Een cadeaubon is een flexibel betaalmiddel waarmee klanten tegoed voor zichzelf kunnen kopen of als cadeau voor anderen. Voor jouw bedrijf zijn cadeaubonnen een fantastische manier om de voorafgaande cashflow te stimuleren en de klantloyaliteit te vergroten. In deze gids vind je alles wat je moet weten om je cadeaubonnen effectief te beheren: van het aanmaken en verkopen ervan tot het verzilveren, het importeren van oude bonnen en het bijhouden van de boekhouding.
Hoe maak ik een nieuwe cadeaubon aan en hoe verkoop ik deze?
In Salonized kun je eenvoudig een cadeaubon aanmaken en verkopen via je afrekening. Om dit te doen:
Klik op het winkelmandje-icoon in de linker zijbalk.
Ga naar het tabblad Afrekenen.
Selecteer ‘Cadeaubon’ in het linkermenu.
Voer een handmatig nummer in of klik op de knop ‘Genereren’ om een willekeurig nummer aan te maken.
Wijs het bedrag toe.
Stel een vervaldatum in:
Let op: Volgens de wet moeten cadeaubonnen minimaal twee jaar geldig zijn. Salonized stelt dit in als standaard, maar je hebt volledige controle over de specifieke termijn.
Wijs de verkoop toe aan een specifieke medewerker en koppel deze aan de juiste klant.
Klik op ‘Doorgaan’.
Selecteer de betaalmethode en rond de verkoop af.
(Optioneel) Om je klanten te helpen online te boeken, kun je ze simpelweg hun unieke cadeaubonnummer e-mailen. Dit geeft hen een code die ze gemakkelijk kunnen invoeren wanneer ze klaar zijn om voor hun volgende bezoek te betalen.
Onthoud: Zodra een bon is verkocht, zijn het bedrag en het nummer vergrendeld en kunnen deze niet meer worden bewerkt. Cadeaubonnen kunnen worden gedeeld en gebruikt binnen accounts met meerdere locaties.
Opmerking over btw: In Salonized wordt een cadeaubon behandeld als een tegoedbon in plaats van een onmiddellijke verkoop. Omdat je niet weet of een klant het tegoed zal uitgeven aan een behandeling (bijv. 21% btw) of een product (bijv. 9% btw), wordt er geen btw toegepast op het moment van aankoop. In plaats daarvan wordt de juiste belasting automatisch berekend en pas toegevoegd wanneer de cadeaubon wordt gebruikt om voor een specifieke dienst of item te betalen. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de Belastingdienst.
Hoe importeer ik cadeaubonnen uit een vorig systeem?
Als je fysieke of digitale bonnen hebt die zijn verkocht voordat je overstapte naar Salonized, kun je deze in het systeem importeren zodat ze bij het afrekenen worden herkend. Volg hiervoor deze stappen:
Ga naar de Afrekening en selecteer het tabblad Cadeaubonnen.
Klik op 'Cadeaubon importeren'.
Voer de bestaande gegevens in (nummer, bedrag en vervaldatum).
Sla je wijzigingen op.
Let op: Deze verschijnen niet als ‘Verkopen’ in je huidige rapporten, omdat het systeem ervan uitgaat dat het geld in het verleden is geïnd.
Hoe accepteer ik een cadeaubon als betaling?
Wanneer een klant klaar is om te betalen, kun je één of meerdere cadeaubonnen toepassen op het totaalbedrag.
Sla de producten of diensten aan in de Afrekening.
Selecteer Cadeaubon als betaalmethode.
Voer het cadeaubonnummer in en selecteer de bijbehorende bon.
Als een klant een verlopen bon presenteert, let dan op de melding die verschijnt wanneer je het nummer invoert bij het afrekenen.
Beslis of je de bon accepteert (het systeem staat het gebruik van een verlopen cadeaubon online niet toe, maar je kunt deze nog steeds handmatig verwerken bij het afrekenen).
Klik op 'Opslaan' om het saldo toe te passen.
Als er een saldo overblijft, zal het systeem de bon automatisch bijwerken naar ‘Actief’ met het nieuwe totaal; als het bedrag volledig is uitgegeven, wordt de status van de cadeaubon bijgewerkt naar ‘Leeg’.
Hoe kan ik mijn cadeaubonnen volgen en filteren?
Eenmaal verkocht, worden alle bonnen opgeslagen in een centraal dashboard waar je de status kunt volgen. Om ze te controleren:
Ga naar de Afrekening.
Selecteer de Cadeaubonnen.
Gebruik het Status dropdownmenu om je lijst te filteren.
Dit zijn alle mogelijke statussen van je cadeaubonnen:
Actief: De bon valt binnen de geldigheidsperiode en heeft een resterend saldo.
Leeg: Het saldo is volledig verzilverd en de bon is niet langer geldig.
Verlopen: De bon heeft de vervaldatum bereikt. Let op: Hoewel ze online geblokkeerd zijn, kun je deze nog steeds handmatig accepteren bij het afrekenen.
In afwachting: De bon is gekoppeld aan een factuur die nog niet is betaald.
Gecrediteerd: De oorspronkelijke aankoopfactuur gekoppeld aan de cadeaubon is geannuleerd of terugbetaald.
Hoe ga ik om met de boekhouding van cadeaubonnen?
De boekhouding voor cadeaubonnen is uniek, dus hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat je boekhouding soepel verloopt:
Gebruik het 'Totalen rapport' om twee verschillende cijfers te zien: het totale bedrag aan cadeaubonnen dat je hebt verkocht en het totale bedrag dat aan jou is teruggegeven als betaling.
Voor je belastingaangifte tel je je Totale omzet (incl. btw) en je Verkochte cadeaubonnen bij elkaar op om je totale inkomen te bepalen.
Controleer of de gegevens aan de linkerkant van je rapport (Ontvangen middelen) overeenkomen met de gegevens aan de rechterkant (Geleverde diensten).
Neem bij problemen contact op met ons supportteam. We helpen je graag verder.
Als je meer wilt weten over het cadeaubonsysteem, bekijk dan deze artikelen: