Medewerkers in een multi location account
Wanneer je meerdere vestigingen hebt maar wel de voorkeur hebt om bepaalde data centraal op te slaan, kun je gebruik maken van ons account type Multi Location.
In een multi location account heb je geen extra medewerker nodig als de medewerker op verschillende dagen op verschillende locatie werkt. In dit artikel leggen we dat uit.
Let op:
Werkt een medewerker op 1 dag op 2 locaties? Dan is hier wel een extra medewerker voor nodig.
Werkt een medewerker op verschillende dagen op verschillende locaties? Dan is hier geen extra medewerker voor nodig.
Een medewerker aan meerdere locaties koppelen
Wanneer je de gegevens van een medewerker bewerkt in de instellingen omgeving kun je nu aangeven bij welke locaties een medewerker ingepland kan worden.
Dubbele medewerkers samenvoegen
Heb je op dit moment medewerkers dubbel in jouw account staan, neem dan contact op met ons support team. Wij kunnen je helpen met het samenvoegen van data voor deze medewerker.
Voorbeeld:
> Je hebt twee locaties: Haarlem en Amsterdam
> Op beiden locaties werkt dezelfde medewerker "Janneke"
> Je hebt dus medewerker "Janneke" voor Haarlem en medewerker "Janneke" voor Amsterdam.
Staat er een medewerker dubbel in jouw account, dan kunnen we de volgende gegevens aan één van de twee medewerkers hangen:
Afspraken
Afwezigheden
Taken
Facturen
Behandelrapporten
Klant notities
Agenda notities
Voorbeeld:
> Medewerker "Janneke" van Haarlem blijft over en wordt gekoppeld aan zowel de locatie Haarlem als Amsterdam
> Deze "Janneke" die aan beide locaties gekoppeld is, krijgt óók alle gegevens (zie het rijtje hierboven) van medewerker "Janneke" van Amsterdam
> Medewerker "Janneke" van Amsterdam is nu overbodig.
Zodra wij dit gedaan hebben, geven we de 2e, overbodige medewerker een naamswijziging (er komt tussen haakjes (old) achter te staan). Deze "dubbele" medewerker staat dus nog wel in het account. Je moet namelijk zelf de volgende gegevens juist instellen voor deze medewerker:
Het rooster (in het rooster geef je aan wanneer de medewerker op welke locatie werkzaam is)
De behandelingen (geef aan welke behandelingen de medewerker kan uitvoeren)
Nadat je ervoor gezorgd hebt dat de complete medewerker "A" juist ingesteld staat (diensten en het rooster), kun je de overbodige medewerker "B" verwijderen.
Wat gebeurt er met historische data?
Omdat we alle afspraken uit het verleden maar óók gegevens als facturen allemaal aan één van de twee dubbele medewerkers koppelen, gaat er geen data verloren. De tweede, dubbele medewerker kan zonder problemen verwijderd worden.
Let op:
De uitzondering hierop is de urenrapportage voor medewerkers.
Zodra we twee medewerkers samenvoegen, worden de werkroosters uit het verleden niet samengevoegd. Dit betekent dat de urenrapportages uit het verleden op dit moment niet bruikbaar meer zijn. Zorg er dus voor dat je vóóraf deze data gedownload hebt. Dat kun je doen door:
De periode bij de medewerkers rapportage op de gehele periode te zetten (van het moment van starten met Salonized tot nu)
De "gewerkte uren" exports te downloaden via de (icoontje links onder) instellingen > data exporteren (te vinden in het rijtje van maandelijkse exports)
Indien een medewerker op meerdere locaties werkt, adviseren we bij de financiële rapportages gebruik te maken van het "Globaal" overzicht.
Rooster beheren voor medewerkers
De standaard instelling wanneer je een nieuwe medewerker toevoegt, is dat de openingstijden van de locatie waarop je de medewerker aanmaakt, gebruikt worden.
Kies je ervoor om de tijden in het rooster voor de medewerker de Werktijden handmatig te beheren, kun je de werktijden toevoegen in het rooster.
Indien een medewerker aan meerdere locaties gekoppeld is, verschijnt de medewerker bij al die gekoppelde locaties in het rooster.
Indien er voor de medewerker geen handmatig rooster bijgehouden wordt, maar één van de locatie roosters geldt als werktijden, dan herken je dat aan de streepjes en kun je controleren welke locatie gebruikt wordt via het icoontje links naast de rij:
Als de medewerker al ingepland is bij een andere locatie op een bepaalde dag, zie je dit ook terug in het rooster.
Let op:
Het is niet mogelijk om een medewerker op dezelfde dag op meerdere locaties in te plannen. In dit geval heb je een extra medewerker nodig.