Il peut arriver que vous constatiez une différence dans le chiffre d'affaires. Dans cet article, nous expliquons les causes possibles de cette différence ainsi que les informations que vous pouvez transmettre à votre comptable si nécessaire.
Tout d'abord, il est important de savoir que Salonized fonctionne avec un système de chiffre d'affaires payé à l'avance. Vous payez la TVA sur le chiffre d'affaires qui n'a pas encore été encaissé, mais pour lequel une facture a déjà été émise. D'un point de vue fiscal, la TVA doit donc être déclarée et versée dès l'émission de la facture.
Les différences de chiffre d'affaires peuvent être causées par :
La modification de factures appartenant à une clôture de caisse déjà clôturée
Des factures encore en attente dans la caisse
Des factures avec un acompte payé en ligne
Des factures réglées avec une carte de prestations
Des factures réglées avec une carte-cadeau
Une différence de TVA sur la page des totaux
1. Modification de factures dans une clôture de caisse déjà clôturée
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité de clôture de caisse, vous ne pouvez créer des factures qu'à la date du jour. Cela signifie qu'il n'est plus possible de modifier une facture existante si celle-ci appartient à une clôture de caisse déjà clôturée.
Si vous modifiez malgré tout ces factures, le chiffre d'affaires sera enregistré à la date de la facture, tandis que le paiement sera enregistré à la date de la visite du client au salon. Si vous effectuez cette modification au cours d'un autre mois, cela peut entraîner une différence dans le chiffre d'affaires de ce mois.
Attention ! Nous vous déconseillons de procéder ainsi. En effet, il ne sera plus possible de faire coïncider la date de la facture et la date du paiement.
2. Factures en attente dans la caisse
Saviez-vous que les factures en attente peuvent également entraîner une différence dans le chiffre d'affaires ? En effet, une facture en attente est déjà considérée comme du chiffre d'affaires. En soi, ce n'est pas un problème, mais si vous avez des factures en attente, il est conseillé d'en informer votre comptable afin qu'il comprenne l'origine de ces écarts.
Vous pouvez éviter cette situation de deux façons :
Demandez à vos clients de régler leurs factures en attente au cours du même mois que celui où la facture a été émise. Ainsi, les totaux du mois resteront cohérents.
Utilisez des factures provisoires (brouillons) plutôt que des factures en attente. Avec une facture provisoire, aucune date de facture n'est encore attribuée. Le numéro et la date de la facture ne sont appliqués qu'au moment où vous encaissez le paiement.
3. Acomptes payés en ligne
Le chiffre d'affaires des factures payées en ligne est comptabilisé à la date de la facture. Cela s'applique aussi bien aux acomptes qu'aux factures intégralement réglées en ligne à l'avance.
Dans le cas d'un acompte, la facture reste d'abord en attente de paiement. Lorsque cette facture est finalement soldée, le montant total est comptabilisé comme chiffre d'affaires à la date de la facture.
Attention ! À la date de la facture, seul l'acompte est enregistré comme mode de paiement.
Exemple
Vous émettez une facture de 100 € avec un acompte de 25 %, soit 25 €.
Les 100 € sont comptabilisés comme chiffre d'affaires dans la colonne de gauche de la page des totaux.
Les 25 € apparaissent comme paiement dans la colonne de droite de la page des totaux.
Lorsque le client règle le solde de 75 € le jour de son rendez-vous, ce montant est enregistré comme paiement à cette date. Le chiffre d'affaires de ce jour reste donc de 0 €, puisque le chiffre d'affaires total a déjà été comptabilisé à la date de la facture.
4. Factures réglées avec une carte de prestations
Pour les factures réglées avec une carte de prestations, le paiement est considéré comme un paiement différé.
En effet, une carte de prestations est assimilée à un bon à usage unique. Conformément à la réglementation fiscale, lorsqu'un bon à usage unique est vendu et que l'on sait à l'avance pour quels services il sera utilisé, le mode de paiement doit être enregistré et la TVA doit être calculée dès l'achat du bon.
Attention ! Le chiffre d'affaires de la facture sur laquelle la carte de prestations est vendue n'est pas encore comptabilisé comme chiffre d'affaires ce jour-là.
Ce n'est qu'au moment où les prestations sont consommées (lorsque les unités de la carte sont utilisées) que le montant est comptabilisé progressivement comme chiffre d'affaires. Aucune TVA supplémentaire n'est due lorsque la carte de prestations est utilisée comme mode de paiement, puisque celle-ci a déjà été acquittée lors de son achat.
5. Factures réglées avec des cartes-cadeaux
La vente de cartes-cadeaux est, quant à elle, considérée comme la vente d'un bon à usage multiple.
En effet, une carte-cadeau peut être utilisée pour acheter différents types d'articles, aussi bien des prestations que des produits. Comme les taux de TVA applicables à ces articles peuvent varier, le taux de TVA définitif ne peut être déterminé qu'au moment où le client utilise sa carte-cadeau pour régler son achat. La TVA n'est donc exigible qu'au moment de l'utilisation de la carte-cadeau.
Attention ! Même si tous les articles de votre établissement sont soumis au même taux de TVA, cela ne signifie pas que vos cartes-cadeaux deviennent des bons à usage unique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le traitement des cartes-cadeaux et des cartes de prestations dans Salonized, consultez l'article dédié à ce sujet.
6. Différence de TVA sur la page des totaux
Si vous constatez une différence de TVA sur la page « Totaux » de votre compte, cela est généralement dû au fait que la TVA est arrondie individuellement pour chaque facture.
L'écart est souvent limité à 1 centime par facture, mais il peut s'accumuler et devenir plus visible lorsque vous consultez les totaux de votre clôture mensuelle.
Conseil : Votre comptable peut comptabiliser ces écarts sous la rubrique écarts d'arrondi.
Si vous constatez une différence dans vos rapports et que vous ne parvenez pas à en identifier la cause, vous pourrez peut-être la retrouver en consultant l'article consacré à ce sujet.
Besoin d'aide ?
Si vous ne savez pas quelles informations transmettre à votre comptable, vous pouvez également contacter notre équipe d'assistance à support@salonized.com en indiquant les éléments suivants :
La période précise pendant laquelle la différence est apparue.
La page sur laquelle vous avez constaté cette différence.
Précisez s'il s'agit d'un collaborateur spécifique.
Précisez s'il s'agit d'un numéro de facture spécifique.
Joignez éventuellement une capture d'écran.
Comme ce type de demande est souvent plus complexe, nous vous remercions de votre patience. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai d'une semaine.