Het organiseren van de diensten die je aanbiedt is de eerste stap naar een naadloze boekingervaring voor je klanten. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over het instellen van categorieën om je agenda overzichtelijk te houden, het toevoegen en beheren van individuele diensten, en het beheersen van geavanceerde planningsfuncties zoals verwerkingstijden, buffers en resources om je werkdag te optimaliseren.
Hoe voeg ik categorieën toe in Salonized?
Voor een perfect georganiseerde agenda is het 't beste om eerst je categorieën aan te maken. Hiermee kun je jouw diensten vanaf het begin effectief organiseren, wat je helpt om je menu moeiteloos te beheren en het boekingsproces voor je klanten vereenvoudigt. Nooit meer scrollen door een lange, rommelige lijst onder een 'Algemene' categorie. Om categorieën aan te maken:
Ga naar Instellingen
Selecteer onder 'Agenda' de optie 'Diensten'
Klik op de knop 'Nieuw aanmaken' in de rechterbovenhoek.
Selecteer 'Categorie toevoegen'.
Geef de categorie een naam en een kleur (om deze gemakkelijk te onderscheiden in de agenda)
Hoe wijzig ik de volgorde van categorieën in Salonized?
De volgorde van de categorieën in je Salonized-account bepaalt hoe ze aan klanten worden getoond in de boeking widget. Zo kun je ze sorteren:
Drag & Drop: Klik simpelweg op een categorie en houd deze vast om hem naar de gewenste plek te verplaatsen.
Pijltjes: Klik op het pijltjes-icoon in de rechterbovenhoek om de verplaatsingspijlen naast elke categorie te tonen, en klik er vervolgens op om je lijst omhoog of omlaag te schuiven.
Hiërarchie: Houd er rekening mee dat categorieën geen subcategorieën kunnen bevatten; ze bestaan allemaal op een enkel niveau.
Hoe verwijder ik categorieën in Salonized?
Als je een categorie wilt verwijderen, moet je eerst alle diensten eruit verwijderen of ze aan een andere categorie toewijzen.
Zodra de categorie leeg is, klik je op het drie-stippen icoon naast de categorie en selecteer je 'Verwijderen'.
Hoe maak ik een nieuwe dienst aan in Salonized?
Elke dienst moet aan een categorie worden toegewezen om je menu georganiseerd te houden. Dus, na het aanmaken van je categorieën, kun je beginnen met het toevoegen van je diensten:
Ga naar Instellingen.
Selecteer onder Agenda de optie Diensten.
Klik op de knop Nieuw aanmaken in de rechterbovenhoek en selecteer Dienst toevoegen.
In de sectie 'Algemeen' selecteer je de bijbehorende categorie en voer je de naam, prijs en het btw-tarief van de dienst in.
Stel de totale duur in minuten in (bijv. 20, 30 of 45 minuten).
Klik op Meer opties om verwerkingstijd of buffertijd toe te voegen.
Voeg indien nodig een variatie toe en klik vervolgens op Opslaan.
Hoe gebruik ik verwerkingstijden en buffertijden?
Deze tools helpen je om je tijd efficiënter te beheren, of je nu een pauze tussen klanten nodig hebt of de mogelijkheid wilt hebben om dubbel te boeken tijdens een behandeling.
Verwerkingstijd:
Hiermee kun je nieuwe afspraken accepteren tijdens de 'downtime' van een dienst. Het is de perfecte tool voor multitasking terwijl een behandeling, zoals haarverf, tijd nodig heeft om in te trekken.
Opstarttijd: Tijd die je bezig bent met de klant (bijv. het aanbrengen van haarverf).
Verwerkingstijd: Tijd waarin je beschikbaar bent voor een andere klant (bijv. terwijl de verf intrekt).
Afrondingstijd: Tijd waarin je weer bezig bent met de eerste klant (bijv. het uitspoelen van het haar).
Buffertijd:
Buffertijd voegt een privé-marge toe aan je schema zonder de duur die aan klanten wordt getoond te veranderen. Bijvoorbeeld, een dienst van 60 minuten met een buffer van 15 minuten verschijnt als '60 minuten' voor de klant, terwijl er 75 minuten in je agenda worden geblokkeerd om je tijd te geven om alles klaar te zetten voor de volgende klant.
Let op de beschikbaarheid: Diensten hebben geen eigen afzonderlijke schema's; ze volgen altijd de beschikbaarheid van de toegewezen medewerker.
Hoe wijs ik een resource toe aan een dienst?
Resources zorgen ervoor dat alles wat je nodig hebt (of het nu een specifieke kamer, een apparaat of een extra paar handen is) beschikbaar is voordat een boeking wordt bevestigd. Zodra je een dienst hebt aangemaakt, kun je deze vereisten toewijzen om dubbele boekingen te voorkomen.
Types Resources:
Kamers: Wijs een specifieke behandelkamer toe als de dienst alleen in een daarvoor bestemde ruimte kan worden uitgevoerd.
Apparatuur: Koppel specifieke hulpmiddelen (zoals een lasermachine) zodat het systeem weet dat er slechts één zo'n dienst tegelijk kan worden geboekt.
Medewerkers: Voeg een extra teamlid toe als de dienst twee personen vereist (bijv. een duo-massage).
Let op: Voor elke extra medewerker die aan je maandelijkse abonnement wordt toegevoegd, geldt een toeslag van €5 (Appointments-pakket) of €7,50 (Basic- en Pro-pakketten).
Hoe beheer ik geavanceerde instellingen voor diensten?
Met Salonized heb je volledige controle over je diensten. Zodra de basisgegevens zijn ingevoerd, kun je specifieke instellingen beheren zoals:
Online boekingen
Dienst online boekbaar: Indien ingeschakeld, kunnen je klanten deze dienst boeken via je online boeking widget. Als een dienst niet verschijnt, controleer dan de online status, beschikbaarheid van de resource en de instellingen van de dienst.
Beschikbaarheidsfilters: Beperk boekingen tot specifieke dagen en tijden.
Beschrijving van de dienst: Toon een langere beschrijving van je dienst aan je klanten in de online boeking widget.
Communicatie
Extra info via e-mail: Deze tekst kan worden toegevoegd aan e-mailtemplates (zoals de afspraakbevestiging) om je klanten te informeren bij het boeken van deze specifieke behandeling.
Andere opties
Medische dienst: Indien ingeschakeld, wordt er geen btw in rekening gebracht bij het afrekenen van deze dienst in de kassa.
Hoe verwijder ik ongewenste diensten uit mijn menu?
Of je nu een pauze wilt nemen van het aanbieden van een behandeling of deze volledig wilt verwijderen, je hebt twee opties:
Uitschakelen (Offline modus): Als je de dienst in je systeem wilt houden maar wilt dat klanten deze niet meer kunnen boeken, zet hem dan simpelweg op offline. Hij blijft in je systeem voor intern gebruik, maar verschijnt niet in je online boeking widget.
Verwijderen: Om een dienst permanent te verwijderen, ga je naar Instellingen > Diensten, klik je op de relevante categorie, selecteer je de dienst en klik je op het drie-stippen icoon > Verwijderen.
Maak je geen zorgen over je boekhouding. Als een dienst wordt verwijderd, blijven alle historische gegevens (eerdere verkopen en afspraken die ermee verbonden zijn) zichtbaar in je rapporten.
Hernoemen vs. Verwijderen:
Het wordt niet aangeraden om een oude dienst te hernoemen naar een volledig nieuwe. Omdat het systeem de ID van de dienst volgt, zal de nieuwe naam de oude overschrijven in je historische rapporten, wat je eerdere gegevens verwarrend kan maken. In deze gevallen is het altijd beter om de oude dienst te verwijderen en een nieuwe aan te maken.
Voor meer informatie over het beheer van je Salonized-account kun je het Helpcentrum bezoeken of contact opnemen met ons supportteam. We helpen je graag verder.
Gerelateerde artikelen: