Verkoop of factuur? Het verschil
In de vernieuwde kassa is een belangrijk onderscheid rechtgezet. Wat vroeger in de kassa een factuur heette, is eigenlijk gewoon een verkoop: de registratie van wat een klant heeft afgenomen en betaald. Na een betaling maakt Salonized daar automatisch een bon van.
Een echte factuur is iets anders: een formeel financieel document dat aan specifieke eisen moet voldoen (er moet bijvoorbeeld altijd een adres op staan) en dat je uitreikt wanneer een klant of bedrijf erom vraagt. Daarom heeft facturatie nu een eigen, aparte flow met een eigen knop: Factuur opstellen. Je koppelt er altijd een klant aan, en Salonized genereert het juiste document met de correcte opmaak.
Dit is vooral handig als je met zakelijke of medische klanten werkt: de nieuwe flow is daar veel beter op ingericht dan voorheen.
Wanneer stel je een factuur op?
Je maakt gewoon een verkoop aan en rekent die af; de klant krijgt automatisch een bon. Voor de meeste transacties is dat voldoende.
Vraagt een klant of bedrijf om een officiële factuur? Dan stel je die met een paar klikken op vanuit de verkoop.
Je hoeft de verkoop niet per se eerst volledig te betalen: je kunt ook een factuur opstellen voor een verkoop die nog (deels) openstaat, met een vervaldatum.
Voordat je begint: wat heb je nodig?
Voor een factuur is een klantprofiel met adresgegevens vereist. Zonder klant of zonder volledig adres kun je de factuur niet opstellen; Salonized wijst je hier tijdens de stappen op.
Standaardfactuur: de klant moet een adres hebben (straat, postcode en plaats).
Medische factuur: naast het adres zijn ook de geboortedatum, het BSN en de verzekeringsmaatschappij van de klant nodig.
Ontbreken er gegevens? Dan zie je de melding "Ontbrekende info toevoegen" waarmee je de klantgegevens direct kunt aanvullen.
Stap voor stap: een factuur opstellen
1. Open de verkoop
Ga naar Kassa > Verkopen (of naar een klantprofiel) en klik op de verkoop waarvoor je een factuur wilt maken. Klik in de acties op Factuur opstellen.
Zie je deze optie niet? Dan is er voor deze verkoop al een factuur opgesteld (er kan maar één factuur per verkoop bestaan), of heb je geen rechten om facturen op te stellen.
2. Controleer de klant
Bovenaan staat de gekoppelde klant. Salonized controleert automatisch of alle vereiste gegevens aanwezig zijn:
Is er nog geen klant gekoppeld? Voeg er dan één toe.
Ontbreekt het adres (of bij een medische factuur de geboortedatum, BSN of verzekeraar)? Klik op Ontbrekende info toevoegen om de gegevens aan te vullen.
3. Controleer de factuurdetails
In het blok Factuur details zie je:
Verkoopdatum – de datum van de oorspronkelijke verkoop.
Uitgiftedatum – de datum waarop de factuur wordt opgesteld (vandaag).
Verschuldigd in – het aantal dagen waarbinnen de factuur betaald moet worden (de betaaltermijn). Standaard staat dit op 14 dagen; pas het aan indien nodig.
4. Controleer de items
Onder Items zie je precies wat er op de factuur komt: de omschrijving, de medewerker, het aantal, de prijs (excl. btw) en een eventuele korting. Daaronder staan het Subtotaal, de btw-uitsplitsing en het Totaal, plus de reeds gedane betalingen en een eventueel openstaand bedrag.
5. Klik op "Controleer"
Klik rechtsonder op Controleer. Je gaat nu naar de laatste stap, waar je alles nog een keer nakijkt.
Let op: "Eenmaal opgesteld, kan deze factuur niet meer worden gewijzigd. Bekijk het voorbeeld zorgvuldig – wijzig indien nodig de verkoop voordat de factuur wordt opgesteld." Klopt er iets niet? Ga dan terug, sluit de flow en pas eerst de verkoop aan.
6. (Optioneel) Verstuur de factuur direct naar de klant
In deze stap kun je de factuur meteen mailen. Zet de optie Verzenden naar klant aan en controleer of vul in:
het e-mailadres van de klant,
het onderwerp,
een bericht.
Laat je dit uit staan? Dan wordt de factuur alleen opgesteld en kun je die later nog bekijken, printen of versturen.
7. Bekijk het voorbeeld en stel de factuur op
Bekijk het voorbeeld van de factuur zorgvuldig. Klik daarna op:
Factuur opstellen – als je de factuur alleen wilt aanmaken, of
Factuur opstellen en verzenden – als je bij stap 6 het versturen hebt aangezet.
Bevestig de melding "Weet je zeker dat je deze factuur wilt opstellen?". Je krijgt de bevestiging "Factuur opgesteld" te zien.
Waar vind ik de factuur terug?
De opgestelde factuur verschijnt bij de verkoop onder Documenten, naast de bon. Daar kun je de factuur altijd openen, printen of (opnieuw) naar de klant versturen. Eén verkoop kan zo meerdere documenten hebben: een bon bij betaling, een factuur die je opstelt, en bij een aanpassing of creditering een correctiebon of creditfactuur.
Wanneer wordt er een creditfactuur aangemaakt?
Zodra er een factuur aan een verkoop hangt, ontstaat er automatisch een creditfactuur wanneer je die verkoop achteraf aanpast of terugbetaalt. Dat gebeurt in twee situaties:
Bij crediteren – wanneer je (een deel van) de verkoop terugbetaalt via Verkoop crediteren.
Bij een correctie – wanneer je een reeds afgeronde verkoop bewerkt via Verkoop bewerken.
Welk document er precies ontstaat, hangt af van wat er al bij de verkoop hoort: heeft de verkoop een factuur, dan wordt het een creditfactuur (een factuur met een negatief bedrag). Heeft de verkoop alleen een bon en nog geen factuur, dan wordt het een correctiebon. Heeft een verkoop zowel een bon als een factuur, dan gaat de factuur voor en krijg je een creditfactuur.
De creditfactuur verwijst naar de oorspronkelijke factuur en verschijnt bij de verkoop onder Documenten. Zo blijft je administratie sluitend: de originele factuur blijft bestaan en wordt met een creditfactuur gecorrigeerd in plaats van gewijzigd of verwijderd.
Lees hier een uitgebreidere beschrijving over crediteren.
Belangrijk om te weten
Een opgestelde factuur kun je niet meer wijzigen. Controleer daarom in stap 5 en 7 alles goed. Klopt er iets niet? Pas dan eerst de verkoop aan (of crediteer de verkoop) en stel daarna eventueel een nieuwe factuur op.
Per verkoop kun je één factuur opstellen.
Je bestaande, historische verkopen en rapporten blijven gewoon intact; de nieuwe factuurflow geldt voor nieuwe facturen.