Une carte-cadeau est un outil de paiement flexible qui permet aux clients d'acheter du crédit pour eux-mêmes ou pour offrir à d'autres. Pour votre entreprise, les cartes-cadeaux sont un excellent moyen de stimuler la trésorerie immédiate et d'accroître la fidélité des clients. Dans ce guide, vous trouverez tout ce que vous devez savoir pour gérer vos cartes-cadeaux de manière efficace : de leur création et vente à leur utilisation, en passant par l'importation d'anciennes cartes et le suivi de la comptabilité.
Comment créer et vendre une nouvelle carte-cadeau ?
Dans Salonized, vous pouvez facilement créer et vendre une carte-cadeau via votre encaissement. Pour ce faire :
Cliquez sur l'icône du panier dans la barre latérale gauche.
Naviguez vers l'onglet Paiement.
Sélectionnez « Carte-cadeau » dans le menu de gauche.
Entrez un numéro personnalisé ou cliquez sur le bouton « Générer » pour en créer un de manière aléatoire.
Attribuez le montant.
Définissez une date d'expiration :
Remarque : Selon la loi, les cartes-cadeaux doivent être valables au minimum deux ans. Salonized définit cela par défaut, mais vous avez le contrôle total sur la période spécifique.
Attribuez la vente à un employé spécifique et liez-la au bon client.
Cliquez sur « Continuer ».
Sélectionnez le mode de paiement et finalisez la vente.
(Facultatif) Pour aider vos clients à réserver en ligne, envoyez-leur simplement leur numéro de carte-cadeau unique par e-mail. Cela leur donne un code qu'ils peuvent facilement saisir lorsqu'ils sont prêts à payer pour leur prochaine visite.
Rappel : Une fois qu'une carte est vendue, le montant et le numéro sont verrouillés et ne peuvent plus être modifiés. Les cartes-cadeaux peuvent être partagées et utilisées sur des comptes multi-établissements.
Note sur la TVA : Dans Salonized, une carte-cadeau est traitée comme un bon de valeur plutôt que comme une vente immédiate. Comme vous ne savez pas si un client dépensera le crédit pour une prestation (ex : TVA 20 %) ou un produit (ex : TVA 5,5 %), aucune TVA n'est appliquée au moment de l'achat. Au lieu de cela, la taxe appropriée est automatiquement calculée et ajoutée uniquement lorsque la carte-cadeau est utilisée pour payer un service ou un article spécifique. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur le site de l'administration fiscale (Belastingdienst).
Comment importer des cartes-cadeaux d'un ancien système ?
Si vous avez des cartes physiques ou numériques qui ont été vendues avant que vous ne rejoigniez Salonized, vous pouvez les importer dans le système afin qu'elles soient reconnues lors de l'encaissement. Pour ce faire, suivez ces étapes :
Allez dans l'Encaissement et sélectionnez l'onglet Cartes-cadeaux.
Cliquez sur Importer une carte-cadeau.
Saisissez les informations existantes (numéro, montant et date d'expiration).
Enregistrez vos modifications.
Remarque : Celles-ci n'apparaîtront pas comme des « Ventes » dans vos rapports actuels, car le système considère que l'argent a été collecté par le passé.
Comment accepter une carte-cadeau comme paiement ?
Lorsqu'un client est prêt à payer, vous pouvez appliquer une ou plusieurs cartes-cadeaux à son total.
Enregistrez les produits ou prestations dans l'Encaissement.
Sélectionnez Carte-cadeau comme mode de paiement.
Saisissez le numéro de la carte-cadeau et sélectionnez la carte correspondante.
Si un client présente une carte expirée, prêtez attention à la notification qui apparaît lorsque vous saisissez le numéro lors de l'encaissement.
Décidez si vous acceptez la carte (le système ne permet pas l'utilisation d'une carte-cadeau expirée en ligne, mais vous pouvez toujours la traiter manuellement lors de l'encaissement).
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer le solde.
S'il reste un solde, le système mettra automatiquement à jour la carte en statut « Active » avec le nouveau total ; si le montant est entièrement dépensé, le statut de la carte-cadeau passera à « Vide ».
Comment suivre et filtrer mes cartes-cadeaux ?
Une fois vendues, toutes les cartes sont stockées dans un tableau de bord central où vous pouvez surveiller leur statut. Pour les vérifier :
Allez dans l'Encaissement.
Sélectionnez les Cartes-cadeaux.
Utilisez le menu déroulant Statut pour filtrer votre liste.
Voici tous les statuts possibles pour vos cartes-cadeaux :
Active : La carte est dans sa période de validité et possède un solde restant.
Vide : Le solde a été entièrement utilisé et la carte n'est plus valide.
Expirée : La carte a atteint sa date d'expiration. Remarque : Bien que bloquées en ligne, vous pouvez toujours les accepter manuellement lors de l'encaissement.
En attente : La carte est liée à une facture qui n'a pas encore été payée.
Créditée : La facture d'achat originale liée à la carte-cadeau a été annulée ou remboursée.
Comment gérer la comptabilité des cartes-cadeaux ?
La comptabilité des cartes-cadeaux est particulière, voici donc quelques conseils pour vous assurer que vos opérations comptables se déroulent sans accroc :
Utilisez le Rapport des totaux pour voir deux chiffres distincts : le montant total des cartes-cadeaux que vous avez vendues et le montant total qui vous a été rendu comme paiement.
Pour votre déclaration d'impôts, additionnez votre Chiffre d'affaires total (TTC) et vos Cartes-cadeaux vendues pour trouver votre revenu total.
Vérifiez que les données sur le côté gauche de votre rapport (Fonds reçus) correspondent aux données sur le côté droit (Prestations fournies).
Pour tout problème, veuillez contacter notre équipe d'assistance. Nous serons ravis de vous aider.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le système de cartes-cadeaux, consultez ces articles :