Eine Gutschrift ist eine normale Rechnung, wobei es zu einem negativen Betrag kommt. Hiermit können Sie eine andere Rechnung stornieren oder ein Produkt Retour nehmen.
Mit dem erneuerten Kassensystem hat sich bei den Begriffen etwas geändert. Was im Kassensystem früher Rechnung hieß, ist eigentlich einfach ein Verkauf: die Erfassung dessen, was ein Kunde gekauft und bezahlt hat. Deshalb heißt es jetzt auch Verkauf. Eine echte Rechnung gibt es weiterhin, sie ist jetzt aber ein separates, formelles Dokument, das Sie bewusst über Rechnung ausstellen erstellen, wenn ein Kunde oder ein Unternehmen darum bittet (zum Beispiel mit einer Adresse darauf). Kurz gesagt: Was Sie früher als „Rechnung" im Kassensystem fanden, finden Sie jetzt als Verkauf.
Auch das Gutschreiben funktioniert jetzt anders: Statt mit negativen Beträgen zurück ins Kassensystem zu gehen, schreiben Sie den Verkauf direkt über die Schaltfläche Kreditverkäufe gut.
Sie schreiben einen Verkauf gut, wenn (ein Teil) des gezahlten Betrags an den Kunden zurückgehen muss, zum Beispiel wenn Sie ein Produkt zurücknehmen. Beim Gutschreiben entsteht eine Gutschrift: eine Rechnung mit einem negativen Betrag.
Bitte beachten: Im neuen System können Sie einen abgeschlossenen Verkauf nicht mehr löschen. Möchten Sie einen Verkauf rückgängig machen? Dann schreiben Sie ihn gut (bei einem bezahlten Verkauf) oder stornieren ihn (bei einem offenen Verkauf). Erfahren Sie mehr über:
Den gesamten Verkauf gutschreiben
Einen Teil des Verkaufs gutschreiben
Einen offenen Verkauf gutschreiben
Wo finde ich „Kreditverkäufe"?
Gehen Sie zu Kassensystem > Verkauf und klicken Sie auf den betreffenden Verkauf, um die Details zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf die Aktion Kreditverkäufe.
Sie sehen diese Option nur, wenn:
der Verkauf bereits (teilweise) bezahlt wurde — es muss mindestens eine Zahlung erfolgt sein;
kein Gutschein und keine Mehrfachkarte beim Verkauf verwendet wurde.
Sehen Sie die Option nicht? Dann wurde der Verkauf wahrscheinlich noch nicht bezahlt. Siehe Einen offenen Verkauf gutschreiben.
Der Gutschrift-Bildschirm
Nachdem Sie auf Kreditverkäufe geklickt haben, öffnet sich der Gutschrift-Bildschirm. Oben sehen Sie die Kunden- und Verkaufsdaten. Unter Kreditmethode wählen Sie, wie Sie gutschreiben:
Position gutschreiben — Sie erhalten eine Übersicht aller Positionen des Verkaufs. Standardmäßig sind alle ausgewählt. Wählen Sie die Positionen ab, die Sie nicht gutschreiben möchten. Unten sehen Sie den Gesamtbetrag, der gutgeschrieben wird.
Betrag gutschreiben — statt pro Position geben Sie hier einen bestimmten Betrag ein, den Sie erstatten möchten.
Unter zur Erstattung verfügbar sehen Sie den maximalen Betrag, den Sie gutschreiben können. Dieser entspricht dem bereits für den Verkauf bezahlten Betrag; Sie können nie mehr gutschreiben, als bezahlt wurde.
Wählen Sie anschließend eine Kreditmethode: die Art und Weise, wie Sie dem Kunden das Geld zurückgeben (Bar, EC-Karte, Bank, Kreditkarte oder Coupon). Handelt es sich um eine Korrektur? Dann wählen Sie dieselbe Methode wie bei der ursprünglichen Zahlung.
Klicken Sie zum Schluss auf Speichern, um die Gutschrift zu erstellen.
Gutschrift oder Korrekturbeleg?
Was erstellt wird, hängt vom Dokument ab, das zum ursprünglichen Verkauf gehört:
Wurde für den Verkauf eine Rechnung ausgestellt? Dann wird beim Gutschreiben eine Gutschrift erstellt (eine Rechnung mit einem negativen Betrag).
Gibt es nur eine Quittung für den Verkauf? Dann wird beim Gutschreiben ein Korrekturbeleg erstellt.
Hat ein Verkauf sowohl eine Quittung als auch eine Rechnung? Dann hat die Rechnung Vorrang und Sie erhalten eine Gutschrift. Das Gutschrift-Dokument finden Sie anschließend beim Verkauf unter Dokumente.
Den gesamten Verkauf gutschreiben
Gehen Sie im Kassensystem zu dem Verkauf, den Sie gutschreiben möchten, und klicken Sie in den Details auf Kreditverkäufe.
Lassen Sie unter Position gutschreiben alle Positionen ausgewählt (oder wählen Sie Betrag gutschreiben und geben Sie den vollen Betrag ein).
Wählen Sie unter Kreditmethode, wie Sie dem Kunden das Geld zurückgeben. Bei einer Korrektur: dieselbe Methode wie bei der ursprünglichen Zahlung.
Klicken Sie auf Speichern. Der volle Betrag wird zurückgebucht.
Einen Teil des Verkaufs gutschreiben
Gehen Sie im Kassensystem zu dem Verkauf, den Sie gutschreiben möchten, und klicken Sie in den Details auf Kreditverkäufe.
Wählen Sie Position gutschreiben und wählen Sie die Positionen ab, die Sie nicht gutschreiben möchten. Möchten Sie einen abweichenden Betrag statt ganzer Positionen gutschreiben? Dann wählen Sie Betrag gutschreiben und geben den Teilbetrag ein.
Wählen Sie unter Kreditmethode, wie Sie dem Kunden den Betrag zurückgeben.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie können einzelne Positionen jeder Art gutschreiben, zum Beispiel eine Dienstleistung oder ein Produkt. Ist für ein gutgeschriebenes Produkt die Bestandsverwaltung aktiviert? Dann aktualisiert Salonized Ihren Bestand automatisch und das Produkt wird wieder dem Bestand hinzugefügt.
Einen offenen Verkauf gutschreiben
Bitte beachten! Bei einem offenen (noch nicht bezahlten) Verkauf sehen Sie die Option Kreditverkäufe nicht. Das liegt daran, dass noch nichts bezahlt wurde, das Sie erstatten könnten.
Möchten Sie den Verkauf trotzdem gutschreiben? Schließen Sie dann zuerst die Zahlung des offenen Verkaufs ab. Danach erscheint die Option Kreditverkäufe.
Wurde der Verkauf versehentlich erstellt und muss nichts bezahlt werden? Dann verwenden Sie Verkauf stornieren, um ihn rückgängig zu machen. Stornierte Verkäufe bleiben in Ihrer Verkaufsliste sichtbar und werden in Ihren Berichten aufgeführt.
Ist ein Verkauf teilweise bezahlt und teilweise offen? Dann können Sie ihn gutschreiben, aber nur über Betrag gutschreiben und bis maximal zum bereits bezahlten Betrag.
Haben Sie noch eine alte „Klassisch"-Rechnung von vor dem neuen Kassensystem? Dann sehen Sie bei dieser Rechnung weiterhin die Schaltfläche Gutschrift hinzufügen, die auf die alte Weise funktioniert.