Les cartes prépayées sont un excellent moyen de renforcer la fidélité de la clientèle et de simplifier votre processus d'encaissement. Cette fonctionnalité permet à vos clients de payer à l'avance un nombre déterminé de soins, qu'ils pourront ensuite utiliser lors de visites ultérieures. Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur la création des cartes prépayées, leur utilisation comme moyen de paiement, leur suivi et leur comptabilité.
Comment vendre une carte prépayée sur Salonized ?
Sur Salonized, vous vendez facilement une carte prépayée via la Caisse afin de préparer les futures visites d'un client.
Allez dans la Caisse et, dans la section Encaisser, sélectionnez Carte prépayée dans le menu de gauche (onglet Abonnements).
Saisissez les informations requises : description, nombre de visites, prix (TVA incluse) et taux de TVA.
Attribuez la vente à un employé spécifique et liez la carte prépayée au bon client.
Cliquez sur Continuer, sélectionnez le mode de paiement utilisé par le client pour acheter la carte, et finalisez la commande.
Comment sélectionner une carte prépayée comme mode de paiement ?
Lorsqu'un client revient pour utiliser l'une de ses séances prépayées, vous gérez la transaction via la caisse comme pour l'encaissement d'un rendez-vous standard.
Démarrez une vente dans l'écran d'encaissement principal en sélectionnant le soin que le client a reçu.
Attribuez la prestation à un employé et sélectionnez le client.
Cliquez sur Continuer pour procéder au paiement.
Une fois le client lié à la vente, toutes les cartes prépayées actives à son nom apparaîront automatiquement comme mode de paiement.
Cliquez sur Carte prépayée pour visualiser les cartes actives du client.
Sélectionnez la carte souhaitée et choisissez la prestation spécifique à laquelle vous voulez l'appliquer.
Finalisez la vente ; une séance sera automatiquement déduite du solde de la carte.
Remarque : Les cartes prépayées ne peuvent être utilisées que pour payer des prestations, et non des produits de vente.
Que dois-je savoir sur la gestion des cartes prépayées ?
Pour garantir la cohérence de vos rapports, veuillez garder à l'esprit ces règles du système lors de la gestion des cartes prépayées:
Expiration : Les cartes prépayées n'ont pas de date d'expiration dans le système.
Non transférable : Une carte prépayée doit être liée à un seul client et ne peut pas être transférée à un autre.
Restrictions de modification : Une fois qu'une carte est vendue, vous ne pouvez plus modifier le prix, le nombre de séances ou le client attribué.
Remboursements : Si au moins une séance a déjà été utilisée, il n'est plus possible de créditer ou de rembourser la vente d'achat initiale. Lorsqu'un avoir est encore possible, Salonized l'enregistre comme une facture de crédit (ou un reçu de correction), afin que votre comptabilité reste équilibrée et traçable ; le statut de la carte devient alors Crédité.
Réservations en ligne : Actuellement, il n'est pas possible pour les clients d'utiliser des cartes prépayées via le widget de réservation en ligne.
Multi-établissements : Les cartes prépayées peuvent être partagées et utilisées sur des comptes disposant de plusieurs établissements.
Où puis-je trouver un aperçu de toutes les cartes prépayées ?
Vous pouvez suivre le statut et l'historique des cartes prépayées dans deux zones différentes de la plateforme.
Dans l'encaissement :
Sous l'onglet Cartes prépayées, vous pouvez voir un aperçu de toutes les cartes vendues et leur statut actuel:
Valide : La carte est active et possède des crédits restants.
Vide : Toutes les séances de la carte ont été utilisées.
Créditée : La vente d'achat initiale de la carte a été créditée/annulée.
En attente : La vente pour l'achat de la carte n'a pas encore été payée.
Conseil : Utilisez la barre de recherche pour trouver un client spécifique ou cliquez sur une carte pour voir à quelles ventes les crédits ont été appliqués.
Dans le profil du client :
Sous l'onglet Cartes prépayées au sein d'un profil spécifique, vous pouvez consulter toutes les cartes appartenant à ce client. Cliquez sur celles-ci pour ouvrir leurs détails spécifiques.
Quel est l'impact des cartes prépayées sur ma comptabilité et la TVA ?
Dans Salonized, la TVA est reconnue lors de la vente de la carte, mais le chiffre d'affaires n'est reconnu que lorsqu'une séance est réellement effectuée.
Lorsque vous vendez la carte : L'argent reçu est traité comme un acompte plutôt que comme un revenu immédiat.
Le montant total de la TVA est enregistré et réglé immédiatement au point de vente.
La vente est ajoutée aux "Cartes prépayées vendues", mais n'est pas encore comptabilisée comme chiffre d'affaires.
Exemple : La vente d'une carte pour 100 € donne : Cartes prépayées vendues : 100,00 € | TVA : 17,36 € | Chiffre d'affaires : 0,00 €.
Lorsque le client utilise une séance : La valeur de cette séance est alors officiellement ajoutée à votre chiffre d'affaires.
Comme la TVA a déjà été payée lors de la vente initiale, elle n'est pas facturée ni enregistrée à nouveau.
Exemple : L'utilisation d'une séance enregistre la valeur de la séance (par ex. 16,52 €) comme chiffre d'affaires avec 0 % de TVA supplémentaire.
Pour garantir l'exactitude de votre comptabilité : Vérifiez que le côté gauche et le côté droit de votre rapport correspondent:
Le côté gauche : Chiffre d'affaires total (TVA incluse) + Cartes prépayées vendues.
Le côté droit : La somme de tous les modes de paiement utilisés.
Si vous avez des questions concernant les cartes prépayées, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.
Nous serons ravis de vous aider !