Het behouden van een soepele planning is essentieel voor elke drukke salon. Door een buffertijd toe te voegen (een beschermende pauze na boekingen), kun je ervoor zorgen dat je de nodige ademruimte hebt om te resetten en je voor te bereiden op je volgende klant. In dit artikel ontdek je alles wat je moet weten over de buffertijd, de verschillende soorten buffertijd die beschikbaar zijn in Salonized, hoe je ze effectief instelt en welke invloed ze hebben op je beschikbaarheid.
Wat is buffertijd en hoe werkt het?
Buffertijd is een pauze die aan een afspraak wordt toegevoegd om ervoor te zorgen dat je een pauze hebt tussen klanten. In je planningssysteem fungeert het als een beschermende laag die je kalender blokkeert zonder de officiële duur van de dienst die aan de klant wordt getoond te verlengen. Zie het als een geautomatiseerde overgangstijd die wordt gebruikt voor:
Voorbereiding: Het klaarzetten van apparatuur of het doornemen van klantnotities voor een sessie.
Schoonmaak: Het desinfecteren van je werkplek, het wassen van gereedschap of het resetten van een kamer.
Administratieve taken: Het verwerken van betalingen, het opnieuw boeken van de klant of het schrijven van notities na de behandeling.
Persoonlijke pauzes: Een kop koffie halen of gewoon even een moment nemen om tot rust te komen tussen opeenvolgende boekingen.
Let op: De buffertijd is alleen zichtbaar voor de saloneigenaar, niet voor de klant. De klant ziet alleen de duur van de dienst die is ingesteld in de instellingen van de dienst (bijvoorbeeld een dienst van 60 minuten met een buffertijd van 10 minuten verschijnt nog steeds als 60 minuten in de boeking widget).
Hoeveel soorten buffertijd biedt Salonized aan?
Salonized geeft je de mogelijkheid om te kiezen tussen twee soorten buffertijd:
Algemene buffertijd: Dit voegt een gat toe tussen elke afspraak met een vaste waarde.
Dienstspecifieke buffertijd: Dit is een aantal extra minuten dat wordt toegevoegd na het voltooien van een specifieke dienst en heeft een aangepaste waarde.
Let op: De algemene buffertijd vervangt de dienstspecifieke buffertijd niet. Als je beide hebt ingeschakeld, worden ze allebei opgeteld bij de totale afspraakduur, wat kan leiden tot meerdere buffertijden.
Hoe voeg ik een algemene buffertijd toe voor alle afspraken?
Met deze functie kun je gaten in je hele planning automatiseren. In plaats van naar de behandelingsduur te kijken, voegt het systeem de door jou gekozen extra tijd toe aan het einde van elke boeking om ervoor te zorgen dat je een consistente overgangstijd hebt. Zelfs als de afspraak uit meerdere behandelingen bestaat, wordt de algemene buffer slechts één keer per afspraak toegepast.
Om de algemene buffertijd in te schakelen, volg je deze stappen:
Ga naar Instellingen > Kalender > Kalenderinstellingen.
Vink het vakje aan voor "Eindbuffer toevoegen om een gat tussen afspraken te creëren."
Selecteer je voorkeursduur in het vervolgkeuzemenu (kies uit 5, 10, 15, 20, 30, 45 of 60 minuten).
Klik op Opslaan rechtsboven aan de pagina om de wijzigingen toe te passen.
Hoe dit er in de praktijk uitziet:
Voorbeeld 1: Een "pedicure" behandeling duurt 60 minuten. Met een buffer van 15 minuten wordt de afspraak gepland als een blok van 60 + 15 = 75 minuten.
Voorbeeld 2: Een klant boekt een "pedicure" (60 min) en een "manicure" (45 min). Met een buffer van 15 minuten wordt de afspraak gepland als een blok van 60 minuten + 45 + 15 = 120 minuten.
Belangrijk: Het toevoegen, verwijderen of bewerken van algemene buffertijd heeft invloed op alle (vorige, huidige en toekomstige) afspraken. Wijzigingen worden met terugwerkende kracht toegepast.
Hoe stel ik een dienstspecifieke buffertijd in?
Dienstspecifieke buffertijd is ideaal als bepaalde behandelingen meer schoonmaak of voorbereiding vereisen dan andere (bijvoorbeeld een chemische peeling die meer desinfectie van de kamer vereist dan het snel harsen van wenkbrauwen). In tegenstelling tot de algemene buffer wordt dit toegevoegd aan de specifieke duur van die dienst.
Om buffertijd voor een specifieke dienst in te stellen, volg je deze stappen:
Ga naar Instellingen > Diensten.
Selecteer de Dienst die je wilt bewerken.
Blijf op het tabblad Algemeen en klik op de knop Meer opties.
Zoek het veld Buffertijd en voer het gewenste aantal extra minuten in.
Klik op Opslaan om de wijziging toe te passen.
Hoe dit er in de praktijk uitziet:
Voorbeeld 1: Een "Deep Tissue Massage" duurt 60 minuten en je stelt een dienstspecifieke buffer van 20 minuten in. De totale duur voor deze boeking is 60 + 20 = 80 minuten.
Voorbeeld 2: Een klant boekt twee diensten: een "Gezichtsbehandeling" (60 minuten met een 10 min buffer) and een "Wenkbrauwen verven" (15 min met geen buffer). De totale afspraaktijd is 60 minuten + 10 + 15 = 85 minuten.
Belangrijk: Het toevoegen, verwijderen of bewerken van dienstspecifieke buffertijd heeft alleen invloed op toekomstige boekingen. Wijzigingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast.
Hoe beïnvloedt buffertijd mijn dagelijkse schema?
Het is van groot belang om te begrijpen hoe deze gaten samenwerken met je bredere bedrijfsmiddelen en dagelijkse schema. Hier is een overzicht van hoe buffertijd werkt binnen het systeem:
Buffertijd wordt altijd behandeld als niet-beschikbare tijd.
Voorbeeld: Als je zaak sluit om 17:00 en een dienst van 60 minuten met een buffer van 15 minuten de totale tijd naar 17:15 zou brengen, zal de boeking widget dat tijdslot niet aan de klant tonen.
De buffertijdfunctie is universeel. Het is van toepassing op afspraken die je handmatig in je kalender plant, evenals op afspraken die online door klanten worden geboekt.
Houd er rekening mee dat de buffertijd niet wordt gesynchroniseerd met externe integraties zoals Google Calendar of de Treatwell agenda. Deze platforms tonen alleen de duur van de dienst zelf.
Het is niet mogelijk om unieke buffertijden in te stellen voor specifieke medewerkers.
Als je vragen hebt over de buffertijd, neem dan contact op met ons supportteam.
We helpen je graag.