Het effectief beheren van je planning is essentieel voor een soepel verloop van je bedrijf. In dit artikel leer je alles wat je moet weten over het instellen van je agendavoorkeuren, de afspraakkleuren, hoe je omgaat met wijzigingen door klanten en no-shows, en hoe je e-mail- en SMS-herinneringen kunt gebruiken om je te helpen georganiseerd te blijven en je klanten op de hoogte te houden.
Hoe pas ik mijn agendalay-out aan?
Personaliseer je agendalay-out door naar Instellingen > Agenda > Agenda-instellingen te gaan. Hier is de volledige lijst met instellingen die je naar wens kunt aanpassen:
Tijdslot: De tijd die je hier instelt, heeft invloed op hoe je agenda eruitziet. Het interval is standaard ingesteld op 15 minuten, maar kan worden aangepast van 5 tot 30 minuten.
Kleur van de afspraak: Je kunt kiezen hoe afspraken in je agenda worden weergegeven: op basis van de toegewezen kleur van de medewerker of de kleur van de categorie van de dienst.
Verberg medewerkers die niet zijn ingeroosterd voor de dag: Wanneer dit is ingeschakeld, worden medewerkers die die dag niet hoeven te werken verborgen in de dagweergave van de agenda.
Voeg een eindbuffer toe om pauzes tussen afspraken te creëren: Naast het instellen van buffertijden voor specifieke diensten, kun je automatische pauzes creëren door na elke afspraak een tijdsbuffer in te stellen, zodat ze niet direct na elkaar volgen.
Deel je agenda met externe programma's: Houd je volledige planning bij de hand door je Salonized-agenda te synchroniseren met externe programma's zoals Google Calendar, Apple Calendar en Microsoft Outlook.
Hoe beheer ik wijzigingen door klanten en no-shows?
Je hebt volledige controle over hoe klanten omgaan met hun boekingen en hoe je omgaat met gemiste afspraken. Let op: deze wijzigingsinstellingen zijn standaard uitgeschakeld.
Klanten toestaan hun afspraken online te annuleren: Wanneer dit is ingeschakeld, ontvangen klanten een annuleringslink in hun bevestigingsmail. Je kunt zelf de minimale termijn bepalen (bijv. tussen 0 en 72 uur van tevoren).
Klanten toestaan om afspraken online te verzetten: Zodra dit actief is, ontvangen klanten een link om een nieuwe datum en tijd voor hun bezoek te kiezen. Je kunt de termijn voor het verzetten instellen (bijv. tussen 0 en 72 uur van tevoren).
Vraag mij om een no-show e-mail naar de klant te sturen: Als je deze instelling inschakelt, wordt er een e-mail naar klanten gestuurd wanneer je ze als een 'no-show' markeert. Om nauwkeurigheid te garanderen, zal het systeem altijd om je bevestiging vragen voordat de e-mail wordt verzonden.
Hoe beheer ik herinneringsinstellingen?
Houd je klanten op de hoogte en verklein de kans op gemiste afspraken door geautomatiseerde herinneringen te sturen.
Stuur afspraakherinneringen per e-mail: Je kunt kiezen hoeveel uur van tevoren klanten hun herinnering ontvangen. E-mailherinneringen zijn standaard ingeschakeld om ervoor te zorgen dat je klanten consequent op de hoogte worden gebracht.
Stuur afspraakherinneringen per SMS: Dit volgt hetzelfde principe als e-mailherinneringen. Let op: één SMS-herinnering kost 1 credit per klant (tot 160 tekens). Je kunt op elk gewenst moment SMS-credits kopen via Instellingen > Credits kopen. Meer info hier.
Voor meer informatie over het aanpassen van je agenda- en afspraakinstellingen kun je contact opnemen met ons supportteam. We helpen je graag verder.