Общий регламент по защите данных (GDPR) требует получать предварительное согласие клиентов перед обработкой персональных данных. Чтобы упростить этот процесс, в Salonized доступна функция цифровых договоров с электронной подписью. В этой статье вы узнаете все необходимое для создания профессиональных договоров, соблюдения юридических требований и хранения всей информации в одном месте наряду с данными по услугам.
Какие преимущества у цифровых договоров?
Использование цифровых договоров в Salonized упрощает администрирование и повышает безопасность данных. Основные преимущества:
Экономия времени: значительное сокращение времени на создание и управление формами согласия.
Гибкость: возможность создавать неограниченное количество контрактов под разные услуги.
Экологичность и порядок: нет необходимости в бумажных документах и их хранении.
Быстрый доступ: все договоры хранятся централизованно и доступны во время приема клиентов.
Почему стоит использовать цифровые договоры?
Цифровые договоры – это не только удобство, но и важная часть соблюдения законодательства:
Соответствие GDPR. Договоры помогают выполнять требования по информированию об обработке персональных данных.
Подтверждение согласия. Договоры служат доказательством того, что клиент был ознакомлен с процедурой и дал своё согласие.
Что должно быть в электронном договоре?
Вы можете самостоятельно настраивать содержание договора, но для соблюдения требований важно включить следующие пункты:
Прозрачность данных: четкое описание, какие данные обрабатываются и с какой целью.
Характер обработки данных: подробное объяснение, как именно обрабатываются данные.
Активное согласие: возможность для клиента явно подтвердить согласие (через электронную подпись).
Когда использовать договор вместо формы?
Выбор правильного типа документа помогает корректно вести учет в системе:
Используйте договор, когда требуется подпись с юридической или административной точки зрения. Например, для согласия на процедуры или соглашений на оказание услуг.
Используйте форму, когда нужно просто собрать информацию от клиента без необходимости подписи.
Как работать с договорами?
Работа с договорами в Salonized организована максимально просто и удобно:
Создание: вы создаете шаблон договора в настройках.
Отправка: отправляете его вручную или настраиваете автоматическую отправку.
Получение: клиент получает документ по электронной почте.
Подпись: клиент подписывает его в электронном формате на своем устройстве или в салоне.
Хранение: подписанный договор автоматически сохраняется в профиле клиента.
Постоянное хранение: документ сохраняется навсегда (в отличие от форм, которые можно удалить вручную).
Чтобы помочь вам настроить электронный договор, ниже приведен пошаговый пример:
Пример ситуации:
Вы проводите процедуры по лечению акне. Чтобы предоставить качественную услугу, сначала необходимо провести анализ с помощью формы для первичного приема. Также вы хотите делать фотографии “до и после”, чтобы отслеживать результат. Эти данные собираются для более эффективного обслуживания клиента.
Создание нового контракта:
Перейдите в Настройки > Клиенты > Формы.
Нажмите “Создать” в правом верхнем углу.
Выберите “Контракт”.
Заполнение информации:
Добавьте название и текст договора.
Примечание: после подписания хотя бы одним клиентом текст изменить нельзя.
Фиксация согласия клиента:
Перейдите в профиль клиента.
Нажмите “Заполнить форму” справа и выберите нужный договор.
Клиент может заполнить и подписать документ на месте или получить его по электронной почте.
Внизу документа клиент ставит подпись, при этом автоматически отображаются его имя и дата.
Примечание: после подписания договор нельзя редактировать.
Совет по автоматизации: вы можете настроить автоматическую отправку договора при бронировании определенной услуги через настройки электронной почты. Читайте подробнее в этой статье.
Можно ли удалить подписанный контракт?
Нет. Для сохранения юридической силы подписанные договоры нельзя удалять. При этом формы (без юридической подписи) удалять можно.
Для получения дополнительной информации посетите центр поддержки или свяжитесь с нашей службой поддержки – мы будем рады помочь.