Configurer un acompte pour les réservations en ligne est un moyen astucieux de réduire les absences injustifiées tout en garantissant que votre temps et l'engagement de vos clients soient valorisés. En exigeant un paiement initial via le widget de réservation, vous créez une norme professionnelle qui protège votre chiffre d'affaires. Cet article explique comment configurer et gérer ces acomptes sans effort, de l'activation à la facture finale.
Comment configurer les acomptes en ligne ?
L'activation des acomptes est rapide et facile dans Salonized. Voici comment vous pouvez activer la fonctionnalité en quelques étapes seulement :
Étape 1 : Activer une intégration de paiement en ligne
Pour commencer à accepter des acomptes pour les réservations en ligne, vous devrez d'abord configurer une intégration de paiement. C'est la première étape essentielle qui vous permet de personnaliser vos paramètres d'acompte et de choisir comment vos clients paient.
Activez l'intégration depuis Paramètres > Général > Intégrations dans Salonized.
Vous pouvez utiliser Mollie ou Salonized Pay Online (Adyen).
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Étape 2 : Modifier les paramètres de paiement en ligne
Pour gérer les paramètres de paiement en ligne :
Accédez à Paramètres > Réservations en ligne > Paiements en ligne.
Cochez la case « Activer les paiements en ligne ou les acomptes » pour personnaliser le reste des paramètres.
Si vous souhaitez définir un acompte, sélectionnez l'option du bas (les clients sont tenus de payer un pourcentage).
Étape 3 : Configurer l'acompte
Une fois l'intégration active, vous pouvez définir les règles spécifiques pour savoir qui paie et combien. Cela inclut le ciblage de groupes de clients spécifiques et l'ajout de frais.
Spécifier le pourcentage : Entrez le pourcentage du prix de la prestation à payer en ligne (par exemple, 15 %) dans le champ « pourcentage ».
Note : Avec les abonnements Pro de Salonized, les acomptes peuvent être configurés de manière conditionnelle en fonction de la durée du rendez-vous ou du prix.
Choisir le public cible : Décidez si ce pourcentage doit être payé à l'avance par tous les clients ou seulement par les nouveaux clients. Un client est considéré comme nouveau si :
Il n'y a pas de rendez-vous passés pour ce client dans l'agenda, OU
Il y a un rendez-vous passé, mais il est marqué comme une absence injustifiée.
Ceci est déterminé sur la base de l'adresse e-mail utilisée pour la réservation en ligne.
Définir les frais de transaction (facultatif) : choisissez si vous souhaitez facturer des frais de transaction, qui sont ajoutés au montant de l'acompte.
Exemple : Si vous définissez un acompte de 15 % avec des frais de transaction de 0,15 € pour une prestation de 55,00 €, l'acompte total serait calculé comme suit : 15 % du prix de la prestation (8,25 €) + 0,15 € de frais de transaction = 8,40 €.
Expérience de réservation client :
Lors de la réservation en ligne, les clients voient un détail complet du prix dans le résumé de la commande du widget de réservation, comprenant :
Prix total de la réservation
Montant de l'acompte à payer maintenant
Le montant restant à payer lors du rendez-vous
Une fois l'acompte complété, le rendez-vous est programmé et le client reçoit une confirmation et une facture.
Comment les acomptes sont-ils calculés ?
Pour rester simple pour vous et vos clients, les acomptes sont calculés sur la base de la valeur totale de la réservation. Voici comment cela fonctionne dans différents scénarios :
Prestations multiples : Si un client réserve plusieurs prestations à la fois, l'acompte est calculé sur la base du prix total de la réservation.
Remises, cartes-cadeaux ou bons d'achat : Si vous utilisez un acompte basé sur un pourcentage, le montant est calculé en utilisant le prix final de la réservation après application de toute remise ou carte-cadeau.
Changements de prix après réservation : Si le prix d'une prestation est mis à jour après qu'une réservation a déjà été effectuée, le solde restant sera toujours calculé sur la base du prix d'origine au moment de la réservation.
Comment les frais de transaction sont-ils appliqués ?
Pour maintenir la transparence de votre processus de réservation, voici un aperçu rapide de la gestion des frais de transaction pour vos acomptes en ligne :
Comment les frais sont appliqués : Tous les frais de transaction que vous définissez sont ajoutés directement au montant de l'acompte.
Qui paie les frais : Les prestataires de paiement en ligne facturent leurs frais de transaction standard, tout comme ils le feraient pour tout autre paiement en ligne.
Remboursement des frais : Si vous devez un jour rembourser un acompte, les frais de transaction associés sont également remboursés.
Comment gérer la facture d'un acompte ?
Lorsque quelqu'un planifie un rendez-vous en ligne et effectue un paiement, Salonized crée automatiquement une facture. Dans ce cas, la facture indique le montant total, les éventuels frais de transaction et le montant de l'acompte payé.
Lorsque le client arrive au salon pour le rendez-vous, vous pouvez régler le montant restant.
Cliquez sur le rendez-vous dans l'agenda.
Cliquez sur le bouton « Encaisser » (panier).
Cliquez à nouveau sur « Encaisser ».
Cliquez sur « Continuer » en bas à droite.
Sélectionnez le bon mode de paiement.
Cliquez sur « Terminer la facture » pour conclure l'encaissement.
Comment suivre les paiements d'acomptes dans mes rapports ?
Pour simplifier votre comptabilité, les paiements d'acomptes sont regroupés avec vos autres transactions en ligne. Vous pouvez les trouver dans Rapports > Mode de paiement > En ligne.
Comment gérer les remboursements d'acomptes ?
Le remboursement des acomptes dépend du prestataire de paiement en ligne utilisé :
Mollie : Les remboursements sont traités directement via le compte Mollie du partenaire.
Salonized Pay Online (Adyen) : Les remboursements doivent être demandés via le support Salonized.
Que devient l'acompte en cas d'absence injustifiée ou de modification de réservation ?
Absences injustifiées : Il n'y a pas de remboursement automatique pour les absences injustifiées. Pour plus d'informations, contactez notre équipe d'assistance.
Annulations ou reports : Si un rendez-vous est annulé ou reporté, l'acompte reste lié au paiement d'origine.
Le report d'un rendez-vous ne modifie ni ne rembourse l'acompte automatiquement dans Salonized.