Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen exige le consentement préalable des clients avant de traiter des données personnelles sensibles. Pour rendre cela fluide, Salonized propose une fonctionnalité de contrat numérique avec signatures numériques intégrées. Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir pour créer des contrats professionnels, répondre aux exigences légales et tout stocker dans un emplacement central à côté de vos données de traitement.
Quels sont les avantages de l'utilisation de contrats numériques ?
L'utilisation de contrats numériques au sein de Salonized simplifie votre administration et renforce la sécurité des données. Les principaux avantages incluent :
Gain de temps : Réduisez considérablement le temps passé à créer et à gérer les formulaires de consentement.
Flexibilité illimitée : Créez autant de contrats différents que vous le jugez nécessaire pour vos prestations.
Écologique et organisé : Pas besoin de contrats papier, évitant ainsi les tracas administratifs et le stockage physique.
Accès instantané : Tous les contrats sont stockés de manière centrale, vous pouvez donc y accéder rapidement pendant les rendez-vous.
Pourquoi devrais-je utiliser un contrat numérique ?
Les contrats numériques ne sont pas seulement pratiques ; ils sont une partie vitale de la conformité légale de votre entreprise. Vous devriez les utiliser car ils sont :
Conformes au RGPD : Nécessaires pour respecter l'obligation d'information du RGPD concernant le traitement des données personnelles.
Une preuve de consentement : Importants pour les situations où les clients doivent indiquer activement qu'ils ont été informés d'une procédure de traitement spécifique.
Que dois-je inclure dans mon contrat numérique ?
Bien que vous ayez la liberté de construire votre contrat comme vous le souhaitez, certains éléments sont requis pour répondre aux directives légales. Votre formulaire doit inclure :
Transparence des données : Une explication claire des données que vous traitez et à quelles fins.
Nature du traitement des données : Explication spécifique concernant la nature du traitement des données.
Consentement actif : La possibilité pour le client de donner activement son consentement (en apposant une signature numérique).
Quand dois-je utiliser un contrat plutôt qu'un formulaire ?
Choisir le bon type de document garantit que vos dossiers sont traités correctement dans le système :
Utilisez un Contrat : Lorsqu'une signature est légalement ou administrativement requise, comme pour les formulaires de consentement ou les accords de traitement.
Utilisez un Formulaire : Lorsque vous avez seulement besoin de recueillir des informations auprès d'un client sans exiger de signature.
Comment fonctionne le processus de contrat ?
Le flux de travail dans Salonized est conçu pour être efficace et rationalisé :
Création : Vous créez un modèle de contrat dans vos paramètres.
Envoi : Vous l'envoyez manuellement ou vous le configurez pour qu'il s'envoie automatiquement.
Réception : Le client reçoit le document par e-mail.
Signature : Le client signe numériquement sur son propre appareil ou au salon.
Stockage : Le contrat signé est automatiquement stocké dans le profil du client.
Permanence : Le document reste stocké de façon permanente (contrairement aux formulaires, qui peuvent être supprimés manuellement).
Pour vous aider à configurer votre contrat numérique, nous avons préparé un guide étape par étape avec un exemple de scénario :
Exemple de situation :
Vous effectuez des traitements contre l'acné. Pour fournir la meilleure prestation possible à votre client, vous devez d'abord effectuer une analyse du problème via un formulaire d'anamnèse. De plus, vous souhaitez prendre des photos "avant et après" pour cartographier visuellement le processus de traitement. Vous collectez ces données pour servir le client le plus efficacement possible.
Créer un nouveau contrat :
Allez dans Paramètres > Clients > Formulaires.
Cliquez sur ‘Créer’ dans le coin supérieur droit.
Choisissez ‘Contrat’.
Remplissez les informations :
Ajoutez le nom et le texte du contrat.
Remarque : Ce texte ne peut pas être modifié après que le contrat a été signé par au moins un client.
Enregistrer le consentement du client :
Allez sur le profil du client spécifique.
Cliquez sur ‘Remplir un formulaire’ sur la droite et choisissez votre contrat.
Les clients peuvent le remplir sur place ou le recevoir par e-mail.
Le client appose une signature en bas ; son nom et la date s'affichent automatiquement.
Remarque : Une fois qu'un contrat est signé, il ne peut plus être modifié.
Conseil sur l'automatisation : Vous pouvez également faire en sorte que le contrat soit envoyé automatiquement lorsqu'une prestation spécifique est réservée en configurant vos paramètres d'e-mail. Lisez cet article pour savoir comment mettre cela en place.
Puis-je supprimer un contrat signé ?
Non. Pour garantir l'intégrité légale des documents signés, les contrats signés ne peuvent pas être supprimés ; cependant, les formulaires signés (qui ne contiennent pas de signature légale) peuvent être supprimés.
Pour plus d'informations, consultez notre centre d'aide ou contactez notre équipe d'assistance. Nous serons ravis de vous aider.