-uuid>.
Let op: Je kunt een gratis online UUID-generator (35 tekens) gebruiken voor het zorgtrajectnummer.
Startdatum: DD-MM-JJJJ.
Diagnose: Formaat: <diagnose-codelijst>-<diagnosecode> <omschrijving>.
Zoek diagnosecodes op via Vektis.nl (formaat XXX-XXXXX).
Vergeet het koppelteken (-) niet! Geen spaties toegestaan.
Let op: Vergeet niet om elke keer dat je een factuur voor een medische dienst maakt, handmatig de verplichte notitie toe te voegen.
2. Eindcontrole:
Controleer de gegenereerde factuur op juistheid voordat je deze aan de klant verstrekt.
Onthoud: Medische zorg die bij een verzekeraar wordt gedeclareerd, is wettelijk vrijgesteld van btw. Voor niet-medische diensten kun je de btw per dienst instellen, maar dit is alleen van toepassing op facturen die NIET bij verzekeraars worden ingediend.
Als je een mix van medische en cosmetische diensten uitvoert, let dan extra goed op je boekhouding, aangezien alleen het medische deel is vrijgesteld.
Jouw facturen voldoen nu aan de Nederlandse zorgverzekeringsregels, wat zorgt voor een probleemloos declaratieproces voor jouw klanten.
Door deze stappen te volgen, kun je jouw klanten met een gerust hart ondersteunen bij het indienen van conforme claims. Voor extra hulp kun je altijd contact opnemen met ons supportteam.