Vanaf 1 april 2025 komt er een wijziging in de Algemene Voorwaarden binnen de Treatwell Group. Als jij of iemand uit je team een afspraak van een nieuwe klant annuleert die via de Treatwell Marktplaats of Reserve with Google is gemaakt, dan blijft de commissie voor nieuwe klanten van toepassing. Bekijk alle veranderingen in de nieuwe Algemene voorwaarden hier.
Om je te helpen met deze verandering, hebben we de meest gestelde vragen hieronder beantwoord.
1. Waarom past Treatwell het annuleringsbeleid aan?
Als een nieuwe klant een afspraak maakt via de Treatwell Marketplace en jij (of iemand van je team) annuleert deze, dan wordt de commissie voor nieuwe klanten alsnog in rekening gebracht. Maar je krijgt zoals altijd wél de contactgegevens van de klant, en deze worden automatisch toegevoegd aan je klantenlijst – zie het als een soort bemiddelingsfee.
Deze wijziging zorgt ervoor dat het eerlijk blijft voor alle partners en voorkomt misbruik van het systeem. Daarnaast benadrukt het hoe belangrijk het is om afspraken betrouwbaar te beheren, voor zowel partners als klanten.
2. Geldt deze wijziging ook als de klant zelf annuleert?
Nee, voor nu geldt: als een klant zelf annuleert, dan is jouw annuleringsbeleid van toepassing. Zorg ervoor dat je dit goed hebt ingesteld, zodat het aansluit bij jouw salon.
📍 Zo pas je je annuleringsbeleid aan:
Ga naar Instellingen > Agenda: Agenda instellingen > Wijzigingen door klanten
Hier kun je kiezen uit onderstaande opties:
Sta klanten toe afspraken zelf online te annuleren
Als deze optie aanstaat, sturen we een link mee in de afspraakbevestiging waarmee klanten hun afspraak kunnen annuleren.
Sta klanten toe afspraken online te verplaatsen
Als deze optie aanstaat, sturen we een link mee in de afspraakbevestiging waarmee klanten hun afspraak online kunnen verplaatsen.
3. Wat gebeurt er als ik een afspraak annuleer?
Nieuwe klant (eerste boeking via Marketplace of Reserve with Google) → commissie wordt berekend voor de klant contactgegevens.
Terugkerende klant (die in de afgelopen 365 dagen via Marketplace heeft geboekt) → geen commissie.
Vooraf betaalde boekingen → 2% transactiekosten.
Veel annuleringen → kan invloed hebben op je zichtbaarheid en ranking in de Marketplace.
⚠️ Voorbeelden:
Een nieuwe klant boekt een afspraak van €100 (35% commissie). Jij annuleert → Treatwell rekent €35.
Een terugkerende klant boekt een afspraak van €100 en betaalt in de salon. Jij annuleert → geen kosten.
Een terugkerende klant boekt een vooraf betaalde afspraak van €100. Jij annuleert → Treatwell rekent €2 (2% transactiefee).
4. Kan ik een afspraak verplaatsen in plaats van annuleren?
Ja! Als je de afspraak verplaatst, wordt de commissie niet in rekening gebracht.
In dit geval wordt bij een nieuwe klant de commissie pas berekend zodra de afspraak daadwerkelijk heeft plaatsgevonden of in de toekomst is geannuleerd.
5. Wat als een klant al vooraf heeft betaald en ik moet annuleren?
Als je een vooraf betaalde boeking annuleert, geldt de 2% transactiekosten (en de commissie voor nieuwe klanten). Je kunt de afspraak verplaatsen om extra kosten te vermijden. In dit geval wordt bij een nieuwe klant de commissie pas berekend zodra de afspraak daadwerkelijk heeft plaatsgevonden of in de toekomst is geannuleerd.
6. Ik ben ziek of heb een noodgeval. Wat moet ik doen?
We begrijpen dat dit kan gebeuren. De beste optie is om de afspraak te verplaatsen in plaats van te annuleren. Klanten kijken erg uit naar hun behandeling en een positieve ervaring met jouw salon, ook al moet je deze verplaatsen.
Als je de afspraak niet kan verplaatsen, zullen de commissie kosten voor nieuwe klanten worden berekend (alleen bij nieuwe klanten). Die klant is dan officieel van jou en als ze opnieuw boeken binnen 365 dagen, betaal je geen commissie.
7. Een nieuwe klant vraagt mij om hun afspraak te annuleren. Wat kan ik doen?
In dit scenario raden wij het volgende aan:
Bied aan om de afspraak te verplaatsen naar een tijdstip dat voor jullie beiden werkt.
Als zij niet willen verplaatsen, vraag de klant om hun afspraak zelf te annuleren. Hier vind je hoe ze dat kunnen doen.
Zorg ervoor dat je annuleringsbeleid duidelijk is ingesteld om late annuleringen goed te beheren. Lees er hier meer over.
8. Als ik een nieuwe klant annuleer en de commissie betaal, moet ik dan opnieuw betalen als ze later opnieuw boeken?
Nee. Zodra je de commissie hebt betaald, worden de klantgegevens automatisch aan je klantenlijst toegevoegd. Als ze opnieuw boeken—zelfs als ze nog niet langs zijn geweest—wordt er geen commissie berekend.
💡 Voorbeeld:
Sarah boekt een afspraak van €100 als nieuwe klant (35% commissie).
Jij annuleert de boeking → Treatwell rekent €35.
Drie dagen later boekt Sarah opnieuw via Treatwell.
Omdat Sarah nu als bestaande klant wordt gezien, betaal je geen commissie meer.
Als bovenstaande helpartikel je vragen niet heeft beantwoord, staan we graag voor je klaar. Contacteer ons via de chat rechtsonderin het scherm.